- Promocje i rozliczenia · TPM
- Dyrektor IT / CTO, CFO / Finanse, Dyrektor zakładu / Operacyjny, Menedżer operacyjny
- Produkcja, Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny
TPM, CRM i ERP: który system odpowiada za co w sprzedaży B2B
W skrócie
ERP prowadzi dokumenty, stany i księgowość, CRM trzyma historię relacji z klientem i potencjał sprzedaży, a TPM zapisuje warunki handlowe i liczy ich koszt. Żaden z nich nie zastępuje pozostałych, bo odpowiadają na inne pytania. TPM korzysta z obrotów z ERP, a z CRM dostaje wiedzę, gdzie klient może kupować więcej. W Remanently moduły można wdrażać etapami.
Trzy systemy, trzy różne pytania
W firmie sprzedającej B2B zwykle działa ERP, często jest CRM, a czasem pojawia się także system do promocji. Użytkownicy mylą je, bo wszystkie trzy dotyczą klientów i sprzedaży. Różnią się tym, na jakie pytanie odpowiadają.
| System | Główne pytanie | Typowe dane |
|---|---|---|
| ERP | Co zostało sprzedane, kupione i zaksięgowane? | Zamówienia, faktury, stany magazynowe, księgi |
| CRM | Kim jest klient i co jeszcze możemy mu sprzedać? | Kontakty, spotkania, szanse, historia zakupów |
| TPM | Na jakich warunkach sprzedajemy i ile to kosztuje? | Budżety, cenniki, rabaty, bonusy, koszt akcji |
Co robi ERP i czego nie robi
ERP jest kręgosłupem rozliczeń. Rejestruje zamówienie, wydanie towaru, fakturę i płatność. Ma kartoteki produktów i klientów, a często także podstawowe cenniki oraz proste rabaty. Typowo słabo radzi sobie z warunkami, które zależą od przyszłego obrotu, jak bonus kwartalny z kilkoma progami, albo z warunkami obejmującymi wiele podmiotów. Taki bonus nie istnieje w momencie sprzedaży. Powstaje dopiero po zsumowaniu okresu.
Dlatego rozliczenia bonusowe często przenoszą się do arkusza, który zasilany jest eksportem z ERP. Arkusz działa, dopóki ktoś go pilnuje.
Co robi CRM i czego nie robi
CRM gromadzi wiedzę o relacji: kto jest decydentem, kiedy odbyło się ostatnie spotkanie, jakie zadania czekają na handlowca, jakie szanse są otwarte. W wersji B2B potrafi też zestawić zakupy podobnych klientów i wskazać, czego dany klient jeszcze nie kupuje. To bardzo użyteczne przy planowaniu rozwoju sprzedaży.
CRM nie odpowiada jednak na pytanie, ile kosztuje uruchomienie tego potencjału. Handlowiec widzi, że klient mógłby kupować dwie kolejne kategorie. Nie widzi, ile kosztowałby rabat potrzebny do przekonania go ani czy po takim rabacie transakcja nadal zarabia.
Co robi system TPM
System TPM wchodzi dokładnie tam, gdzie kończą się dwa pozostałe. Przechowuje budżety i warunki handlowe, liczy bonusy na podstawie obrotu i pokazuje koszt akcji. Typowy zestaw obejmuje:
- budżety przypisane do organizacji, regionu lub klienta,
- cenniki centralne i indywidualne,
- rabaty procentowe, kwotowe i gratisy,
- bonusy z progami,
- zestawienie obrotu z warunkami,
- raport opłacalności akcji.
Nie wystawia faktur i nie prowadzi księgi głównej. Wynik jego pracy, na przykład zestawienie bonusu należnego klientowi, jest podstawą do dokumentów, które wystawia dział finansowy. Szerszy opis metody jest w artykule czym jest trade marketing i TPM.
Jak dane przepływają między systemami
- ERP rejestruje sprzedaż, a obrót klienta za okres trafia do TPM, np. jako import z Excela.
- TPM zestawia obrót z warunkami i liczy, które progi zostały osiągnięte.
- Wynik, czyli należny bonus lub koszt akcji, wraca do działu finansowego jako podstawa rozliczenia w ERP.
- CRM podpowiada, którzy klienci mają potencjał wzrostu, a TPM pozwala sprawdzić, na jakich warunkach ten wzrost będzie opłacalny.
W praktyce pierwszy krok bywa najprostszy: eksport obrotów z ERP do pliku i import do modułu. {{trade-marketing|Remanently Trade Marketing}} pozwala importować obroty i cenniki z Excela, dzięki czemu start nie wymaga budowania integracji. Dla organizacji, które potrzebują integracji i indywidualizacji, przygotowywana jest konfiguracja Enterprise.
Połączenie CRM i Trade Marketing w Remanently
CRM pokazuje, gdzie można sprzedać więcej. Trade Marketing pokazuje, czy warto robić to na zaproponowanych warunkach. Handlowiec widzi lukę zakupową klienta, a następnie ustala z nim akcję, której koszt jest policzony i mieści się w budżecie. Na koniec okresu zestawia się wzrost obrotu z kosztem warunków i sprawdza, czy zamysł się sprawdził. Obie warstwy można uruchamiać etapami, zaczynając od tej, której brak boli bardziej.
Jak nie pomylić ról systemów w projekcie
W projektach zdarza się, że zespół próbuje dopisać do ERP kolejne pola na bonusy albo rozbudować CRM o rozliczenia. Skutkiem są niestandardowe modyfikacje, które trudno utrzymać. Prostsza zasada: ERP zostaje źródłem faktów o sprzedaży, CRM źródłem wiedzy o relacji, a warunki i ich koszt mają własne miejsce. Dzięki temu zmiana skali rabatowej nie wymaga prac programistycznych w systemie księgowym, a rozliczenie bonusu nie zależy od tego, czy handlowiec uzupełnił notatkę w CRM.
Przykład z codziennej pracy
Handlowiec widzi w CRM, że sieć regionalna kupuje u nas karmę, ale nie kupuje akcesoriów, które kupują podobne sieci. W TPM sprawdza, jaki bonus dotyczy tej sieci i ile zostało z jej budżetu. Proponuje gratis do pierwszego zamówienia akcesoriów oraz próg bonusowy za strukturę zakupów. Po kwartale ERP pokazuje obroty, a TPM zestawia je z kosztem gratisu i bonusu. Każdy system robi swoją część, a wniosek powstaje z połączenia ich wyników.
W obu branżach, w których te trzy systemy spotykają się najczęściej, układ wygląda podobnie. Szczegóły dla producentów opisuje tekst o trade marketingu w produkcji, a dla hurtowni i sieci artykuł o trade marketingu w handlu. Moduł jest opisany na stronie {{trade-marketing|Remanently Trade Marketing}}.
Pytania IT i finansów przed wdrożeniem
Dział IT zwykle pyta o źródło danych i częstotliwość wymiany. Na pierwszym etapie wystarczy okresowy eksport obrotów z ERP. Finansowe pytania dotyczą tego, kto zatwierdza warunki i jak wynik trafia do księgowania. Dobrze jest wskazać jedną osobę odpowiedzialną za warunki i jedną za rozliczenie, a granicę między nimi zapisać w procedurze. Kryteria porównania narzędzi opisaliśmy w tekście jak wybrać program do trade marketingu, a całość tematu w przewodniku program do rozliczania promocji.
Najczęstsze pytania
Czy ERP nie wystarczy do rozliczania bonusów?
Często liczy proste rabaty, ale słabo radzi sobie z warunkami zależnymi od obrotu za cały okres, z wieloma progami albo obejmującymi kilka podmiotów. Takie rozliczenia trafiają wtedy do arkuszy.
Czy CRM może liczyć promocje?
CRM wskazuje potencjał klienta i prowadzi relację, ale nie jest narzędziem do zapisu budżetów, progów bonusowych i kosztu akcji. Do tego służy warstwa TPM.
Czy TPM wymaga integracji z ERP?
Nie na starcie. Obroty można wczytać z Excela, a integracje i indywidualne wymagania obsługuje konfiguracja Enterprise.
Kto powinien być właścicielem TPM w firmie?
Najczęściej dział sprzedaży lub trade marketingu, przy udziale controllingu i księgowości, które odpowiadają za sposób liczenia i rozliczenia.
Czy moduły można wdrażać osobno?
Tak. CRM i Trade Marketing w Remanently można uruchamiać etapami, zaczynając od tego procesu, w którym brakuje najwięcej informacji.
Sprawdź, jak dane z ERP zasilą rozliczenie
Na demo weźmiemy eksport obrotów z Waszego ERP i pokażemy, jak w Remanently Trade Marketing powstaje rozliczenie warunków dla klienta.
Moduł: Remanently Trade Marketing (TPM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij