Ilość fizyczna i gotowość do wydania to różne informacje
Towar może znajdować się w magazynie, a jednocześnie wymagać wyjaśnienia. Dotyczy to uszkodzonego opakowania, niepotwierdzonej partii lub zwrotu oczekującego na ocenę.
Nie warto usuwać takiej ilości z wiedzy o zapasie. Trzeba natomiast odróżnić ją od towaru, który może wejść do zwykłej kompletacji. Dzięki temu stan nie znika, a jego interpretacja pozostaje czytelna.
Status powinien mieć właściciela i znaczenie
Przy oznaczeniu „do sprawdzenia” powinno być wiadomo, czego dotyczy wątpliwość, kto podejmuje decyzję i gdzie znajduje się towar. Sam kolor lub uwaga w dokumencie nie zawsze wystarczą osobie pobierającej produkt.
Warto uzgodnić także moment zmiany statusu. Przyjęcie zwrotu nie jest równoznaczne z potwierdzeniem, że można go ponownie sprzedać. Podobnie samo zakończenie czynności kontrolnej nie musi oznaczać pozytywnej oceny.
Sprawdź, co widzi kompletujący
Praktyczny test to zamówienie produktu występującego równocześnie w kilku stanach. Czy operator rozumie, którą ilość może pobrać? Czy wyjątek wymaga odpowiedniej decyzji?
Dla osoby odpowiadającej za jakość ważna jest ciągłość od oznaczenia problemu do wyniku oceny. WMS może rozróżniać rodzaje zapasu i zachowywać historię. Zasady dopuszczania do wydania oraz sposób ich egzekwowania trzeba dopasować do procesu firmy.