- Promocje i rozliczenia · TPM
- Właściciel / Prezes, CFO / Finanse, Dyrektor zakładu / Operacyjny, Menedżer operacyjny
- Produkcja, Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny
Program do rozliczania promocji i trade marketingu: jak go dobrać i wdrożyć
W skrócie
Program do rozliczania promocji to narzędzie, które zbiera w jednym miejscu budżety, cenniki, obroty, rabaty i bonusy, a potem liczy, ile kosztowała sprzedaż i czy akcja się opłaciła. Zastępuje arkusze, maile i notatki handlowców jednym zapisem warunków. Najlepiej zacząć od jednej akcji, jednego bonusu albo jednego budżetu. Remanently Trade Marketing działa według tego schematu.
Dlaczego rozliczanie promocji sprawia kłopot
Większość firm sprzedających do sieci, hurtowni i dystrybutorów ma ten sam układ. Handlowiec ustala z klientem rabat. Warunki lądują w mailu, w umowie i w arkuszu, który prowadzi ktoś z działu sprzedaży. Na koniec kwartału dział finansowy pyta, ile należy się klientowi z tytułu bonusu, i zaczyna się składanie liczb z kilku źródeł.
Problem nie leży w tym, że promocje są złe. Leży w tym, że koszt warunków handlowych jest widoczny z opóźnieniem i w kawałkach. Sprzedaż rośnie, ale nikt nie potrafi szybko odpowiedzieć, ile kosztowały rabaty, gratisy i bonusy, i czy po ich odjęciu współpraca nadal zarabia.
Co powinien robić program do trade marketingu
Dobry program obejmuje cały cykl akcji: od budżetu, przez warunki, po ocenę wyniku. W praktyce chodzi o sześć rzeczy.
- Budżet. Ile można wydać i ile już wydano, na poziomie firmy, regionu i klienta.
- Cenniki. Ceny centralne, indywidualne i dodatkowe warunki, które zmieniają rzeczywistą cenę klienta.
- Promocje. Rabaty procentowe, kwotowe i gratisy przypisane do klientów oraz produktów.
- Bonusy. Progi zależne od obrotu, ilości albo struktury zakupów.
- Obroty. Dane o faktycznej sprzedaży, z których wynika spełnienie warunków.
- Ocena. Zestawienie kosztu akcji z osiągniętym wynikiem.
Jeśli program pokrywa tylko jeden z tych punktów, np. samo liczenie bonusów, reszta nadal wraca do arkuszy. Szersze wyjaśnienie pojęć znajdziesz w artykule czym jest trade marketing i system TPM.
Jak wygląda proces w Remanently Trade Marketing
{{trade-marketing|Remanently Trade Marketing}} łączy budżety, cenniki, obroty, promocje, bonusy i realizację warunków handlowych. Proces zaczyna się przed startem akcji i kończy po zestawieniu kosztu z wynikiem.
- Ustalasz budżet, który możesz przeznaczyć na działania handlowe.
- Zapisujesz warunki: rabaty, kwoty, gratisy, bonusy i progi.
- Wskazujesz klientów i produkty objęte akcją.
- Importujesz lub wykorzystujesz dane o rzeczywistej sprzedaży.
- System pomaga policzyć, które warunki zostały spełnione.
- Porównujesz koszt akcji z wynikiem.
Obsługiwane są trzy podstawowe rodzaje promocji: rabat procentowy, rabat kwotowy i gratis, czyli dodatkowa ilość produktu. Bonus może zależeć od obrotu, ilości lub struktury zakupowej, z kolejnymi progami. Zakres zależy od pakietu, a ich zestawienie jest w cenniku.
Na co patrzy każda rola
| Rola | Najważniejsze pytanie | Co daje program |
|---|---|---|
| Prezes, właściciel | Czy wzrost sprzedaży zarabia? | Obrót obok kosztu uzyskania tego obrotu |
| CFO | Ile zobowiązań z tytułu bonusów narasta? | Naliczone progi i wykorzystanie budżetów w jednym miejscu |
| Dyrektor sprzedaży | Które akcje trwają i ile kosztują? | Lista akcji z klientami, produktami i kosztem |
| Kierownik regionu | Ile mogę jeszcze wydać? | Budżet regionu z bieżącym wykorzystaniem |
| Księgowość | Co i komu rozliczyć na koniec okresu? | Zestawienie spełnionych warunków zamiast zbierania danych po mailach |
Z czym program nie powinien być mylony
CRM pokazuje, gdzie można sprzedać więcej. ERP trzyma dokumenty sprzedaży i księgowość. Program do trade marketingu odpowiada na inne pytanie: na jakich warunkach sprzedaż jest nadal opłacalna. Różnice opisuje artykuł TPM, CRM i ERP: czym się różnią i jak współpracują. W Remanently ten podział jest zachowany: CRM wskazuje potencjał klienta, a Trade Marketing kontroluje koszt jego uruchomienia.
Od czego zacząć
Nie zaczynaj od wdrożenia całego systemu. Wybierz jeden obszar, w którym pieniądze uciekają najbardziej:
- bonus kwartalny rozliczany zawsze z opóźnieniem i sporami,
- budżet regionu, którego wykorzystania nie widać do końca miesiąca,
- akcja promocyjna, po której nie wiadomo, czy się opłaciła,
- klient z cennikiem indywidualnym i kilkoma dodatkowymi rabatami.
Krok po kroku opisuje to wdrożenie w jednym regionie. Kryteria wyboru narzędzia zebraliśmy w tekście jak wybrać program do trade marketingu.
Jak to wygląda w różnych branżach
Producent sprzedający do sieci ma inne problemy niż dystrybutor czy operator logistyczny. Opisaliśmy je osobno: trade marketing w produkcji, w handlu i sieciach placówek oraz w logistyce i dystrybucji.
Typowe pytania, które zadaje zarząd
Gdy warunki handlowe są zapisane w jednym miejscu, na pytania zarządu odpowiada się raportem, a nie rozmowami po działach.
- Ile kosztują nas dziś wszystkie bonusy i rabaty? Suma kosztu warunków z podziałem na klientów, produkty i regiony.
- Którzy klienci są tuż pod progiem bonusowym? Odpowiedź decyduje, czy warto rozmawiać o większym zamówieniu, czy lepiej poczekać na nowy okres.
- Czy ta akcja się opłaciła? Porównanie obrotu z kosztem rabatów, gratisów i bonusów, a nie sam wzrost sprzedaży.
- Czy region nie przekroczy budżetu? Wykorzystanie środków w stosunku do planu, zanim pojawi się przekroczenie.
Z punktu widzenia CFO ma to jeszcze jedną zaletę: zobowiązania z tytułu bonusów narastają w widocznym tempie. Nie ma nagłego kosztu na koniec roku, którego nikt nie zaplanował. W sprawach ujęcia księgowego takich zobowiązań ostatnie słowo należy do księgowego firmy.
Najczęstsze błędy przy porządkowaniu warunków
Firmy, które zaczynają porządkować promocje, zwykle powtarzają kilka pomyłek. Pierwsza to próba wprowadzenia wszystkiego naraz: wszystkich klientów, wszystkich cenników i wszystkich akcji z ostatnich lat. Efekt to miesiące przygotowania danych i zmęczenie zespołu. Druga to pomijanie handlowców: system, który widzi tylko dział finansowy, nie zmieni sposobu ustalania warunków. Trzecia to brak jednego właściciela procesu, który zatwierdza zmiany warunków i dba o to, żeby nic nie żyło poza systemem. Więcej o pułapkach rozliczeń piszemy w artykule błędy w rozliczaniu promocji.
Pokaż na własnych danych
Najlepszy test to jedna realna akcja z Twojego arkusza: budżet, warunki, obrót i bonus. Na demo wczytamy je tak, żebyś zobaczył koszt i wynik w jednym widoku. Możesz też zajrzeć do strony {{trade-marketing|Remanently Trade Marketing}} albo od razu umówić rozmowę.
Najczęstsze pytania
Czym różni się program do rozliczania promocji od zwykłego arkusza?
Arkusz przechowuje liczby, ale nie pilnuje budżetu, progów ani powiązania klienta z akcją. Program trzyma warunki w jednym miejscu, liczy realizację na podstawie obrotów i pokazuje koszt obok wyniku.
Czy program zastępuje ERP?
Nie. ERP nadal prowadzi dokumenty sprzedaży i księgowość. Program do trade marketingu korzysta z danych o obrotach i na ich podstawie rozlicza warunki handlowe.
Czy da się wczytać dane z Excela?
W Remanently Trade Marketing obroty i cenniki mogą być importowane z istniejących danych, bez ręcznego przepisywania. Ta funkcja należy do pakietu QUICK START i wyższych.
Czy płacę za klientów i sklepy uczestniczące w promocjach?
Nie. Liczba użytkowników w pakiecie dotyczy osób zarządzających procesem. Klienci, sklepy, partnerzy i dystrybutorzy nie są automatycznie kolejnymi płatnymi użytkownikami.
Od czego zacząć w firmie, która liczy wszystko w Excelu?
Od jednej akcji, bonusu albo budżetu. Zapisz warunki, wczytaj obrót, policz koszt i wynik. Dopiero gdy ten fragment działa, dodawaj kolejne.
Zobacz rozliczenie promocji na swoich danych
Pokażemy na krótkim demo, jak jedna Twoja akcja, bonus lub budżet wygląda w Remanently Trade Marketing. Wystarczy arkusz, który dziś prowadzicie.
Moduł: Remanently Trade Marketing (TPM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij