• Majątek i wyposażenie · EAM
• CFO / Finanse, Księgowość / Analityka, Dyrektor zakładu / Operacyjny, Dyrektor IT / CTO
• Produkcja, Budownictwo i serwis, Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny, Sektor publiczny, Usługi i biura

Program do ewidencji majątku i wyposażenia: jak wybrać i wdrożyć

Czas czytania: 5 min · Redakcja Remanently

W skrócie

Program do ewidencji majątku i wyposażenia prowadzi jedną kartotekę składników firmy wraz z ich lokalizacją, użytkownikiem i historią zmian. Nie zastępuje księgi środków trwałych ani amortyzacji, tylko pokazuje, czy to, co jest w papierach, faktycznie istnieje i gdzie pracuje. Dobry program pozwala zacząć od importu istniejącej listy, oznaczyć składniki kodem i przeprowadzić spis telefonem. Ta strona zbiera najważniejsze pytania i prowadzi do szczegółowych poradników.

Co robi program do ewidencji majątku?

Ewidencja majątku odpowiada na cztery pytania: co firma posiada, gdzie to jest, kto za to odpowiada i czy zapis zgadza się ze stanem rzeczywistym. Księgowość widzi wartość i amortyzację, ale nie wie, czy laptop o numerze inwentarzowym 112 nadal leży w biurze w Poznaniu, czy trafił do domu pracownika, który odszedł pół roku temu. Program do ewidencji łączy te dwa światy: jedna kartoteka, jeden identyfikator i historia każdej zmiany.

Dotyczy to zarówno środków trwałych, jak i wyposażenia niskocennego: laptopów, telefonów, mierników, mebli, urządzeń na stanowiskach pracy. Z punktu widzenia księgi to często koszt, ale z punktu widzenia operacji to przedmioty, które kosztują, giną i trzeba je odnaleźć.

Księga środków trwałych a ewidencja majątku

Remanently Assets nie zastępuje amortyzacji ani księgi środków trwałych. Uzupełnia je o fizyczną prawdę o składniku. Jak te dwa obszary się spotykają, opisujemy w poradniku ewidencja majątku a księgowość.

Funkcje, których warto wymagać

• Import istniejących danych. Lista z arkusza to punkt startu, nie powód do wpisywania wszystkiego od nowa. Praktyczne wskazówki są w poradniku o imporcie ewidencji z Excela.
• Oznaczanie składników. Zachowanie dotychczasowego numeru albo nowy kod kreskowy, QR lub tag RFID UHF.
• Przypisanie do lokalizacji, jednostki lub użytkownika i zapis każdego przekazania.
• Inwentaryzacja mobilna z listą braków i nadwyżek po spisie.
• Dokumenty i zdjęcia przy składniku oraz terminy gwarancji, polis i umów.
• Wiele oddziałów w jednym obrazie, bez czekania na listy z jednostek.

Jak oznaczać majątek: kod, QR czy RFID

Technologia ma pasować do skali. Kod kreskowy i QR wystarczą, by zacząć samym telefonem, bez kolektora. RFID UHF ma sens wtedy, gdy trzeba szybko sprawdzić wiele oznaczonych składników naraz, na przykład w dużym biurze, szkole czy zakładzie. Remanently pozwala też zachować numery, które firma już stosuje, więc nie każdy składnik musi dostać nową etykietę. Porównanie technologii znajdziesz w artykule kody kreskowe, QR czy RFID w inwentaryzacji, a samo znakowanie opisuje poradnik o etykietach na środki trwałe.

Jak wygląda inwentaryzacja w programie

1. Wybierasz zakres: lokalizację, jednostkę, kategorię.
2. Osoba ze smartfonem przechodzi po pomieszczeniach i potwierdza obecność składników.
3. Program zestawia wynik z ewidencją: co odnaleziono, czego brakuje, co stoi w innym miejscu.
4. Różnice trafiają do wyjaśnienia, a decyzje (przeniesienie, likwidacja, poszukiwanie) są zapisane przy składniku.

Szczegółowo omawiają to dwa teksty: program do inwentaryzacji środków trwałych oraz różnice inwentaryzacyjne i ich rozliczanie.

Dokumenty wokół ewidencji

Ewidencja żyje dzięki dokumentom: przyjęcie składnika, przekazanie, likwidacja, zniszczenie. Wzory i instrukcje znajdziesz w poradnikach o dokumencie OT, protokole likwidacji i protokole zniszczenia sprzętu. Spis z natury ma osobny arkusz do wydruku.

Najczęstsze błędy przy wyborze programu

• Wybór po liście funkcji, a nie po procesie. Zanim porównasz oferty, opisz własny obieg: kto zgłasza zmianę, kto spisuje, kto akceptuje różnice.
• Zakup sprzętu przed testem. Kolektory i czytniki mają sens dopiero wtedy, gdy wiadomo, że telefon nie wystarczy.
• Pominięcie wyposażenia niskocennego. Laptopy, telefony i mierniki bywają droższe w całości niż jeden środek trwały, a nikt ich nie liczy.
• Brak właściciela procesu. Ewidencja bez osoby, która pilnuje aktualizacji, po pół roku opisuje wczorajszy stan.
• Jedna wielka migracja. Lepiej przenieść jedną kategorię w jednej lokalizacji i sprawdzić, jak to działa w praktyce.

Pytania, które zadają różne role

CFO i księgowość

Czy wynik spisu da się zestawić z księgą bez przepisywania? Czy po spisie widać, które składniki wymagają decyzji o likwidacji? Dobry program daje listę różnic i dokumenty przy składniku, a decyzje księgowe zostają po stronie działu finansowego.

Dyrektor operacyjny

Czy wiem, gdzie stoi sprzęt i kto za niego odpowiada, zanim zatwierdzę zakup? Czy zmiana lokalizacji zostawia ślad, czy tylko telefon do kolegi?

IT

Czy sprzęt komputerowy mogę prowadzić w tej samej kartotece, co meble i wyposażenie biura, i czy nie powstanie kolejna lista do pilnowania? Jak wygląda import i czy da się zachować dotychczasowe numery?

Jakość i audyt

Czy mogę pokazać historię składnika od przyjęcia do likwidacji, razem z dokumentami i zdjęciami?

Dla kogo i od czego zacząć

Właściciel i dyrektor dostają odpowiedź, co firma ma, zanim kupi to drugi raz. CFO i księgowość widzą różnice po spisie jako gotową listę zamiast porównywania plików. IT prowadzi sprzęt w tej samej kartotece, z którą pracuje reszta firmy. Każda z tych ról ma w poradnikach osobne omówienie, na przykład ewidencja sprzętu IT.

Zacznij od jednej lokalizacji i jednej kategorii. W cenniku jest wariant FREE (0 EUR, do 100 rekordów), a dla większej skali pakiety z kodami QR i RFID. Segmentowe porównania: mała firma, MŚP, średnia firma z RFID i duża firma z wieloma lokalizacjami.

Co dalej z tym samym składnikiem

Kartoteka majątku nie musi kończyć się na spisie. Ten sam składnik może przejść do procesu wydań i zwrotów w Remanently Tools (zobacz program do ewidencji narzędzi i sprzętu) albo do przeglądów i napraw w module utrzymania ruchu (program CMMS). Dzięki temu nie powstaje druga kartoteka tego samego sprzętu. Więcej o module: Remanently Assets.

Najczęstsze pytania

Czym jest program do ewidencji majątku?

To aplikacja prowadząca kartotekę składników majątku firmy z lokalizacją, użytkownikiem, dokumentami i historią zmian. Pozwala też przeprowadzić inwentaryzację i zobaczyć różnice między ewidencją a stanem rzeczywistym.

Czy program do ewidencji majątku zastępuje księgę środków trwałych?

Nie. Remanently Assets nie zastępuje amortyzacji ani księgi środków trwałych. Uzupełnia je o informację, gdzie składnik jest, kto za niego odpowiada i czy został odnaleziony podczas spisu.

Czy do rozpoczęcia potrzebny jest kolektor danych?

Nie. Skanowanie kodów QR i kreskowych można wykonać aparatem smartfona. Odczyt RFID UHF wymaga natomiast kompatybilnego czytnika.

Czy można objąć ewidencją wyposażenie, które nie jest środkiem trwałym?

Tak. Laptopy, telefony, mierniki czy meble mają znaczenie operacyjne, nawet jeśli w księgach nie są środkiem trwałym. Można je prowadzić w tej samej kartotece.

Od czego zacząć wdrożenie ewidencji?

Od importu istniejącej listy dla jednej lokalizacji i jednej kategorii, oznaczenia składników oraz pierwszego spisu telefonem. Dopiero potem dodaje się kolejne lokalizacje.

Czy można zacząć za darmo?

Tak, wariant FREE kosztuje 0 EUR i obejmuje do 100 rekordów. Pełny zakres jest w cenniku.

Chcesz zobaczyć ewidencję majątku na własnej liście?
Pokażemy import, oznaczenie składników i spis telefonem na przykładzie Twoich danych.

Umów krótką prezentację Remanently Zobacz cennik

Moduł: Remanently Assets (EAM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij