Zachowaj potrzebę i jej kontekst
Przydatny zapis wskazuje, co klient chce zmienić oraz z jakiego powodu temat pojawił się teraz. Ważne mogą być wymagania, ograniczenia i proces podejmowania decyzji.
Nie trzeba przepisywać całej rozmowy. Lepiej oddzielić potwierdzone informacje od przypuszczeń handlowca. Zdanie „klient planuje uruchomienie nowej lokalizacji” ma inne znaczenie niż „prawdopodobnie będzie się rozwijał”.
Ustalenie powinno prowadzić do działania
Jeżeli uzgodniono ofertę, warto wskazać zakres i osobę, która ma ją przygotować. Jeśli klient obiecał dane, potrzebny jest termin oraz informacja, kto wróci do kontaktu.
Zadanie nie powinno ginąć wewnątrz długiego akapitu. Oddzielny zapis działania z właścicielem i terminem ułatwia kontrolę bez ponownego czytania całej historii.
Sprawdź notatkę z perspektywy zastępstwa
Czy inna osoba potrafi na jej podstawie przejąć kolejną rozmowę? Powinna rozumieć potrzebę, ostatnie uzgodnienie i najbliższy krok. Jeżeli musi zadzwonić do autora, część wiedzy nadal pozostaje poza wspólnym zapisem.
Dla kierownika zespołu taka notatka jest podstawą ciągłości obsługi. CRM zachowuje historię kontaktu, ale jej użyteczność zależy od zapisania informacji, które pomagają podjąć kolejne działanie.