- Narzędzia i sprzęt · TDM
- Menedżer operacyjny, Dyrektor zakładu / Operacyjny, Kierownik zespołu / Brygadzista, Dyrektor IT / CTO, CFO / Finanse
- Produkcja, Budownictwo i serwis, Logistyka i magazyny, Usługi i biura, Handel i sieci placówek
Program do ewidencji narzędzi i sprzętu w firmie: Excel, program czy RFID
W skrócie
Ewidencja narzędzi i sprzętu odpowiada na pytania: kto ma dany przedmiot, od kiedy, w jakim stanie i kiedy ma go oddać. Przy kilkunastu sztukach wystarczy arkusz. Gdy rośnie liczba osób, lokalizacji i wydań, potrzebny jest program z identyfikacją kodem QR, kreskowym lub RFID, rezerwacjami i dokumentami przy wydaniu. Poniżej porównanie trzech podejść, zakres danych i kryteria wyboru.
Co obejmuje ewidencja narzędzi i sprzętu?
To zapis przedmiotów, które firma wydaje ludziom do pracy: elektronarzędzi, sprzętu pomiarowego, laptopów, telefonów, kluczy, odzieży ochronnej i wyposażenia stanowisk. Ewidencja odpowiada na cztery pytania: co firma ma, kto to ma teraz, w jakim stanie i kiedy wróci. Nie zastępuje księgowej ewidencji środków trwałych, tylko uzupełnia ją o to, co dzieje się z przedmiotem na co dzień.
Jakie dane zapisywać dla każdego przedmiotu?
- numer ewidencyjny (ten sam, który jest na etykiecie) oraz numer seryjny,
- nazwa, model, kategoria,
- miejsce przechowywania lub lokalizacja,
- aktualny użytkownik i data wydania,
- termin zwrotu lub rezerwacji,
- stan przy wydaniu i przy zwrocie,
- dokumenty: protokół przekazania, zdawczo-odbiorczy, przeglądy i naprawy.
Excel, program czy RFID: porównanie
| Kryterium | Arkusz Excel | Program z kodami QR / kreskowymi | Program z RFID |
|---|---|---|---|
| Dla kogo | kilkanaście–kilkadziesiąt sztuk, jedna lokalizacja | kilkadziesiąt–kilka tysięcy sztuk, kilka osób wydających | duże ilości sprzętu, gdzie liczy się szybkość identyfikacji |
| Identyfikacja przedmiotu | ręczne wpisanie numeru | skan aparatem telefonu lub czytnikiem | odczyt z odległości, wymaga kompatybilnego czytnika i oznaczeń |
| Wydanie i zwrot | ręczny wpis, łatwo o pominięcie | zapis przy skanie, z osobą i datą | zapis przy odczycie, z osobą i datą |
| Dokument i podpis | osobny wydruk | dokument przy zasobie, podpis na ekranie | jak w kodach, szybsze wydania seryjne |
| Rezerwacje | trudne do pilnowania | dostępne w programie | dostępne w programie |
| Główne ryzyko | nieaktualny plik, konflikty wersji | niedokładne oznakowanie przedmiotów | koszt czytnika i etykiet, metal i ciecze zakłócają odczyt |
RFID UHF wymaga kompatybilnego czytnika, a aparat telefonu go nie zastąpi. Kody QR i kreskowe można zacząć obsługiwać samym smartfonem.
Co zmienia program w codziennym obiegu?
W Remanently Tools proces może zacząć się jeszcze przed wydaniem: od zapotrzebowania lub rezerwacji sprzętu na konkretny czas. Potem identyfikujesz zasób kodem QR, kreskowym lub RFID, wydajesz go pracownikowi albo klientowi, potwierdzasz odpowiedzialność i uzupełniasz dokument. Odręczny podpis może zostać złożony na ekranie smartfona lub iPhone'a. Przy zwrocie zapisujesz stan, a później widzisz, kto, kiedy i na jakiej podstawie otrzymał dany zasób.
Dzięki temu łatwiej uniknąć kilku typowych kosztów: zakupu nowego narzędzia, mimo że takie już jest w firmie, przedwczesnej wymiany sprzętu bez historii użytkowania oraz nadmiernego zużycia materiałów eksploatacyjnych.
Jak zacząć, krok po kroku
- Wybierz jedną kategorię i jedną lokalizację, np. elektronarzędzia w jednym magazynie.
- Nadaj numery ewidencyjne i oznacz przedmioty etykietami z kodem.
- Ustal, kto wydaje i kto odbiera. Bez osoby odpowiedzialnej ewidencja szybko się rozjeżdża.
- Wprowadź zasady dokumentów: kiedy protokół, kiedy tylko zapis w systemie.
- Po miesiącu porównaj stan z rzeczywistością i dopiero wtedy dodawaj kolejne kategorie.
Jak wybrać program do ewidencji narzędzi i sprzętu?
- czy wystarczy telefon do identyfikacji, czy potrzebny jest czytnik,
- czy system obsługuje rezerwacje i dostępność,
- czy dokument i podpis powstają przy wydaniu, a nie przy biurku,
- czy widać historię odpowiedzialności przy konkretnym przedmiocie,
- czy da się wprowadzić dane z istniejącego arkusza,
- jakie są koszty przy większej liczbie przedmiotów i lokalizacji.
Szczegółowe dokumenty i wzory znajdziesz w artykułach: ewidencja kluczy, magazyn narzędzi, ewidencja odzieży roboczej.
Najczęstsze pytania
Czy do ewidencji narzędzi wystarczy Excel?
Przy kilkunastu sztukach i jednej osobie wydającej tak. Gdy rośnie liczba osób, lokalizacji i wydań, trudno ustalić, który plik jest aktualny, kto ma konkretne narzędzie i kiedy je odda. Wtedy warto przejść na program.
Czy trzeba kupować kolektor do ewidencji narzędzi?
Nie zawsze. Kody QR i kreskowe można skanować aparatem smartfona. Kolektor lub czytnik jest potrzebny przy RFID UHF oraz tam, gdzie liczy się szybkość odczytu dużej liczby przedmiotów.
Czym ewidencja narzędzi różni się od ewidencji środków trwałych?
Ewidencja środków trwałych jest księgowa i opisuje wartość majątku. Ewidencja narzędzi i sprzętu jest operacyjna: wskazuje, kto ma przedmiot, gdzie jest i w jakim stanie. Obie powinny dać się ze sobą powiązać.
Jak pilnować zwrotów narzędzi?
Zapisuj termin zwrotu przy wydaniu, przypisuj przedmiot do konkretnej osoby i przeglądaj regularnie listę wydanych pozycji. W programie widać od razu, co wisi na kim.
Czy ewidencją można objąć sprzęt wypożyczany klientom?
Tak. W Remanently Tools ten sam mechanizm rezerwacji, identyfikacji, wydania i zwrotu działa zarówno przy wydaniach pracownikom, jak i przy wypożyczeniach klientom.
Chcesz zobaczyć ewidencję narzędzi i sprzętu na przykładzie Twojej firmy?
Zrobimy krótkie demo: rezerwację, wydanie z podpisem na telefonie i zwrot ze stanem.
Moduł: Remanently Tools (TDM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij