- Majątek i wyposażenie · EAM
- CFO / Finanse, Księgowość / Analityka, Dyrektor zakładu / Operacyjny, Jakość / Audyt
- Produkcja, Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny, Usługi i biura, Sektor publiczny
Różnice inwentaryzacyjne majątku: jak je wyjaśnić i rozliczyć
W skrócie
Po spisie majątku pojawiają się trzy rodzaje różnic: braki, nadwyżki i składniki w innej lokalizacji niż w ewidencji. Rozliczenie zaczyna się od sprawdzenia, czy to nie błąd spisu, potem szuka się składnika lub dokumentu przeniesienia, a dopiero na końcu zapada decyzja i zapis w ewidencji. Sposób ujęcia w księgach ustala księgowość. Poniżej kolejność działań i dokumenty.
Skąd biorą się różnice
Różnica inwentaryzacyjna to rozbieżność między tym, co jest w ewidencji, a tym, co potwierdzono podczas spisu. Rzadko oznacza kradzież. Znacznie częściej są to zwykłe, niezapisane zdarzenia: przeniesienie sprzętu do innego pokoju, zmiana użytkownika, sprzęt oddany do serwisu, składnik zlikwidowany bez zmiany w ewidencji albo dwa przedmioty z tym samym numerem. Im krótszy czas od zdarzenia do spisu, tym łatwiej je odtworzyć.
Trzy typy różnic
| Typ | Co oznacza | Najczęstsze przyczyny |
|---|---|---|
| Brak | jest w ewidencji, nie odnaleziono go przy spisie | przeniesienie bez zapisu, likwidacja bez zmiany ewidencji, sprzęt w serwisie lub u pracownika, rzeczywiste zagubienie |
| Nadwyżka | odnaleziono składnik, którego nie ma w ewidencji | zakup niewprowadzony do ewidencji, brak numeru, darowizna, sprzęt po innym dziale |
| Inna lokalizacja | składnik jest, ale w innym miejscu niż w ewidencji | przeniesienie, przeprowadzka, zmiana układu biura lub hali |
Po spisie w Remanently wiadomo, czego nie odnaleziono i co znajduje się w innej lokalizacji niż w ewidencji. Praca idzie na brakach i nadwyżkach, a nie na ręcznym porównywaniu list.
Kolejność wyjaśniania różnic
- Sprawdź błąd spisu. Czy nie pominięto pomieszczenia, szafy lub etykiety? Ponowne obejście zakresu często zamyka część różnic.
- Zapytaj użytkownika i poprzedniego użytkownika. Lista osób odpowiedzialnych przy składniku skraca poszukiwania.
- Przejrzyj historię składnika. Ostatnie przekazanie, serwis, przeniesienie.
- Poszukaj w sąsiednich lokalizacjach. Składnik zapisany na piętrze drugim często stoi na trzecim.
- Zbierz dokumenty. Przekazanie, zwrot do serwisu, likwidacja, faktura zakupu.
- Zdecyduj i zapisz. Poprawka lokalizacji, uzupełnienie ewidencji, likwidacja albo uznanie składnika za zagubiony.
Dla składników, które fizycznie istnieją, ale w innym miejscu, wystarcza zmiana lokalizacji z adnotacją. Dla likwidowanych przydaje się protokół likwidacji środka trwałego lub protokół zniszczenia sprzętu. Dla wydanych pracownikom protokół przekazania sprzętu.
Kto decyduje
Dobra praktyka to zapisanie z góry, kto rozstrzyga jakie różnice. Kierownik jednostki decyduje o przeniesieniach i drobnych korektach. Komisja albo dyrektor decyduje o likwidacji składników. Księgowość ocenia, jak różnicę ująć w księgach. Zasady odpowiedzialności za brak wynikają z przepisów i umów, dlatego w spornych sprawach skonsultuj je z prawnikiem, a sposób ujęcia w księgach z księgowym.
Terminy i dokumentacja
- ustal termin wyjaśniania różnic, na przykład dwa tygodnie od zakończenia spisu,
- zapisuj każdą decyzję przy składniku, razem z datą i osobą,
- dołączaj dokumenty i zdjęcia do rekordu, nie do osobnych teczek,
- nie zamykaj spisu, dopóki lista różnic nie ma statusu dla każdej pozycji,
- po zamknięciu zrób krótkie podsumowanie: ile różnic, jakiego typu, jakie przyczyny.
Jak ograniczać różnice w przyszłości
Statystyka przyczyn pokazuje, gdzie proces zawodzi. Jeśli dominują niezapisane przeniesienia, trzeba ustalić zasadę zgłaszania zmian. Jeśli nadwyżki, brakuje etapu wprowadzania zakupów do ewidencji. Jeśli składniki bez numeru, trzeba wrócić do znakowania. Przydatne są też krótkie spisy cząstkowe w ciągu roku, bo mniejszy zakres to mniej różnic i łatwiejsze wyjaśnianie. Planowanie spisów opisujemy w tekście harmonogram inwentaryzacji rocznej, a obsługę wielu miejsc w poradniku inwentaryzacja w wielu lokalizacjach.
Przykład: laptop, którego nie ma
Spis wykazał brak laptopa przypisanego do pracownika, który odszedł pół roku temu. Kroki są takie: sprawdzenie, czy sprzęt nie został odnotowany przy zwrocie, rozmowa z działem IT i przełożonym, przegląd protokołów przekazania i zwrotu. Jeśli laptop leży w szafie IT bez zapisu, wystarczy zmiana użytkownika. Jeśli go nie ma, zapada decyzja o dalszych krokach razem z działem prawnym i księgowością. Wzorcowym zabezpieczeniem jest zapis zwrotu przy odejściu pracownika, opisany w tekście przekazanie majątku przy odejściu pracownika.
Przykład: nadwyżka w magazynie
Przy spisie znaleziono trzy drukarki, których nie ma w ewidencji. Sprawdzenie faktur zakupu i rozmowa z działem zakupów pokazują, że to sprzęt kupiony w ramach projektu, który nie został wprowadzony do kartoteki. Rozwiązanie jest proste: uzupełnienie ewidencji, nadanie numerów i przypisanie do użytkowników. Warto jednak zapisać przyczynę, bo to ona pokazuje lukę w procesie: zakup nie ma kroku przekazania do ewidencji.
Różnice przy spisach cząstkowych
Spis cząstkowy, na przykład jednego piętra co kwartał, daje krótszą listę różnic niż spis całości raz w roku. Mniej składników oznacza mniej przyczyn do przeanalizowania, a decyzje zapadają, gdy ludzie jeszcze pamiętają zdarzenia. Taki rytm sprawdza się szczególnie tam, gdzie majątek często się zmienia, na przykład w firmach z dużą rotacją pracowników.
Zapis decyzji przy składniku
Każda decyzja po spisie powinna mieć trzy elementy: kto zdecydował, kiedy i na jakiej podstawie. Dla przeniesienia podstawą jest oświadczenie użytkownika, dla likwidacji protokół, dla uzupełnienia ewidencji dokument zakupu. Zapis przy składniku sprawia, że po roku nie trzeba odtwarzać, dlaczego pozycja zmieniła status. Przydaje się to także podczas audytu, bo odpowiedź na pytanie „co się stało z tym sprzętem” jest w jednym miejscu.
Różnice i księgowość
Remanently Assets nie zastępuje księgi środków trwałych ani amortyzacji, tylko pokazuje, co faktycznie stoi w firmie. Lista różnic jest materiałem dla księgowości, która ocenia, jak ująć daną sytuację. Wyjaśnienia w tym zakresie znajdziesz w tekście ewidencja majątku a księgowość. Przegląd całego modułu: program do ewidencji majątku i wyposażenia oraz Remanently Assets. Pokażemy listę różnic po próbnym spisie na Twoich danych w demo.
Najczęstsze pytania
Czym są różnice inwentaryzacyjne?
To rozbieżności między ewidencją a stanem rzeczywistym ustalonym podczas spisu: braki, nadwyżki i składniki w innej lokalizacji.
Od czego zacząć wyjaśnianie różnic?
Od sprawdzenia, czy to nie błąd spisu, a potem od historii składnika i rozmowy z użytkownikami. Dopiero na końcu zapada decyzja.
Co zrobić ze składnikiem odnalezionym w innym miejscu?
Zaktualizować lokalizację w ewidencji i opisać przyczynę. Nie jest to brak, tylko niezapisane przeniesienie.
Jak rozliczyć różnicę w księgach?
Sposób ujęcia różnic w księgach ustala księgowość zgodnie z przepisami i polityką rachunkowości firmy. W sprawach spornych warto skonsultować się z księgowym.
Czy Remanently pokazuje różnice po spisie?
Tak. Po spisie widać, czego nie odnaleziono i co znajduje się w innej lokalizacji niż w ewidencji.
Chcesz zobaczyć listę różnic po spisie?
Zrobimy próbny spis na Twoich danych i pokażemy braki, nadwyżki i zmiany lokalizacji.
Moduł: Remanently Assets (EAM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij