- Promocje i rozliczenia · TPM
- Menedżer operacyjny, Dyrektor zakładu / Operacyjny, CFO / Finanse, Księgowość / Analityka
- Produkcja, Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny
Warunki handlowe z klientem: jak je zapisywać i wzór arkusza do wydruku
W skrócie
Warunki handlowe to zbiór ustaleń z klientem: ceny, rabaty, bonusy, gratisy, terminy płatności i budżet na akcje. Zapisane w jednym arkuszu, z datami i osobą zatwierdzającą, pozwalają odtworzyć koszt współpracy bez przeszukiwania maili. Nie ma jednego urzędowego wzoru. Poniżej wzór do wydruku z instrukcją, a dla większej liczby klientów lepiej prowadzić ten zapis w programie.
Po co jeden arkusz warunków
Warunki handlowe z klientem powstają stopniowo. Cennik wynegocjowany przy pierwszej umowie, rabat z aneksu, gratis uzgodniony telefonicznie, bonus z maila handlowca. Po roku nikt nie ma pełnego obrazu. Arkusz warunków porządkuje to w jednym dokumencie na klienta: widać wszystko, co obowiązuje, od kiedy i kto to zatwierdził.
Taki arkusz nie zastępuje umowy. Umowa określa zobowiązania prawne, a arkusz jest narzędziem pracy handlowca, controllingu i księgowości, żeby warunki były widoczne i policzalne. Jeśli arkusz i umowa się różnią, pierwszeństwo ma umowa, a rozbieżność trzeba wyjaśnić.
Jakie elementy zapisywać
| Element | Co wpisać |
|---|---|
| Cennik | Centralny czy indywidualny, numer, okres ważności |
| Rabaty stałe | Rodzaj (procentowy, kwotowy), wartość, produkty, okres |
| Bonusy | Podstawa (obrót, ilość, struktura), próg, stawka, okres rozliczenia |
| Gratisy | Warunek przyznania i ilość produktu |
| Akcje promocyjne | Nazwa, termin, cel, budżet |
| Budżet klienta | Kwota przeznaczona na rozwój relacji w okresie |
| Zatwierdzenie | Kto, kiedy, na jakiej podstawie |
Wzór arkusza do wydruku
ARKUSZ WARUNKÓW HANDLOWYCH nr ……… / ………
| Klient (nazwa, identyfikator) | …………………………………………… |
|---|---|
| Opiekun handlowy / region | …………………………………………… |
| Obowiązuje od – do | …………………………………………… |
| Umowa lub aneks (numer, data) | …………………………………………… |
| Lp. | Rodzaj warunku | Zakres (produkty, kategorie) | Wartość / próg | Okres | Powód |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Cennik | ||||
| 2 | Rabat stały | ||||
| 3 | Bonus | ||||
| 4 | Gratis | ||||
| 5 | Akcja promocyjna |
| Budżet klienta w okresie | …………………………………………… |
|---|---|
| Maksymalny koszt warunków (% obrotu) | …………………………………………… |
| Termin przeglądu warunków | …………………………………………… |
| Opracował (data, podpis) | Zatwierdził (data, podpis) |
|---|---|
Jak wypełnić arkusz
- Zacznij od umowy. Przepisz numer i datę, a następnie zapisz ustalenia, które z niej wynikają.
- Dodaj aneksy i ustalenia mailowe. Każde odstępstwo od umowy dostaje własny wiersz z datą i powodem.
- Zapisz zakres. Dla każdego warunku wskaż produkty lub kategorie, których dotyczy, bo bez tego nie da się go rozliczyć.
- Wpisz progi i okresy. Bonus bez okresu rozliczeniowego jest zobowiązaniem bez końca.
- Podaj budżet i limit kosztu. Maksymalny koszt warunków jako odsetek obrotu daje punkt odniesienia dla przeglądu.
- Zatwierdź i ustal termin przeglądu. Co najmniej raz w roku warunki powinny być przejrzane.
Przykład wypełnionych wierszy
Dla klienta z regionu południowego pierwszy wiersz brzmi: cennik indywidualny nr 12, produkty linii A i B, ceny według załącznika, ważny od 1 stycznia do 31 grudnia, powód: kontrakt ramowy. Drugi wiersz: rabat stały 3 procent na linię C, od 1 marca do 31 sierpnia, powód: wejście z nową linią. Trzeci: bonus kwartalny 2 procent od obrotu netto po przekroczeniu progu uzgodnionego w aneksie, z rozliczeniem do 30 dni po zakończeniu kwartału. Taki zapis zajmuje kilka minut, a oszczędza godzin szukania w skrzynce pocztowej. Wartości są przykładowe.
Kto powinien mieć dostęp do arkusza
Dostęp do podglądu powinni mieć handlowiec obsługujący klienta, kierownik regionu, controlling i księgowość. Zmiany powinna zatwierdzać osoba z uprawnieniami na odpowiednim poziomie, np. kierownik regionu do określonego limitu, a powyżej niego dyrektor handlowy. Jeśli arkusz jest tylko u handlowca, firma traci wiedzę razem z jego odejściem. Jeśli ma go każdy bez kontroli zmian, rośnie liczba wersji. Dobrym rozwiązaniem jest jedno miejsce zapisu i historia zmian.
Typowe błędy w zapisie warunków
- warunek bez daty końca, który obowiązuje latami,
- brak zakresu produktowego, więc nie wiadomo, od czego liczyć bonus,
- rabat zapisany słowami zamiast wartością, np. dobry rabat na start,
- różne wersje arkusza u handlowca i w finansach,
- brak powodu odstępstwa, przez co przy kolejnych negocjacjach nie wiadomo, od czego wychodzić,
- ustalenia telefoniczne, których nikt nie spisał.
Więcej o cenach i rabatach w jednym zapisie piszemy w artykule o cenniku indywidualnym i dodatkowym rabacie, a o relacji z umową w tekście umowa handlowa i jej realizacja.
Jak wdrożyć arkusz w zespole
Najtrudniejsze nie jest przygotowanie wzoru, tylko nawyk jego uzupełniania. Dobrze działa prosta reguła: żadna zmiana warunków nie obowiązuje, dopóki nie trafi do arkusza i nie zostanie zatwierdzona. Na początku warto przejść razem z handlowcami przez trzech największych klientów, żeby wspólnie ustalić, jak nazywać rodzaje warunków i jak opisywać zakres. Po miesiącu zrób krótki przegląd: ile warunków było uzupełnionych w terminie, a ile ujawniło się dopiero przy rozliczeniu. Wyniki przeglądu pokażą, gdzie proces wymaga poprawy.
Od arkusza do systemu
Dla kilku klientów arkusz wystarcza. Dla kilkudziesięciu zaczyna być problemem: jedna osoba prowadzi pliki, a zmiany nie docierają do wszystkich. W {{trade-marketing|Remanently Trade Marketing}} te same elementy, czyli budżety, cenniki, promocje, bonusy i progi, są zapisane w jednym miejscu i powiązane z klientami oraz produktami. Do akcji można dołączać załączniki i dokumentację, a obroty wczytywać z Excela, żeby warunki były zestawiane z rzeczywistą sprzedażą. Obsługa załączników i dokumentacji akcji jest w pakiecie FIRST, a import z Excela i cenniki indywidualne w QUICK START. Szczegóły są w cenniku.
Całość podejścia opisuje przewodnik program do rozliczania promocji. Jeśli masz gotowy arkusz klienta, przynieś go na demo i zobacz, jak wygląda w systemie.
Najczęstsze pytania
Czy arkusz warunków zastępuje umowę?
Nie. Umowa określa zobowiązania prawne, a arkusz jest narzędziem pracy, które porządkuje ustalenia i pozwala je policzyć. W razie rozbieżności decyduje umowa.
Czy istnieje urzędowy wzór takiego arkusza?
Nie, to dokument wewnętrzny. Firma ustala jego układ sama, byle zawierał klienta, zakres, wartości, okresy i zatwierdzenie.
Kto powinien prowadzić arkusze warunków?
Właścicielem jest zwykle dział sprzedaży lub trade marketingu, a dostęp do podglądu powinny mieć controlling i księgowość.
Jak często aktualizować arkusz?
Przy każdej zmianie warunków i co najmniej raz w roku podczas przeglądu. Każda zmiana powinna mieć datę i autora.
Kiedy przejść z arkusza do programu?
Gdy klientów jest kilkudziesięciu, warunki mają progi i obejmują kilka podmiotów, a rozliczenie zajmuje dni. Remanently Trade Marketing zapisuje te elementy w jednym miejscu i zestawia z obrotem.
Przenieś arkusz warunków do systemu
Na demo weźmiemy Twój arkusz warunków jednego klienta i zapiszemy go w Remanently Trade Marketing razem z budżetem i progami.
Moduł: Remanently Trade Marketing (TPM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij