- Majątek i wyposażenie · EAM
- Menedżer operacyjny, Księgowość / Analityka, Dyrektor IT / CTO, Dyrektor zakładu / Operacyjny
- Produkcja, Usługi i biura, Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny, Sektor publiczny
Etykiety na środki trwałe: jak oznaczać majątek, żeby spis był szybki
W skrócie
Etykieta na środek trwały powinna mieć unikalny numer, kod do skanowania i być naklejona w stałym, widocznym miejscu. Materiał dobiera się do warunków: inny w biurze, inny na hali. Przed zamówieniem większej partii warto przetestować etykietę na kilku przedmiotach. Można też zachować dotychczasowy numer inwentarzowy i dodać do niego kod. Poniżej lista danych, zasady naklejania i błędy do uniknięcia.
Po co etykieta na majątku
Etykieta zamienia opis słowny, taki jak „monitor Dell 24 cale, pokój 12”, w jednoznaczny identyfikator. Bez niej spis opiera się na nazwie i modelu, a przy kilkunastu takich samych monitorach nikt nie wie, który jest który. Etykieta pozwala też zeskanować składnik telefonem i od razu zobaczyć jego rekord: użytkownika, lokalizację, dokumenty, historię przekazań.
Co powinno być na etykiecie
- Unikalny numer ewidencyjny. Ten sam, który jest w kartotece.
- Kod do skanowania: QR albo kreskowy, a przy RFID tag zakodowany tym samym numerem.
- Nazwa firmy albo znak właściciela. Ułatwia odzyskanie zgubionego sprzętu.
- Opcjonalnie: krótka nazwa kategorii, kontakt do administratora.
Im mniej tekstu, tym dłużej etykieta jest czytelna. Dane, które mogą się zmieniać, takie jak użytkownik czy pomieszczenie, nie należą na etykietę, tylko do ewidencji.
Numeracja: nowa czy istniejąca
Jeśli firma ma już numery inwentarzowe, najprościej je zachować. Remanently pozwala korzystać z używanych identyfikatorów bez ponownego znakowania wszystkiego: dodajesz kod, który odsyła do tego samego numeru. Nowy numer nadajesz tylko składnikom, które go nie mają. Dobry system numeracji jest krótki, bez znaczących części, które mogłyby się zdezaktualizować, na przykład nazwy działu lub pomieszczenia.
Materiał i warunki
| Warunki | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|
| Biuro, sala, gabinet | zwykła etykieta samoprzylepna wystarcza, ważna jest dobra przyczepność do plastiku |
| Hala, magazyn | odporność na tarcie, kurz, olej i wilgoć, ewentualnie dodatkowa laminacja |
| Teren, budowa | odporność na deszcz, światło słoneczne i uderzenia |
| Metal i duże urządzenia | przy RFID potrzebne tagi przeznaczone do metalu, a przed zakupem większej liczby warto je przetestować |
| Meble, drewno, tkaniny | etykieta w miejscu, które nie jest miejscem pracy ręki lub tarcia |
Przy RFID UHF metal i ciecze mogą zakłócać odczyt. Dlatego przy większej liczbie przedmiotów metalowych warto kupić najpierw kilka tagów różnych typów i sprawdzić je na własnych urządzeniach.
Gdzie naklejać
- W stałym miejscu na każdej kategorii. Na laptopie od spodu, na monitorze z tyłu po prawej, na krześle pod siedziskiem. Spisujący wie, gdzie szukać.
- W miejscu widocznym, ale niedostępnym dla tarcia. Nie na krawędzi i nie na uchwycie.
- Na czystej, suchej powierzchni. Przed naklejeniem zetrzyj kurz i tłuszcz.
- Na przedmiocie, nie na opakowaniu. Opakowanie się wyrzuca.
- Z zapasową etykietą w ewidencji. Jeśli oznaczenie się zniszczy, można je wydrukować ponownie z tego samego numeru.
Drukarka i dostawca etykiet
W małej skali wystarczy zwykła drukarka i arkusze etykiet samoprzylepnych. W Remanently Assets dostępne są podstawowe wydruki i etykiety, a wariant FREE obejmuje do 100 rekordów. Przy większej liczbie etykiet i trudniejszych warunkach opłaca się zamówić wydruk u dostawcy, który dobierze materiał do przedmiotów. Nie trzeba kupować specjalistycznej drukarki, żeby zacząć: w pakiecie QUICK START skanowanie kodów aparatem telefonu nie wymaga zakupu kolektora ani takiej drukarki. Etykiety RFID UHF kosztują więcej niż zwykłe, a ich ceny podajemy w zestawieniu dla średniej firmy.
Najczęstsze błędy
- etykieta naklejona na zabrudzoną lub tłustą powierzchnię, więc odpada po tygodniu,
- zbyt mały kod, którego telefon nie odczyta z normalnej odległości,
- różne miejsca naklejania na tej samej kategorii,
- zbyt delikatny materiał na hali lub na budowie,
- duplikaty numerów, bo dwie osoby nadawały je niezależnie,
- oznaczenie wszystkiego, zanim sprawdzi się etykietę na kilku sztukach.
Kto odpowiada za etykiety
Znakowanie często zatrzymuje się, bo nikt nie jest za nie odpowiedzialny. Warto wyznaczyć jedną osobę, która nadaje numery, drukuje etykiety i prowadzi rejestr wydanych numerów. Nowy sprzęt dostaje etykietę przy odbiorze, zanim trafi do użytkownika, bo później nikt już nie pamięta, żeby go oznaczyć. Przy likwidacji etykieta jest zdejmowana albo numer oznaczany jako wycofany, żeby nie wrócił na inny przedmiot.
Co robić z uszkodzoną etykietą
Zniszczona etykieta nie oznacza utraty składnika. Jeśli numer jest zapisany w ewidencji, można ją wydrukować ponownie i nakleić w tym samym miejscu. Zasadą jest rejestrowanie takich wymian, żeby dwa przedmioty nie miały tej samej etykiety, a w razie wątpliwości odnaleźć składnik po numerze seryjnym.
Etykiety a dokumenty
Numer z etykiety przydaje się też poza spisem. Wpisujesz go na protokole przekazania, protokole likwidacji i protokole zniszczenia, dzięki czemu każdy dokument da się powiązać z konkretnym składnikiem. Przykłady wzorów: protokół przekazania sprzętu i protokół likwidacji środka trwałego. Kiedy numer z etykiety jest też w dokumencie, po latach wiadomo, o który przedmiot chodziło.
Jak przeprowadzić pilotaż znakowania
- Wybierz jedno pomieszczenie lub jedną kategorię.
- Wydrukuj kilkadziesiąt etykiet i naklej je zgodnie z zasadami.
- Zeskanuj je telefonem w normalnych warunkach: w świetle dziennym, z odległości, w jakiej będzie się spisywać.
- Po dwóch tygodniach sprawdź, czy się trzymają i czy wszystkie dają się zeskanować.
- Dopiero wtedy zamów większą partię.
Porównanie technologii oznaczania znajdziesz w tekście kody kreskowe, QR czy RFID w inwentaryzacji. Przed znakowaniem warto mieć kartotekę: zobacz import ewidencji z Excela. Opis modułu: program do ewidencji majątku i wyposażenia oraz Remanently Assets. Pokażemy cały proces na demo z Twoimi składnikami.
Najczęstsze pytania
Co powinno być na etykiecie środka trwałego?
Unikalny numer ewidencyjny, kod do skanowania (QR, kreskowy lub tag RFID) oraz ewentualnie nazwa firmy. Dane, które się zmieniają, jak użytkownik czy pomieszczenie, trzymaj w ewidencji.
Czy muszę znakować wszystko od nowa?
Nie. Remanently pozwala zachować używane już numery i dodać do nich kod, więc nie trzeba ponownie oznaczać wszystkiego.
Czy potrzebna jest specjalistyczna drukarka etykiet?
Do startu nie. W pakiecie QUICK START nie jest wymagany zakup specjalistycznej drukarki, a wariant FREE obejmuje podstawowe wydruki i etykiety.
Gdzie najlepiej naklejać etykiety?
W stałym miejscu na każdej kategorii przedmiotów, na czystej powierzchni, w miejscu widocznym, ale niewystawionym na tarcie.
Czy etykiety RFID działają na metalu?
Metal i ciecze mogą zakłócać odczyt, dlatego przed zakupem większej partii trzeba przetestować tagi na własnych urządzeniach.
Chcesz sprawdzić etykiety na własnym sprzęcie?
Pokażemy numerację, etykiety i skanowanie na przykładzie Twojego wyposażenia.
Moduł: Remanently Assets (EAM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij