• Majątek i wyposażenie · EAM
• Dyrektor IT / CTO, Menedżer operacyjny, Księgowość / Analityka, CFO / Finanse
• Usługi i biura, Produkcja, Handel i sieci placówek, Sektor publiczny

Ewidencja sprzętu IT w firmie: laptopy, telefony, akcesoria i licencje

Czas czytania: 4 min · Redakcja Remanently

W skrócie

Ewidencja sprzętu IT pokazuje, jaki komputer, telefon lub monitor ma dana osoba, w jakim jest stanie i kiedy kończy się gwarancja. Dla każdego urządzenia zapisuje się numer ewidencyjny, seryjny, model, użytkownika, lokalizację i dokumenty. Szczególnej uwagi wymagają zwroty przy odejściu pracownika i likwidacja sprzętu z danymi. Poniżej zakres danych, procesy i sposób wspólnego prowadzenia ewidencji z resztą majątku.

Czym ewidencja sprzętu IT różni się od reszty majątku

Sprzęt IT ma kilka cech, które sprawiają, że wymaga staranniejszej ewidencji niż krzesła i biurka. Jest drogi i atrakcyjny dla złodziei. Często zmienia użytkownika i miejsce, bo ludzie przechodzą między działami, pracują zdalnie i wymieniają sprzęt co kilka lat. Zawiera dane firmy, więc jego likwidacja wymaga dodatkowych kroków. Ma też gwarancje i umowy serwisowe z terminami. Dla działu IT to zwykle największa pozycja w ewidencji operacyjnej.

Nie oznacza to, że sprzęt IT musi mieć osobną kartotekę. Prowadzenie go razem z resztą majątku ma sens, bo spis, przekazania i likwidacja przebiegają podobnie. Remanently Assets pozwala objąć środki trwałe i wyposażenie operacyjne w jednej kartotece, z przypisaniem do użytkownika, lokalizacji i jednostki.

Jakie dane zapisywać

Remanently Assets pozwala przy składniku przechowywać dokumenty i zdjęcia oraz pilnować terminów gwarancji, polis i umów.

Wydanie sprzętu pracownikowi

1. Sprzęt jest przygotowany i wpisany do ewidencji z numerem.
2. Pracownik otrzymuje go razem z akcesoriami.
3. Obie strony podpisują protokół przekazania sprzętu, w którym wypisano numer seryjny i stan.
4. W ewidencji zmienia się użytkownik i lokalizacja.

Przy dużej liczbie wydań warto rozważyć obieg z podpisem na ekranie telefonu, opisany w tekście program do ewidencji narzędzi i sprzętu.

Zwrot i odejście pracownika

Najczęstsze straty zdarzają się przy odejściu: laptop, który „zostaje u pracownika”, telefon, o którym nikt nie pamięta, token dostępu. Dobrze mieć listę sprzętu przypisanego do osoby, którą wygeneruje się w dniu wypowiedzenia. Zwrot kończy się protokołem i zmianą użytkownika. Procedurę opisuje poradnik przekazanie majątku przy odejściu pracownika. Wzór zwrotu: protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu.

Likwidacja sprzętu z danymi

Komputer wycofywany z użytku może zawierać dane firmy lub klientów. Przed przekazaniem do utylizacji trzeba usunąć dane albo zniszczyć nośnik i udokumentować ten krok. Wzór dokumentu znajdziesz w tekście protokół zniszczenia sprzętu, a usunięcie ze stanu opisuje protokół likwidacji środka trwałego. Obie czynności warto powiązać z numerem ewidencyjnym, żeby po latach było wiadomo, co się stało z konkretnym urządzeniem.

Spis sprzętu IT

Spis sprzętu IT warto robić częściej niż spis mebli, na przykład raz na pół roku dla laptopów i telefonów. W biurze wystarczy telefon i kody QR na urządzeniach. Przy pracy zdalnej spis wymaga potwierdzenia od pracownika: zdjęcie urządzenia z numerem albo skan kodu przez osobę na miejscu. Różnice, takie jak brak laptopa czy urządzenie w innym miejscu, rozlicza się według zasad opisanych w tekście różnice inwentaryzacyjne i ich rozliczanie.

Przykład: wymiana laptopów

Firma wymienia kilkadziesiąt laptopów, które mają trzy lata. Z ewidencji dział IT wyciąga listę urządzeń według daty zakupu i gwarancji, przypisuje nowe urządzenia użytkownikom i sporządza protokoły przekazania. Stare laptopy wracają do IT, gdzie zostają zresetowane albo trafiają do likwidacji z udokumentowanym usunięciem danych. Każdy krok zostawia ślad przy numerze ewidencyjnym: kto miał laptop, kiedy go oddał, co się z nim stało. Po wymianie ewidencja jest aktualna, a nie wymaga osobnego spisu, bo zmiany zapisano na bieżąco.

Typowe błędy

• Brak numeru seryjnego w ewidencji. Przy zgłoszeniu serwisowym albo kradzieży trzeba go szukać na obudowie.
• Akcesoria poza ewidencją. Ładowarki, stacje dokujące i torby giną najczęściej, a spór przy zwrocie dotyczy właśnie ich.
• Brak zapisu o pracy zdalnej. Sprzęt w domu pracownika ma „biuro” jako lokalizację.
• Likwidacja bez zapisu o danych. Po latach nikt nie wie, czy dysk został wyczyszczony.
• Osobna lista w dziale IT. Księgowość i administracja mają inne dane, więc przy spisie wychodzą rozbieżności.

Licencje i oprogramowanie

Ewidencja sprzętu to nie to samo co zarządzanie licencjami, ale oba tematy się stykają: przy wymianie komputera trzeba wiedzieć, jakie oprogramowanie na nim działa i czy licencja przechodzi na nowe urządzenie. Dobrze zapisać w uwagach rekordu, że urządzenie ma licencję przypisaną do stanowiska, a przy zwrocie sprawdzić, co z nią zrobić. Szczegółowe zarządzanie licencjami to osobny proces i osobne narzędzie.

Dobrą praktyką jest też zapisanie, kto w firmie może zatwierdzić zakup nowego sprzętu i na jakiej podstawie. Dzięki temu wniosek o nowy laptop przechodzi przez ten sam sprawdzian: czy w ewidencji nie ma wolnego urządzenia o podobnych parametrach.

Co zmienia się dla IT, księgowości i zarządu

Dział IT ma jedną listę urządzeń zamiast kilku arkuszy i wie, które sprzęty zbliżają się do wymiany. Księgowość dostaje spójną listę przy likwidacji i spisie. Księgę środków trwałych prowadzi nadal po swojej stronie, a Remanently jej nie zastępuje. Zarząd widzi, ile sprzętu firma ma i gdzie, zanim zatwierdzi zakup. Całość opisuje strona program do ewidencji majątku i wyposażenia, produkt: Remanently Assets. Chętnie pokażemy ewidencję sprzętu IT na przykładzie Twojej firmy w demo.

Najczęstsze pytania

Co zapisać w ewidencji sprzętu IT?

Numer ewidencyjny i seryjny, model, użytkownika, lokalizację, datę zakupu i koniec gwarancji, akcesoria oraz dokumenty. Dobrze też zapisać historię przekazań.

Czy sprzęt IT warto prowadzić osobno od reszty majątku?

Niekoniecznie. W Remanently Assets sprzęt IT można prowadzić w tej samej kartotece co meble i wyposażenie, z tym samym procesem spisu i przekazań.

Jak ewidencjonować laptopy pracowników zdalnych?

Tak samo jak pozostałe, z użytkownikiem i lokalizacją „zdalnie”. Przy spisie wystarczy zdjęcie urządzenia z numerem lub skan kodu przez osobę na miejscu.

Co zrobić ze sprzętem z danymi przed utylizacją?

Usunąć dane lub zniszczyć nośnik i udokumentować ten krok w protokole zniszczenia, powiązanym z numerem ewidencyjnym.

Czy ewidencja przypomina o końcu gwarancji?

Remanently Assets pozwala pilnować terminów gwarancji, polis i umów przy składniku.

Chcesz uporządkować ewidencję laptopów i telefonów?
Pokażemy wydanie, zwrot i spis sprzętu IT na przykładzie Twojej listy.

Umów krótką prezentację Remanently Zobacz cennik

Moduł: Remanently Assets (EAM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij