- Narzędzia i sprzęt · TDM
- Menedżer operacyjny, Księgowość / Analityka, Dyrektor IT / CTO, Kierownik zespołu / Brygadzista
- Usługi i biura, Produkcja, Budownictwo i serwis, Logistyka i magazyny
Protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu: wzór i kiedy go stosować
W skrócie
Protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu dokumentuje obie strony przekazania: oddanie i odbiór. Stosuje się go przy zwrocie sprzętu, zmianie użytkownika, zakończeniu współpracy lub wypożyczeniu. Najważniejsze jest porównanie stanu z chwili wydania ze stanem po zwrocie. Poniżej znajdziesz układ dokumentu i wskazówki, jak go prowadzić.
Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu?
To dokument, w którym jedna strona sprzęt zdaje, a druga odbiera, a obie potwierdzają jego stan. W praktyce nazwa obejmuje zarówno przekazanie sprzętu pracownikowi, jak i jego zwrot do firmy. Najczęściej używa się go wtedy, gdy ważne jest porównanie stanu przed i po użytkowaniu.
Czym różni się od protokołu przekazania?
Protokół przekazania opisuje moment wydania: kto dostał jaki sprzęt i w jakim stanie. Protokół zdawczo-odbiorczy dopisuje drugą połowę: zwrot, stan po użytkowaniu i uwagi o brakach. Dobrze działa para dokumentów: przy wydaniu protokół przekazania, przy zwrocie zdawczo-odbiorczy z odwołaniem do numeru pierwszego.
Kiedy sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy?
- przy zwrocie sprzętu przez odchodzącego pracownika,
- przy zmianie użytkownika lub działu,
- przy zakończeniu wypożyczenia sprzętu klientowi,
- po zakończeniu projektu, do którego wydano sprzęt,
- przy przekazaniu sprzętu do serwisu i po jego powrocie.
Układ dokumentu
PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY SPRZĘTU nr ……… / ………
Dotyczy protokołu przekazania nr: ………… z dnia: …………
| Zdający | …………………………………………… |
|---|---|
| Odbierający | …………………………………………… |
| Data i miejsce zwrotu | …………………………………………… |
| Sprzęt (nazwa, numer ewidencyjny) | Stan przy wydaniu | Stan po zwrocie | Braki i uszkodzenia |
|---|---|---|---|
Ustalenia dotyczące braków lub uszkodzeń: ……………………………………………………
| Podpis zdającego | Podpis odbierającego |
|---|---|
Jak zapisać stan sprzętu przy zwrocie
- Otwórz protokół przekazania i porównaj stan punkt po punkcie.
- Sprawdź akcesoria z listy wydania. Brak każdego wpisz osobno.
- Nowe uszkodzenia opisz konkretnie i, jeśli to możliwe, zrób zdjęcie.
- Poproś o podpis obu stron, także gdy nie ma uwag, bo wtedy podpis potwierdza, że sprzęt wrócił kompletny.
- Zapisz zwrot w ewidencji, żeby sprzęt przestał figurować u poprzedniego użytkownika.
Co zmienia aplikacja?
Gdy zwrotów jest dużo, najtrudniej jest znaleźć protokół wydania i porównać go ze stanem. W Remanently Tools sprzęt identyfikujesz przez QR, kod kreskowy lub RFID, rejestrujesz zwrot, oceniasz stan i widzisz historię odpowiedzialności przy tym konkretnym zasobie. Dokument i podpis pozostają przy sprzęcie, więc nie szukasz ich w segregatorze.
Najczęstsze pytania
Czy protokół zdawczo-odbiorczy i protokół przekazania to to samo?
Nie do końca. Protokół przekazania dokumentuje wydanie sprzętu. Protokół zdawczo-odbiorczy obejmuje także zwrot i porównanie stanu. W wielu firmach używa się obu nazw zamiennie, ważne jest, co dokument faktycznie zawiera.
Kto powinien podpisać protokół zdawczo-odbiorczy?
Osoba zdająca sprzęt i osoba go odbierająca. W firmie często odbiera przełożony, administrator sprzętu albo magazynier.
Co zrobić, gdy sprzęt wraca uszkodzony?
Opisz uszkodzenie w protokole, najlepiej ze zdjęciem, i porównaj ze stanem z wydania. Dalsze kroki, w tym ewentualna odpowiedzialność pracownika, zależą od przepisów i umów, więc w spornych sprawach skonsultuj je z prawnikiem.
Czy trzeba sporządzać protokół, gdy sprzęt wraca bez uwag?
Warto, bo podpis potwierdza, że sprzęt wrócił kompletny i sprawny. Dzięki temu po czasie nie pojawia się pytanie, czy zwrot w ogóle miał miejsce.
Chcesz mieć wydanie i zwrot sprzętu w jednym miejscu?
Pokażemy rejestrację zwrotu i ocenę stanu sprzętu na przykładzie Twojego wyposażenia.
Moduł: Remanently Tools (TDM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij