- Promocje i rozliczenia · TPM
- Menedżer operacyjny, Dyrektor zakładu / Operacyjny, CFO / Finanse, Właściciel / Prezes
- Produkcja, Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny
Raport z akcji promocyjnej: wzór do wydruku i instrukcja wypełnienia
W skrócie
Raport z akcji promocyjnej to jednostronicowy dokument, który zestawia cel, obrót, koszt i wynik akcji oraz wnioski na przyszłość. Nie ma urzędowego wzoru, więc ważne, żeby porównywał założenia z realizacją. Dobry raport powstaje w ciągu kilku dni po zakończeniu akcji. Wzór do wydruku i instrukcja wypełnienia są w dalszej części. Przy wielu akcjach lepiej prowadzić raporty w systemie.
Po co raport z akcji
Po zakończeniu promocji emocje opadają i zespół przechodzi do następnej. Bez raportu wiedza o tym, co zadziałało, zostaje w głowach kilku osób. Za rok, planując podobną akcję, ktoś zadaje te same pytania i popełnia te same błędy. Raport jest krótką pamięcią firmy: zapisuje założenia, wynik i wniosek, tak żeby kolejna akcja mogła na nim bazować.
Dokument jest wewnętrzny i nie ma jednego urzędowego wzoru. Powinien być na tyle krótki, żeby ktoś go rzeczywiście wypełnił, i na tyle konkretny, żeby dało się go porównać z innymi akcjami.
Co powinien zawierać raport
- nazwa akcji, okres, klienci i produkty objęte promocją,
- cel zapisany przed startem, z wartością bazową i docelową,
- warunki: rodzaj promocji, rabaty, gratisy, bonusy, progi,
- plan i realizację obrotu oraz wolumenu,
- koszt akcji w podziale na składniki,
- wynik: dodatkowy obrót, marża, wskaźnik kosztu względem obrotu,
- efekt po akcji: czy sprzedaż w kolejnych tygodniach nie spadła poniżej bazy,
- wnioski i decyzja: powtórzyć, zmienić, zakończyć.
Wzór raportu do wydruku
RAPORT Z AKCJI PROMOCYJNEJ nr ……… / ………
| Nazwa akcji | …………………………………………… |
|---|---|
| Okres akcji | od ………………… do ………………… |
| Klienci / region | …………………………………………… |
| Produkty / kategorie | …………………………………………… |
| Cel akcji (wartość bazowa → docelowa) | …………………………………………… |
| Warunki (rodzaj, wartość, progi) | …………………………………………… |
| Wskaźnik | Plan | Realizacja | Różnica |
|---|---|---|---|
| Obrót w okresie akcji | |||
| Wolumen (szt., kg, palety) | |||
| Koszt rabatów | |||
| Koszt gratisów | |||
| Koszt bonusów | |||
| Pozostałe koszty | |||
| Koszt łącznie | |||
| Koszt jako % obrotu | |||
| Dodatkowa marża po kosztach akcji | |||
| Obrót w okresie po akcji (4 tygodnie) |
Ocena: ☐ cel osiągnięty ☐ częściowo ☐ nieosiągnięty
Wnioski i decyzja (powtórzyć / zmienić / zakończyć): ……………………………………………………………
| Sporządził (data, podpis) | Zatwierdził (data, podpis) |
|---|---|
Jak wypełnić raport krok po kroku
- Przepisz założenia z planu akcji. Cel, warunki i planowane liczby nie powinny być zmieniane po fakcie.
- Zbierz obrót z jednego źródła. Ta sama metoda dla planu, realizacji i okresu po akcji.
- Policz koszty według składników. Rabaty, gratisy, bonusy i inne wydatki osobno, żeby było widać, co kosztuje najwięcej.
- Wyznacz wskaźniki. Koszt jako odsetek obrotu oraz dodatkową marżę po kosztach. Metodę opisuje artykuł o kalkulacji opłacalności promocji.
- Sprawdź okres po akcji. Jeśli sprzedaż poniżej bazy, część wzrostu była przesunięciem zakupów.
- Oceń cel. Osiągnięty, częściowo albo nie, i krótko dlaczego.
- Zapisz decyzję. Jedna z trzech: powtórzyć, zmienić, zakończyć, wraz z uzasadnieniem.
Najczęstsze błędy w raportach
- raport pisany bez zapisanego wcześniej celu, więc cel dopasowuje się do wyniku,
- koszt bez bonusów, które pojawiają się dopiero po okresie,
- porównanie z niewłaściwą bazą, np. z miesiącem o innej sezonowości,
- brak okresu po akcji i wniosek, że akcja zadziałała, choć popyt został tylko przesunięty,
- zbyt długi dokument, którego nikt nie czyta,
- brak decyzji: raport kończy się opisem, a nie wnioskiem.
Więcej pułapek omawiamy w tekście błędy w rozliczaniu promocji, a o doborze celu w artykule cel akcji promocyjnej.
Przykład krótkiej oceny
Akcja z gratisem do zamówień linii X w regionie zachodnim trwała sześć tygodni. Planowany wzrost obrotu wynosił 20 procent, osiągnięto 14. Koszt akcji wyniósł niecałe 6 procent obrotu, czyli o pół punktu więcej niż planowano. Po akcji sprzedaż w ciągu czterech tygodni spadła o 5 procent poniżej bazy, co oznacza, że część wzrostu była przesunięciem zakupów. Ocena: cel osiągnięty częściowo. Decyzja: zmienić, czyli zawęzić gratis do klientów, którzy wcześniej nie kupowali linii X, i skrócić akcję. Takie pięć zdań w raporcie wystarczy, by za rok nikt nie musiał zaczynać od zera. Liczby są przykładowe.
Kto czyta raporty
Raport ma kilku odbiorców. Dyrektor handlowy szuka decyzji: powtarzać czy nie. Controlling sprawdza, czy koszty zostały policzone spójnie. Handlowcy chcą wiedzieć, czego się nauczyć przed kolejną rozmową z klientem. Zarząd interesuje suma wniosków z wielu akcji, więc warto raz na kwartał zebrać raporty w jedno zestawienie i zobaczyć, które typy promocji zwracają się najczęściej.
Skala dla klienta nowego i istniejącego
Dla klienta, który dopiero zaczyna współpracę, historia zakupów nie istnieje, więc pierwsze progi ustawia się na podstawie planu uzgodnionego w negocjacjach. Po dwóch okresach można je skorygować do rzeczywistości. Dla klienta istniejącego progi warto odnosić do jego dotychczasowego poziomu: bonus za wzrost względem poprzedniego okresu motywuje bardziej niż próg bezwzględny, który i tak został przekroczony rok temu. Takie podejście wymaga jednak zapisu obrotów z poprzednich okresów w tym samym miejscu, w którym liczy się bonus.
Jak komunikować skalę klientowi
Skala jest skuteczna tylko wtedy, gdy klient ją rozumie. Najlepiej pokazać ją na jednej stronie z prostym przykładem liczbowym i regularnie, raz w miesiącu, informować klienta o aktualnym poziomie. Klient, który wie, że brakuje mu 8 procent do kolejnego progu, podejmie decyzję o zamówieniu. Klient, który o skali dowiaduje się z noty po kwartale, odbiera ją jako rabat należny bez żadnej zasługi.
Raport w systemie
Przy kilku akcjach rocznie wystarczy wzór z wydruku. Gdy akcji jest kilkanaście, a każda dotyczy kilku klientów, ręczne zbieranie liczb zajmuje więcej czasu niż analiza. {{trade-marketing|Remanently Trade Marketing}} zestawia realizację celu, rozliczenie warunków i opłacalność: widzisz, czy klient lub akcja osiągnęli założony poziom, jakie bonusy i progi zostały uruchomione i ile kosztował wynik. Raporty realizacji celów są dostępne od pakietu FIRST, a rozbudowane raporty obrotów i kalkulacji w pakiecie TIME IS MONEY. Do akcji można dołączać załączniki, więc raport i dokumentacja są w jednym miejscu. Zakres opisuje cennik.
Całość procesu opisuje przewodnik program do rozliczania promocji. Jeśli chcesz zobaczyć, jak raport powstaje z danych akcji, umów demo.
Najczęstsze pytania
Czy istnieje urzędowy wzór raportu z akcji promocyjnej?
Nie. To dokument wewnętrzny, więc układ ustala firma. Ważne, by porównywał plan z realizacją i kończył się decyzją.
Kiedy sporządzać raport?
W ciągu kilku dni po zakończeniu akcji i rozliczeniu bonusów, ale z uwzględnieniem okresu po akcji, jeśli ma on wpływ na ocenę.
Kto powinien sporządzać raport?
Najczęściej kierownik akcji lub regionu przy udziale controllingu, a zatwierdza dyrektor handlowy. Dane o koszcie warto brać z jednego źródła.
Jak długi powinien być raport?
Jedna strona wystarcza. Dłuższy dokument rzadko jest czytany, a krótki da się porównać z raportami z innych akcji.
Czy system przygotowuje raport sam?
Remanently Trade Marketing zestawia realizację celu, rozliczenie warunków i opłacalność, a do akcji można dołączać załączniki i dokumentację.
Zobacz raport z akcji zbudowany z danych
Na demo weźmiemy jedną Twoją zakończoną akcję i pokażemy w Remanently Trade Marketing realizację celu, koszt i opłacalność w jednym zestawieniu.
Moduł: Remanently Trade Marketing (TPM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij