- Promocje i rozliczenia · TPM
- Księgowość / Analityka, CFO / Finanse, Menedżer operacyjny, Dyrektor zakładu / Operacyjny
- Produkcja, Handel i sieci placówek, Logistyka i magazyny
Rozliczanie bonusów kwartalnych: wzór zestawienia do wydruku i jak go wypełnić
W skrócie
Zestawienie bonusu kwartalnego to wewnętrzny dokument, który pokazuje obrót klienta, próg, spełnienie warunku i należną kwotę. Nie ma jednego urzędowego wzoru, więc ważne, by zestawienie jednoznacznie wskazywało okres, podstawę naliczenia i stawkę. Gotowy wzór do wydruku znajdziesz poniżej razem z instrukcją wypełnienia. Gdy klientów jest wielu, takie zestawienie warto prowadzić w programie.
Do czego służy zestawienie bonusu kwartalnego
Bonus kwartalny rozlicza się po zamknięciu okresu: dopiero wtedy wiadomo, czy klient osiągnął próg i ile mu się należy. Zestawienie jest dokumentem pośrednim między warunkami handlowymi a notą, fakturą korygującą lub innym dokumentem rozliczeniowym wystawianym przez dział finansowy. Pokazuje, skąd wzięła się kwota, i pozwala klientowi oraz handlowcowi sprawdzić obliczenia.
Zestawienie jest dokumentem wewnętrznym. Nie ma jednego urzędowego wzoru, więc forma zależy od firmy. Sposób ujęcia bonusu w księgach i dokumentowania go względem klienta wynika z przepisów i polityki rachunkowości, dlatego w sprawach księgowych i spornych skonsultuj się z księgowym lub prawnikiem.
Co powinno się znaleźć w zestawieniu
- dane klienta i numer lub nazwę warunków, na podstawie których liczony jest bonus,
- okres rozliczeniowy z datą początku i końca,
- podstawę naliczenia: obrót netto, ilość albo wskaźnik struktury,
- obrót lub ilość w okresie, z uwzględnieniem korekt i zwrotów,
- próg lub progi, od których zależy bonus,
- stawkę bonusu i informację, czy liczy się od całości, czy od nadwyżki,
- kwotę bonusu i ewentualne potrącenia,
- osobę, która sporządziła zestawienie, i osobę zatwierdzającą.
Wzór zestawienia do wydruku
ZESTAWIENIE ROZLICZENIA BONUSU KWARTALNEGO nr ……… / ………
| Klient (nazwa, identyfikator) | …………………………………………… |
|---|---|
| Warunki handlowe (numer, data) | …………………………………………… |
| Okres rozliczeniowy | od ………………… do ………………… |
| Podstawa naliczenia | ☐ obrót netto ☐ ilość ☐ struktura zakupów |
| Lp. | Pozycja | Wartość | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1 | Obrót / ilość w okresie (przed korektami) | ||
| 2 | Korekty i zwroty | ||
| 3 | Podstawa po korektach (1 − 2) | ||
| 4 | Próg warunku | ||
| 5 | Czy próg spełniony (tak / nie) | ||
| 6 | Stawka bonusu (%) | ||
| 7 | Podstawa bonusu: całość / nadwyżka ponad próg | ||
| 8 | Kwota bonusu | ||
| 9 | Potrącenia lub zaliczki | ||
| 10 | Do rozliczenia |
Uwagi: ……………………………………………………………………………
| Sporządził (data, podpis) | Zatwierdził (data, podpis) |
|---|---|
Jak wypełnić zestawienie krok po kroku
- Zidentyfikuj klienta i warunki. Wpisz numer lub datę dokumentu, który określa bonus. Dzięki temu zestawienie da się powiązać z ustaleniami.
- Ustal okres. Daty początku i końca, np. od 1 lipca do 30 września. Obroty spoza okresu nie wchodzą do obliczenia.
- Pobierz obrót lub ilość. Z jednego źródła, np. z eksportu sprzedaży. Wpisz wartość przed korektami.
- Odejmij zwroty i korekty. Jeśli warunki to przewidują. Dokładne zasady wynikają z ustaleń z klientem.
- Porównaj z progiem. Zaznacz, czy warunek spełniony, i w przypadku skali wpisz osiągnięty poziom.
- Policz bonus. Wpisz stawkę, wskaż podstawę (całość czy nadwyżka) i oblicz kwotę. Różnice między modelami opisuje artykuł o bonusie od całego obrotu i od nadwyżki.
- Uwzględnij zaliczki. Jeśli w trakcie okresu wypłacono część bonusu, odejmij ją.
- Zatwierdź. Dwa podpisy: osoby, która liczyła, i osoby, która odpowiada za warunki.
Przykład wypełnienia
Klient ma warunek: bonus 3 procent od całego obrotu netto kwartału, jeśli obrót przekroczy 500 000 zł. W okresie od lipca do września obrót wyniósł 548 000 zł, korekty i zwroty 8 000 zł, więc podstawa po korektach to 540 000 zł. Próg jest spełniony, a bonus od całości wynosi 16 200 zł. W lipcu wypłacono zaliczkę 4 000 zł, więc do rozliczenia zostaje 12 200 zł. Gdyby warunek mówił o nadwyżce ponad próg, bonus wyniósłby 3 procent z 40 000 zł, czyli 1 200 zł. Liczby są przykładowe i służą wyłącznie pokazaniu układu zestawienia.
Kto sprawdza i kto zatwierdza
Najlepiej rozdzielić trzy role. Handlowiec lub opiekun klienta zna warunki i potwierdza, że zestawienie odpowiada ustaleniom. Controlling lub księgowość liczy kwotę na podstawie obrotu z jednego źródła. Osoba odpowiedzialna za budżet, np. kierownik regionu lub dyrektor handlowy, zatwierdza wypłatę. Rozdzielenie ról zmniejsza ryzyko pomyłki i daje ślad, kto co sprawdził. Gotowe zestawienie warto przechowywać razem z warunkami klienta, żeby przy następnym okresie można było je porównać.
Najczęstsze błędy przy rozliczeniu
- obrót liczony z różnych źródeł, np. część z ERP, a część z arkusza handlowca,
- pominięte korekty po zamknięciu okresu,
- zastosowana zła stawka, bo klient przeszedł do wyższego progu w trakcie roku,
- brak zaliczek w obliczeniu, więc bonus wypłacany jest podwójnie,
- zestawienie sporządzone po kilku tygodniach, gdy nikt nie pamięta ustaleń,
- brak daty i podpisu, przez co dokument nie ma wartości przy sporze.
Wiele z tych błędów wynika z ręcznego zbierania liczb. Więcej o ich przyczynach piszemy w artykule błędy w rozliczaniu promocji.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać
Przy kilku klientach zestawienie wypełnia się w kwadrans. Przy kilkudziesięciu, z różnymi progami, zwrotami i wieloma spółkami, zajmuje to dni i opiera się na ręcznym przepisywaniu. Wtedy sensowne jest, żeby warunki były zapisane w programie, który wczytuje obroty i sam liczy realizację progów. W {{trade-marketing|Remanently Trade Marketing}} system pomaga policzyć, które warunki zostały spełnione, na podstawie danych sprzedażowych. Bonusy za obrót, ilość lub strukturę zakupową oraz automatyczna kalkulacja są częścią pakietu QUICK START, a kaskady bonusów pakietu TIME IS MONEY. Szczegóły opisuje cennik.
Całość procesu, od budżetu po ocenę wyniku, opisuje przewodnik program do rozliczania promocji. Jeśli chcesz zobaczyć to zestawienie wygenerowane z danych, umów demo.
Najczęstsze pytania
Czy istnieje urzędowy wzór zestawienia bonusu?
Nie. To dokument wewnętrzny, więc firma ustala jego formę sama. Ważne, żeby zestawienie wskazywało klienta, okres, podstawę, stawkę i kwotę, a sposób dokumentowania względem klienta uzgodnić z księgowym.
Kiedy rozliczać bonus kwartalny?
Po zamknięciu kwartału i uwzględnieniu korekt, czyli zwykle w ciągu kilku tygodni. Termin warto zapisać w warunkach handlowych.
Co zrobić, gdy klient kwestionuje obliczenie?
Pokazać zestawienie wraz ze źródłem obrotów i warunkami, na których oparto naliczenie. W sprawach spornych skonsultować się z prawnikiem.
Jak uwzględniać zwroty po naliczeniu bonusu?
Zasadę trzeba zapisać w warunkach: do kiedy korekty są uwzględniane i czy bonus jest korygowany. Brak zapisu to częsty powód sporów.
Czy system może wygenerować takie zestawienie?
Remanently Trade Marketing wspiera obliczanie realizacji warunków i poziomów bonusu na podstawie obrotów. Konfigurację dokumentu wyjściowego ustala się na demo.
Zobacz rozliczenie bonusu liczone z danych
Na demo wczytamy obrót jednego klienta do Remanently Trade Marketing i pokażemy, jak system liczy realizację progów i należny bonus.
Moduł: Remanently Trade Marketing (TPM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij