- Promocje i rozliczenia · TPM
- Dyrektor zakładu / Operacyjny, Menedżer operacyjny, CFO / Finanse, Dyrektor IT / CTO
- Produkcja, Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny
Wdrożenie trade marketingu w jednym regionie: plan na pierwsze tygodnie
W skrócie
Wdrożenie trade marketingu najlepiej zacząć w jednym regionie z kilkunastoma klientami. Plan obejmuje wybór regionu, spisanie warunków, przygotowanie obrotów i cenników, zapis w systemie, pierwsze rozliczenie na danych historycznych i bieżący przegląd. Sukces ocenia się prostymi kryteriami: zgodność wyliczeń z dotychczasowym rozliczeniem i widoczność budżetu. Dopiero potem dodaje się kolejne regiony.
Dlaczego jeden region
Wdrożenie w całej firmie od razu oznacza spór o definicje, setki klientów do wprowadzenia i zniechęcenie zespołu, zanim pojawi się pierwszy wynik. Wdrożenie w jednym regionie jest małym projektem z widocznym efektem: po kilku tygodniach kierownik widzi budżet i bonusy swoich klientów w jednym miejscu. Pozostałe regiony przejmą gotowe zasady, a nie będą ich wymyślać od nowa.
Przy wyborze regionu pomaga kilka kryteriów: rozsądna liczba klientów (kilkunastu do kilkudziesięciu), zróżnicowane warunki (żeby przetestować różne rodzaje promocji), kierownik zainteresowany zmianą oraz dostępność danych o obrotach.
Plan w sześciu krokach
- Przygotowanie (tydzień 1). Wybór regionu, powołanie dwóch osób: właściciela warunków (sprzedaż) i właściciela liczb (controlling lub księgowość).
- Spisanie warunków (tygodnie 1-2). Dla każdego klienta regionu: cennik, rabaty, bonusy, progi, akcje w toku. Według wzoru z artykułu warunki handlowe: wzór arkusza.
- Dane (tygodnie 2-3). Obroty z dwóch ostatnich kwartałów, cenniki i lista produktów w jednym układzie. Dane są największą pracą w całym projekcie.
- Zapis w systemie (tygodnie 3-4). Wprowadzenie budżetów, cenników, warunków i klientów, wczytanie obrotów.
- Próba na danych historycznych (tydzień 4-5). Naliczenie bonusów za ostatni kwartał i porównanie z tym, co faktycznie rozliczono.
- Praca bieżąca (od tygodnia 6). Miesięczny przegląd wykorzystania budżetu i progów, pierwsze rozliczenie na żywo.
Terminy są orientacyjne i zależą od jakości danych oraz liczby klientów. Nie są obietnicą czasu wdrożenia: właściwy harmonogram ustala się po obejrzeniu Waszych danych.
Role w projekcie
| Rola | Zadanie | Zaangażowanie |
|---|---|---|
| Właściciel warunków | Spisuje i zatwierdza warunki, rozstrzyga wątpliwości | Duże na początku, potem cykliczne |
| Właściciel liczb | Przygotowuje obroty, sprawdza wyliczenia | Duże przy danych i próbie historycznej |
| Kierownik regionu | Zgłasza przypadki, korzysta z budżetu | Regularne |
| Handlowcy | Dostarczają ustalenia spoza umów | Krótkie, ale kluczowe |
| IT | Wspiera eksport obrotów i dostęp | Niewielkie na starcie |
Przygotowanie danych bez bólu
Najwięcej problemów powodują dane. Kilka zasad ułatwia pracę:
- jeden plik obrotów z kolumnami: klient, produkt, okres, wartość, ilość,
- jedna lista produktów z przypisaniem do grup, bo od niej zależą warunki struktury,
- jedna definicja obrotu (netto po korektach), zapisana na pierwszej stronie,
- cenniki w osobnych arkuszach: centralny i indywidualne,
- lista wyjątków znanych handlowcom, ale niezapisanych nigdzie.
{{trade-marketing|Remanently Trade Marketing}} pozwala importować obroty i cenniki z Excela, więc na początku nie jest potrzebna integracja z ERP: wystarczy okresowy eksport. Import z Excela, cenniki centralne i indywidualne należą do pakietu QUICK START, opisanego w cenniku.
Kryteria sukcesu pilotażu
- Wyliczone bonusy za ostatni kwartał zgadzają się z rozliczonymi albo każda różnica ma wyjaśnienie.
- Kierownik regionu widzi wykorzystanie budżetu bez pytania finansów.
- Zestawienie klientów bliskich progowi jest dostępne w ciągu minut.
- Koszt warunków względem obrotu jest policzony dla wszystkich klientów regionu.
- Pierwsze rozliczenie na żywo zajęło wyraźnie mniej czasu niż poprzednie.
Warto zmierzyć czas rozliczenia przed wdrożeniem, żeby było z czym porównać. Wskaźnik kosztu opisujemy w tekście kontrola kosztu promocji względem obrotu.
Jak wygląda pierwszy miesiąc pracy bieżącej
Po uruchomieniu na żywo rytm pracy jest prosty. Na początku miesiąca właściciel liczb wczytuje obroty z poprzedniego miesiąca. Kierownik regionu przegląda listę klientów, którzy zbliżają się do progów, i rozmawia z handlowcami o zamówieniach. W połowie miesiąca przegląda wykorzystanie budżetu i rezerwacje. Pod koniec kwartału powstaje zestawienie bonusów. Po pierwszym kwartale zespół ocenia, co poprawić: czy definicje obrotu były jasne, czy handlowcy zgłaszają ustalenia w terminie, czy raporty odpowiadają na pytania kierownika.
Komunikacja z klientami
Uporządkowanie warunków nie powinno zaskoczyć klientów. Jeśli po drodze okazuje się, że wcześniejsze naliczenia były nieprawidłowe, sposób poinformowania odbiorcy trzeba ustalić z dyrekcją i w razie potrzeby z prawnikiem. Pozytywną stroną jest to, że klient dostaje czytelne zestawienie realizacji progów, którego wcześniej nie miał.
Zakres pierwszego etapu
Żeby pilotaż nie utonął w szczegółach, warto świadomie ograniczyć zakres: jeden region, dwa kwartały historii, trzy rodzaje warunków, na przykład rabat stały, bonus za obrót z progami i jedna akcja promocyjna. Bonusy za strukturę zakupów, budżety klientów czy warunki obejmujące kilka podmiotów można dodać w drugim etapie, gdy podstawy działają. Taka kolejność pozwala szybko zobaczyć pierwszy wynik i zebrać opinie użytkowników, zanim zespół przyzwyczai się do nowych nawyków.
Co może pójść nie tak
- warunki spisane niepełnie, bo handlowcy nie dostarczyli ustaleń spoza umów,
- obroty z różnych źródeł nie zgadzają się, a nikt nie rozstrzygnął, które obowiązuje,
- pilotaż rozrasta się o kolejne regiony, zanim pierwszy działa,
- brak właściciela, więc decyzje czekają tygodniami,
- system wypełniany tylko przez jedną osobę, a reszta zespołu go nie widzi.
Podobne pułapki opisuje artykuł błędy w rozliczaniu promocji.
Po pilotażu: skalowanie
Gdy pierwszy region działa, kolejne wdrażane są szybciej, bo definicje, układy plików i zasady zatwierdzania już istnieją. Kolejnym krokiem bywa rozszerzenie zakresu: budżety klientów obok budżetu regionu, bonusy za strukturę, a przy grupach zakupowych bonusy parasolowe. Zakres dostępnych funkcji zależy od pakietu. Całość procesu opisuje przewodnik program do rozliczania promocji.
Jeśli chcesz zaplanować pilotaż dla swojego regionu, umów rozmowę i przynieś listę klientów oraz arkusz ostatniego rozliczenia bonusów.
Najczęstsze pytania
Ile klientów powinien obejmować pilotaż?
Zwykle od kilkunastu do kilkudziesięciu, o zróżnicowanych warunkach. Mniej nie przetestuje różnych przypadków, a więcej wydłuży przygotowanie danych.
Czy wdrożenie wymaga integracji z ERP?
Na starcie nie. Remanently Trade Marketing pozwala importować obroty i cenniki z Excela, więc wystarczy okresowy eksport z ERP.
Kto powinien prowadzić projekt?
Dwie osoby: właściciel warunków po stronie sprzedaży i właściciel liczb po stronie controllingu lub księgowości. Wsparcie IT jest potrzebne głównie do eksportu danych.
Jak ocenić, czy pilotaż się udał?
Po zgodności wyliczonych bonusów z rozliczonymi, widoczności budżetu bez pytania finansów i skróceniu czasu rozliczenia względem poprzedniego okresu.
Kiedy dodawać kolejne regiony?
Po pierwszym rozliczeniu na żywo i spisaniu zasad, które zadziałały. Wtedy kolejne regiony korzystają z gotowych definicji i układów plików.
Zaplanuj pilotaż dla jednego regionu
Na rozmowie przejdziemy przez klientów regionu, dostępne dane i zakres pierwszych tygodni wdrożenia Remanently Trade Marketing.
Moduł: Remanently Trade Marketing (TPM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij