Opisz oczekiwany wynik
Zadanie „kontakt z klientem” jest mniej użyteczne niż wskazanie, co rozmowa ma wyjaśnić. Podobnie „przygotować ofertę” potrzebuje zakresu wynikającego z uzgodnionej potrzeby.
Nie chodzi o długi opis. Osoba podejmująca pracę powinna rozumieć, kiedy można uznać ją za wykonaną i gdzie znajduje się kontekst sprawy.
Wskaż prowadzącego i moment działania
Właściciel zadania nie musi sam wykonywać każdej czynności, ale odpowiada za doprowadzenie sprawy do kolejnego kroku. Przy przekazaniu innej osobie potrzebne jest czytelne przejęcie.
Termin powinien wynikać z uzgodnienia lub planu, nie z domyślnej daty w formularzu. Jeśli działanie czeka na dane, trzeba wiedzieć, kto sprawdza ich otrzymanie.
Zachowaj wynik po zakończeniu
Odhaczenie nie powinno usuwać informacji, co uzyskano. Warto wskazać odpowiedź, decyzję albo nowy uzgodniony krok. Dzięki temu kolejna osoba nie rozpoczyna ponownie tej samej pracy.
Dla kierownika operacyjnego czytelne zadania ograniczają konieczność ciągłego dopytywania. CRM łączy je z klientem i historią kontaktu. Wartość przypomnienia zależy od tego, czy pod nim znajduje się zrozumiały cel oraz osoba, która rzeczywiście prowadzi sprawę.