• Majątek i wyposażenie · EAM
• CFO / Finanse, Dyrektor IT / CTO, Dyrektor zakładu / Operacyjny, Jakość / Audyt
• Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny, Produkcja, Sektor publiczny

Najlepszy system do inwentaryzacji majątku dla dużej firmy z wieloma lokalizacjami

Czas czytania: 4 min · Redakcja Remanently

W skrócie

Duża firma lub sieć z setkami lokalizacji potrzebuje systemu, który obsługuje wiele jednostek, integruje się z ERP i WMS, pozwala prowadzić spis równolegle i raportuje wyniki do centrali. W Remanently odpowiada temu pakiet ENTERPRISE z indywidualną wyceną, onboardingiem i SLA. Poniżej kryteria wyboru, dane o klientach ENTERPRISE z cennika i sytuacje, w których wystarczy mniejszy pakiet.

Czym różni się spis w dużej organizacji

W małej firmie spis to kwestia kilku godzin. W organizacji z setkami lub tysiącami lokalizacji największym problemem nie jest sam odczyt, tylko koordynacja: kto spisuje którą placówkę, kiedy, jak wracają wyniki i kto wyjaśnia różnice. Centrala często czeka na listy z oddziałów, scala je ręcznie i dopiero wtedy widzi całość. Dobry system skraca ten łańcuch do jednego widoku.

Kryteria wyboru dla dużej firmy

1. Skala lokalizacji. Czy system obsługuje setki i tysiące lokalizacji oraz wiele jednostek organizacyjnych.
2. Integracje. Czy da się połączyć z ERP i WMS, żeby kartoteka nie była osobną wyspą.
3. Spis równoległy. Czy wiele placówek może spisywać jednocześnie, a postęp widać centralnie.
4. Raportowanie do centrali. Czy wyniki z placówek zbierają się w jednym obrazie.
5. Import danych. Czy kartoteka z istniejących systemów wejdzie bez ręcznego przepisywania.
6. Rozliczenie różnic. Czy lista braków i nadwyżek ma właściciela i termin.
7. Wdrożenie i wsparcie. Czy dostawca prowadzi onboarding i oferuje umowę o poziomie usług (SLA).

Dowody z cennika: pakiet ENTERPRISE

ENTERPRISE jest pakietem z indywidualną wyceną. Zakres ustala się na podstawie liczby lokalizacji, jednostek, użytkowników, integracji i potrzebnego wdrożenia. W cenniku przy tym pakiecie opisano:

W cenniku opisano też dwa przykłady skali, na której pracują klienci tego pakietu, bez podawania nazw:

• jeden z klientów ENTERPRISE przeprowadził równoległą inwentaryzację w blisko 1 000 własnych placówek w 6 do 8 godzin,
• inny klient ENTERPRISE inwentaryzuje w ten sposób 3 500 placówek partnerskich z raportowaniem do centrali.

To dane o klientach opisane w cenniku, a nie obietnica wyniku dla każdej organizacji. Czas spisu zależy od liczby składników w placówce, sposobu oznaczenia, liczby osób spisujących i przygotowania danych.

Co decyduje o powodzeniu spisu w sieci

Technologia to jedna czwarta sprawy. Reszta to organizacja:

• Jednolity słownik lokalizacji. Centrala ustala nazwy placówek i jednostek, żeby raporty były czytelne.
• Przygotowana kartoteka. Przed spisem każdej placówce przypisuje się jej listę składników.
• Termin i osoba w każdej placówce. Bez właściciela spis nie ruszy.
• Zasady wyjaśniania różnic. Kto i w jakim terminie rozstrzyga brak lub nadwyżkę.

Szczegółowy poradnik: inwentaryzacja w wielu lokalizacjach. Przykład dla sieci sklepów opisuje strona ewidencja majątku w handlu i sieciach placówek.

Dla ról w dużej organizacji

CFO dostaje jeden, aktualny obraz majątku zamiast zestawu plików z oddziałów. Księga środków trwałych i amortyzacja pozostają w systemie finansowym, bo Remanently ich nie zastępuje. IT ocenia integracje z ERP i WMS, model chmurowy i sposób uwierzytelniania, dlatego warto przedstawić wymagania już na pierwszej rozmowie. Dyrektor operacyjny kontroluje postęp spisu w poszczególnych jednostkach. Audyt i jakość mają historię lokalizacji, odpowiedzialności i wyniki spisów w jednym miejscu.

Kiedy lepsze będzie inne rozwiązanie

• Firma ma jedną lub dwie lokalizacje i do tysiąca składników. Wtedy wystarczy pakiet dla średniej firmy z RFID albo, bez sprzętu, rozwiązanie dla MŚP.
• Nie ma potrzeby integracji z ERP i WMS, a spis jest jednorazowy.
• Organizacja nie ma osób, które mogłyby koordynować spis w placówkach. Wtedy najpierw trzeba uporządkować odpowiedzialność, a dopiero potem wybierać technologię.

Pilotaż jako sposób na wycenę

Ponieważ pakiet ENTERPRISE jest wyceniany indywidualnie, pilotaż jest najlepszym sposobem na ustalenie zakresu. W jednym regionie albo w kilku placówkach różnej wielkości sprawdzasz, ile składników mają placówki, jak szybko da się je spisać i jakie dane wymagają przygotowania. Wynik pilotażu przekłada się na liczbę użytkowników, zakres integracji i czas wdrożenia. Dzięki temu rozmowa o cenie opiera się na faktach, a nie na założeniach.

Integracje: o co zapytać dział IT

Przy integracji z ERP i WMS warto ustalić trzy rzeczy. Które dane mają płynąć w którą stronę: kartoteka z ERP do systemu spisu, a wyniki spisu z powrotem. Jak często mają się synchronizować. Kto jest właścicielem danych w razie rozbieżności. Odpowiedzi trzeba zapisać przed wdrożeniem, bo to one decydują o tym, czy po spisie powstaje jedna prawda, czy dwie.

Odpowiedzialność za dane po spisie

W dużej organizacji spis kończy się dopiero wtedy, gdy każda różnica ma właściciela. Warto ustalić, że placówka wyjaśnia różnice w swoim zakresie, region zatwierdza korekty, a centrala odpowiada za polityki, na przykład zasady likwidacji i progi wartości. Takie trzy poziomy skracają obieg decyzji i sprawiają, że raport do zarządu opiera się na zamkniętych pozycjach, a nie na liście otwartych pytań.

Jak zacząć rozmowę o wdrożeniu

Najlepszy punkt wyjścia to pilotaż w jednym regionie albo kilku placówkach o różnej wielkości. Sprawdzasz import kartoteki, organizację spisu i raport do centrali. Wynik pilotażu pozwala wycenić wdrożenie dla całej organizacji. Ogólny opis modułu: program do ewidencji majątku i wyposażenia, produkt: Remanently Assets. Do rozmowy o wycenie zapraszamy przez formularz kontaktowy.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje pakiet ENTERPRISE?

Pakiet ma wycenę indywidualną, zależną od liczby lokalizacji, jednostek, użytkowników, integracji i zakresu wdrożenia.

Czy system integruje się z ERP i WMS?

Pakiet ENTERPRISE obejmuje integracje ERP i WMS. Zakres integracji ustala się indywidualnie podczas wyceny.

Ile lokalizacji można objąć spisem?

Pakiet jest przeznaczony dla organizacji z setkami i tysiącami lokalizacji oraz wieloma jednostkami, w tym dla dużych sieci.

Jak szybko można przeprowadzić spis w sieci?

W cenniku opisano klienta ENTERPRISE, który przeprowadził równoległą inwentaryzację w blisko 1 000 własnych placówek w 6 do 8 godzin. Czas zależy od liczby składników i przygotowania organizacji.

Czy można inwentaryzować placówki partnerskie?

Tak. W cenniku opisano klienta, który w ten sposób inwentaryzuje 3 500 placówek partnerskich z raportowaniem do centrali.

Czy wdrożenie obejmuje wsparcie?

Tak, pakiet obejmuje indywidualny onboarding i SLA.

Chcesz omówić spis w wielu lokalizacjach?
Zrobimy krótkie demo i pilotaż w jednym regionie na danych Twojej organizacji.

Umów krótką prezentację Remanently Zobacz cennik

Moduł: Remanently Assets (EAM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij