- Majątek i wyposażenie · EAM
- Księgowość / Analityka, CFO / Finanse, Menedżer operacyjny, Kierownik zespołu / Brygadzista
- Usługi i biura, Produkcja, Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny, Sektor publiczny
Arkusz spisu z natury: wzór do wydruku i do Excela
W skrócie
Arkusz spisu z natury to lista składników majątku, na której osoba spisująca zaznacza, co faktycznie znalazła, w jakim miejscu i w jakim stanie. Powinien mieć numer składnika, nazwę, lokalizację, stan z ewidencji, stan faktyczny, uwagi i podpisy. Poniżej wzór do wydruku, układ kolumn do Excela i zasady wypełniania. Gdy składników jest dużo, arkusz papierowy warto zastąpić spisem w aplikacji.
Czym jest arkusz spisu z natury
Spis z natury polega na fizycznym sprawdzeniu, co firma posiada, i porównaniu tego z zapisem w ewidencji. Arkusz spisu to narzędzie pracy osoby, która chodzi po pomieszczeniach: na nim zaznacza, które składniki odnalazła, a których nie. Dobry arkusz jest prosty, czytelny i tak ułożony, żeby wypełnienie jednej pozycji zajmowało kilka sekund.
Terminy i zakres spisu wynikają z przepisów oraz zasad przyjętych w firmie. W tej kwestii skonsultuj się z księgowym. Jeśli chcesz zaplanować kalendarz prac, pomoże tekst harmonogram inwentaryzacji rocznej.
Kolumny, które powinien mieć arkusz
- Lp. kolejny numer pozycji w arkuszu,
- numer inwentarzowy składnika,
- nazwa i model, a w razie potrzeby numer seryjny,
- lokalizacja według ewidencji (pomieszczenie, jednostka),
- czy odnaleziono (tak / nie),
- lokalizacja faktyczna, jeśli inna niż w ewidencji,
- stan (sprawny, uszkodzony, do likwidacji),
- uwagi osoby spisującej.
Wzór arkusza do wydruku
ARKUSZ SPISU Z NATURY nr ……… / ………
Zakres spisu (lokalizacja / jednostka / kategoria): ……………………………………………
Data: …………………………… Spisujący: ……………………………
| Lp. | Numer inwentarzowy | Nazwa i model | Lokalizacja w ewidencji | Odnaleziono (T / N) | Lokalizacja faktyczna | Stan | Uwagi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 | |||||||
| 4 | |||||||
| 5 |
| Podpis spisującego | Podpis osoby odpowiedzialnej za lokalizację |
|---|---|
Jak przygotować arkusz w Excelu
- Wyeksportuj listę z ewidencji i ustaw kolumny w kolejności opisanej wyżej.
- Posortuj według lokalizacji, żeby osoba spisująca nie skakała po budynku.
- Dodaj listy rozwijane dla pól „odnaleziono” i „stan”. Skraca to pisanie i ujednolica wpisy.
- Zablokuj kolumny z danymi z ewidencji, żeby spisujący nie zmienił numeru przez przypadek.
- Podziel arkusz na zakresy po jednej osobie na zakres. Jeden duży plik w rękach kilku osób to prosty sposób na konflikty wersji.
- Zbierz pliki i scal je po spisie do jednego zestawienia różnic.
Jak wypełniać arkusz w terenie
- Sprawdzaj numer na przedmiocie, a nie sam opis. Kilka takich samych monitorów różni się tylko numerem.
- Pozycje nieodnalezione zostaw z literą N, a nie puste. Puste pole oznacza „nie sprawdzono”.
- Składnik znaleziony w innym miejscu opisz w kolumnie „lokalizacja faktyczna”.
- Przedmioty bez numeru dopisz na końcu arkusza z opisem i zdjęciem.
- Stan wpisuj konkretnie: „pęknięty ekran”, a nie „zły”.
Organizacja spisu na papierze
Zanim rozdasz arkusze, przygotuj trzy rzeczy. Po pierwsze, zakresy: kto spisuje które pomieszczenia, tak żeby się nie nakładały. Po drugie, zasady: co robić ze składnikiem bez numeru, ze składnikiem w innym pomieszczeniu i z uszkodzonym. Po trzecie, termin zwrotu arkuszy, najlepiej ten sam dzień. Arkusz oddany po tygodniu traci wartość, bo nikt nie pamięta, dlaczego przy pozycji 14 zostawiono pytajnik.
Warto też wyznaczyć osobę, która po spisie zbiera arkusze, wprowadza wyniki i przygotowuje listę różnic. Jeśli robi to jedna osoba, wyniki są spójne. Jeśli każdy spisujący wprowadza swoje wyniki sam, trzeba pilnować jednolitego formatu.
Kontrola jakości spisu
Dobrą praktyką jest wyrywkowa kontrola: druga osoba sprawdza kilka losowych pozycji z każdego arkusza i porównuje z wpisem. Jeśli rozbieżności są częste, trzeba spisać dany zakres jeszcze raz, zanim zacznie się wyjaśnianie różnic. W przeciwnym razie ewidencja będzie poprawiana na podstawie błędnych danych, a kolejny spis pokaże nowe rozbieżności.
Po spisie: opracowanie wyników
Po zebraniu arkuszy wyniki trzeba zestawić w jednym miejscu. W Excelu wystarczy dodać kolumnę „status”, która dla każdej pozycji przyjmuje jedną z trzech wartości: zgodna, brak, inna lokalizacja. Nadwyżki, czyli przedmioty bez numeru lub spoza listy, zbierz w osobnej zakładce. Gotowe zestawienie przekaż osobie odpowiedzialnej za wyjaśnianie różnic, z terminem. Poniżej prosty układ zestawienia:
- pozycje zgodne: zamykane bez dalszych działań,
- braki: do wyjaśnienia przez użytkownika i kierownika jednostki,
- inna lokalizacja: do poprawienia w ewidencji,
- nadwyżki: do wprowadzenia do ewidencji po sprawdzeniu źródła,
- stan uszkodzony: do decyzji o naprawie lub likwidacji.
Ograniczenia arkusza papierowego i Excela
Przy kilkudziesięciu składnikach arkusz działa dobrze. Przy kilkuset zaczynają się kłopoty: wpisywanie numeru ręcznie powoduje błędy, a po obchodzie ktoś musi przepisać wyniki. Przy tysiącach i wielu osobach trudno też ustalić, które pliki są aktualne. W Remanently Assets spis odbywa się w aplikacji: osoba spisująca skanuje kod aparatem telefonu albo potwierdza składnik ręcznie, a po spisie widać braki i nadwyżki bez porównywania list. Warto sprawdzić, jak to wygląda w praktyce, w poradniku o programie do inwentaryzacji środków trwałych. Jeśli planujesz przejść z Excela do systemu, zacznij od importu ewidencji z Excela.
Wariant FREE obejmuje do 100 rekordów i podstawowe wydruki, więc spis małego zakresu można przeprowadzić bez kosztów. Ogólne omówienie modułu: program do ewidencji majątku i wyposażenia oraz Remanently Assets. Chętnie pokażemy spis na demo z Twoimi danymi.
Najczęstsze pytania
Jak wygląda arkusz spisu z natury?
To tabela z numerem składnika, nazwą, lokalizacją, informacją, czy go odnaleziono, lokalizacją faktyczną, stanem i uwagami, z podpisami spisującego i osoby odpowiedzialnej za lokalizację.
Czy istnieje obowiązkowy wzór arkusza spisu?
Nie ma jednego urzędowego wzoru dla wewnętrznego arkusza. Firma ustala układ. Ważne, by arkusz jednoznacznie wskazywał składniki i wynik spisu.
Jak zrobić arkusz spisu w Excelu?
Wyeksportuj listę z ewidencji, ustaw kolumny, posortuj po lokalizacji, dodaj listy rozwijane, zablokuj kolumny z danymi źródłowymi i podziel arkusz na zakresy dla poszczególnych osób.
Co zrobić z przedmiotami bez numeru inwentarzowego?
Dopisz je na końcu arkusza z opisem i zdjęciem, a po spisie nadaj numer i wprowadź do ewidencji.
Kiedy warto zastąpić arkusz aplikacją?
Gdy składników jest kilkaset i więcej albo spisuje wiele osób. Aplikacja skraca wpisywanie i pozwala od razu zobaczyć braki i nadwyżki.
Chcesz zastąpić papierowy arkusz spisem w telefonie?
Pokażemy spis jednego pomieszczenia i listę różnic na przykładzie Twojej ewidencji.
Moduł: Remanently Assets (EAM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij