- Majątek i wyposażenie · EAM
- Menedżer operacyjny, Księgowość / Analityka, Dyrektor IT / CTO, Kierownik zespołu / Brygadzista
- Usługi i biura, Produkcja, Handel i sieci placówek, Budownictwo i serwis, Sektor publiczny
Przekazanie majątku przy odejściu pracownika: lista kontrolna i protokół
W skrócie
Przekazanie majątku przy odejściu pracownika wymaga trzech rzeczy: listy wszystkiego, co jest przypisane do tej osoby, odebrania sprzętu z potwierdzeniem stanu i aktualizacji ewidencji. Dobrze zacząć jeszcze przed ostatnim dniem pracy. Poniżej lista kontrolna, kolejność działań, wskazówki, co zrobić z brakami, i sposób, jak ułatwić to ewidencją, która od początku zna użytkownika każdego składnika.
Dlaczego odejście pracownika to ryzykowny moment
Przez lata pracy człowiek gromadzi rzeczy firmy: laptop, telefon, klucze, kartę dostępu, narzędzia, odzież roboczą, a czasem krzesło, które przeniósł do swojego pokoju. W dniu odejścia nikt tego nie pamięta. Rozmowa ostatniego dnia kończy się podpisaniem obiegówki, a sprzęt leży w szufladzie albo zostaje w domu. Po kilku miesiącach w ewidencji nadal figuruje poprzedni użytkownik i nikt nie wie, gdzie jest składnik.
Zasady odpowiedzialności za powierzone mienie wynikają z przepisów i umów, więc w sprawach spornych skonsultuj je z prawnikiem. Poniżej strona organizacyjna: jak sprawnie odebrać to, co należy do firmy.
Lista kontrolna do zrobienia przed ostatnim dniem
- Wygeneruj listę składników przypisanych do osoby. Z ewidencji, nie z pamięci. Gdy ewidencja zna użytkownika, to kwestia jednego zapytania.
- Sprawdź obieg wydań. Narzędzia, odzież robocza, klucze, karty, sprzęt wydany na projekty.
- Zapytaj osobę i przełożonego, czy czegoś nie ma na liście: sprzęt pożyczony koledze, rzeczy w domu, w samochodzie.
- Ustal termin zwrotu. Najlepiej przed ostatnim dniem pracy, żeby zostało miejsce na poprawki.
- Zaplanuj odbiór sprzętu zdalnego. Kurier, odbiór osobisty albo spotkanie w biurze.
Odbiór w dniu zwrotu
- Porównaj stan z protokołem przekazania. Sprzęt, akcesoria, uwagi z dnia wydania.
- Sprawdź kompletność i działanie. Włącz urządzenie, policz akcesoria.
- Opisz uszkodzenia konkretnie, najlepiej ze zdjęciem.
- Spisz protokół zwrotu. Wzór opisuje tekst protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu. Podpisują obie strony.
- Zaktualizuj ewidencję. Zmień użytkownika albo status. Do czasu zmiany sprzęt figuruje u poprzednika.
- Zamknij dostępy. Konta, karty, klucze, tokeny. To zadanie IT i administracji, ale warto mieć je na tej samej liście.
Co z kluczami i odzieżą
Klucze i karty dostępu często nie są w ewidencji majątku, a w osobnym zeszycie. Mimo to mają znaczenie bezpieczeństwa, więc przy odejściu trzeba je odebrać i odnotować. Zasady opisuje tekst ewidencja kluczy. Odzież roboczą omawia ewidencja odzieży roboczej, a decyzję o odbiorze warto oprzeć na zasadach firmy i rodzaju odzieży.
Co zrobić z brakami
- Sprawdź, czy to nie błąd zapisu. Przeniesienie do innego pracownika bez protokołu, sprzęt w serwisie.
- Porozmawiaj z pracownikiem i przełożonym, a ustalenia zapisz.
- Zbierz dokumenty: protokół wydania, wcześniejsze zwroty, korespondencję.
- Zdecyduj o dalszych krokach razem z prawnikiem i księgowością, bo zależą od przepisów i umów.
- Zapisz decyzję przy składniku.
Ogólne zasady rozliczania różnic opisuje tekst różnice inwentaryzacyjne i ich rozliczanie.
Jak ułatwić to ewidencją
Cały proces jest szybki, jeśli ewidencja od początku zna użytkownika każdego składnika. W Remanently Assets majątek jest przypisany do lokalizacji, jednostki lub użytkownika, a historia przekazań jest zapisana przy składniku. Lista rzeczy odchodzącego pracownika to więc jedno zapytanie, a protokół zwrotu i zmiana użytkownika następują jednym obiegiem. Dla sprzętu wydawanego często, jak narzędzia, klucze i drobne wyposażenie, pomaga obieg wydań i zwrotów opisany w tekście program do ewidencji narzędzi i sprzętu. Remanently nie zastępuje przy tym księgi środków trwałych ani amortyzacji.
Przykład: odejście z dnia na dzień
Zdarza się, że pracownik odchodzi bez okresu wypowiedzenia albo przestaje przychodzić do pracy. Wtedy nie ma ostatniego dnia, w którym można spokojnie obejrzeć sprzęt. Dobrze mieć wtedy gotową listę rzeczy przypisanych do tej osoby i wyznaczoną osobę, która kontaktuje się w sprawie zwrotu. Listę wysyła się pracownikowi razem z propozycją terminu odbioru i wskazaniem miejsca. Jeśli sprzęt jest u niego w domu, ważne jest potwierdzenie odbioru przez kuriera albo odbiór osobisty z protokołem. Dopóki zwrot nie nastąpi, ewidencja pokazuje, że składnik jest u użytkownika, więc nikt nie przypisze go komuś innemu.
Kto za co odpowiada
Przełożony odpowiada za terminowy zwrot i obecność przy odbiorze. Administracja albo IT za protokół i aktualizację ewidencji. Dział kadr za informację, że sprawa odejścia jest w toku. Księgowość za to, co wynika z braków. Dobrze zapisać te role w krótkiej procedurze, żeby przy każdym odejściu działać według tego samego schematu, a nie od nowa.
Odejście a praca zdalna
Przy pracy zdalnej sprzęt jest fizycznie poza biurem, więc zwrot wymaga organizacji. Warto ustalić z pracownikiem sposób odbioru: kurier z potwierdzeniem, odbiór osobisty albo oddanie w najbliższym biurze firmy. Koszty i odpowiedzialność za transport ustala się według zasad firmy. Po otrzymaniu paczki ktoś sprawdza zawartość z listą z ewidencji i spisuje protokół. Dopiero wtedy zwrot jest zamknięty.
Odejście kierownika i przekazanie odpowiedzialności za lokalizację
Osobny przypadek to odejście osoby, która odpowiada za cały zakres: salę, magazyn, dział. Następca nie dostaje tylko sprzętu osobistego poprzednika, ale także odpowiedzialność za składniki w lokalizacji. Dobrze wtedy zrobić krótki spis zakresu razem z nową osobą, żeby od początku wiedziała, co ma i gdzie to stoi. Wynik spisu wpisuje się jako podstawę odpowiedzialności. Przy okazji wychodzą różnice, które nowa osoba nie powinna dziedziczyć bez wyjaśnienia.
Więcej o całym module: program do ewidencji majątku i wyposażenia i Remanently Assets. Na demo pokażemy listę sprzętu przypisanego do osoby i protokół zwrotu na przykładzie Twojej firmy.
Najczęstsze pytania
Jak odebrać sprzęt od odchodzącego pracownika?
Wygeneruj listę składników przypisanych do osoby, ustal termin zwrotu, porównaj stan z protokołem przekazania i spisz protokół zwrotu. Na końcu zaktualizuj ewidencję.
Co powinna zawierać lista kontrolna przy odejściu?
Sprzęt IT, narzędzia, klucze, karty dostępu, odzież roboczą, sprzęt wydany na projekty oraz dostępy do systemów.
Co zrobić, gdy pracownik nie oddaje sprzętu?
Zbierz dokumenty (protokół wydania, korespondencję) i zdecyduj o dalszych krokach z prawnikiem i księgowością, bo zależą od przepisów i umów.
Jak ułatwić ten proces?
Prowadzić ewidencję z użytkownikiem przy każdym składniku, żeby lista rzeczy pracownika była jednym zapytaniem, a zwrot i zmiana użytkownika następowały jednym obiegiem.
Czy trzeba robić protokół, gdy pracownik oddaje wszystko bez uwag?
Warto, bo podpis potwierdza, że sprzęt wrócił kompletny i sprawny, a ewidencja przestaje wskazywać poprzedniego użytkownika.
Chcesz mieć listę sprzętu odchodzącego pracownika w kilka sekund?
Pokażemy przypisanie sprzętu do osoby i protokół zwrotu na przykładzie Twojego zespołu.
Moduł: Remanently Assets (EAM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij