• Narzędzia i sprzęt · TDM
• Dyrektor IT / CTO, Menedżer operacyjny, Księgowość / Analityka, Właściciel / Prezes
• Usługi i biura, Handel i sieci placówek, Produkcja

Sprzęt służbowy dla pracowników zdalnych: jak go wydać, śledzić i odebrać

Czas czytania: 4 min · Redakcja Remanently

W skrócie

Sprzęt służbowy u pracownika zdalnego wymaga trzech rzeczy: jasnego zapisu, co wydano, potwierdzenia odbioru i planu zwrotu. Trudność polega na tym, że nie ma biurka, przy którym wszystko się sprawdzi. Pomaga lista sprzętu przypisana do osoby i zasady wymiany lub zwrotu. Remanently Tools zapisuje wydania i zwroty, a podpis składa się na ekranie telefonu.

Czym praca zdalna komplikuje ewidencję

W biurze laptop stoi na biurku, więc księgowa i informatyk widzą go przy okazji. Pracownik zdalny mieszka w innym mieście, sprzęt jest przesłany kurierem, a dalszy los urządzenia zależy od zaufania i pamięci. Po roku nikt nie pamięta, że wydano mu także monitor, stację dokującą i zestaw słuchawkowy.

Typowe luki:

• wysyłka sprzętu bez protokołu, więc brak dowodu odbioru,
• akcesoria wydane osobno, w różnych terminach, bez wspólnej listy,
• wymiana uszkodzonego sprzętu bez zwrotu starego,
• odejście pracownika bez planu odbioru urządzeń,
• brak informacji, które egzemplarze stoją w domach, a które w biurze.

Jak zorganizować wydanie

1. Przygotuj zestaw. Spisz urządzenie i wszystkie akcesoria: ładowarkę, mysz, torbę, kable. Wpisz numery seryjne.
2. Zapisz stan. Najlepiej ze zdjęciem lub krótkim opisem przed wysyłką.
3. Wyślij z potwierdzeniem odbioru. Pracownik potwierdza przyjęcie zestawu i zgodność z listą.
4. Przypisz sprzęt do osoby w ewidencji. Od tej chwili widać, kto go ma.
5. Ustal zasady użytkowania. Kto serwisuje, kto zgłasza awarię i co w razie kradzieży.

Wzór dokumentu opisujemy w tekście protokół przekazania sprzętu, a zasady użyczenia w tekście umowa użyczenia sprzętu służbowego.

Zwrot: najtrudniejszy moment

Sprzęt, który wyszedł z biura, trudniej odzyskać niż ten, który nigdy go nie opuścił. Dlatego plan zwrotu warto przygotować przy wydaniu. Przy zakończeniu współpracy lista przypisanego sprzętu jest podstawą do wysłania prośby o zwrot z podaniem dokładnej zawartości. Odbiór przyjmuje się z zapisem stanu, a kompletność sprawdza się względem listy z wydania.

Co mówi o tym Remanently Tools

W Remanently Tools urządzenia mogą być przypisywane pracownikom, a historia wydań i zwrotów zostaje przy konkretnym egzemplarzu. Wydanie potwierdza się dokumentem i podpisem na ekranie smartfona. Przy zwrocie zapisuje się stan sprzętu i decyzję o dalszym użyciu. Wpisanie pracownika jako odbiorcy nie zużywa licencji użytkownika zarządzającego. Gdy sprzęt wymaga naprawy, można przejść do Remanently CMMS.

Warto pamiętać, że model rozsyłania kurierem i odbioru zwrotu wymaga ustaleń organizacyjnych, których system sam nie zastąpi. Opis pracy narzędzia dotyczy zapisu wydań, zwrotów i odpowiedzialności.

Co zmienia się dla ról

IT

Ma jedną listę urządzeń wydanych poza biurem. Przy awarii widzi historię egzemplarza.

Przełożony

Wie, jaki sprzęt ma jego zespół, i może zaplanować wymianę lub zwrot.

Księgowość

Dostaje wiarygodną listę do inwentaryzacji sprzętu poza siedzibą.

Pracownik

Ma potwierdzenie, co dokładnie otrzymał, więc przy zwrocie nie musi udowadniać, że ładowarka nigdy nie była w zestawie.

Jak zacząć

Zacznij od listy wszystkich urządzeń, które są poza biurem. Dla każdego ustal osobę i sprawdź, czy się zgadza. Różnice wyjaśnij zanim wprowadzisz zapisy do systemu. Dalsze wydania prowadź już wyłącznie przez ewidencję. Rozszerzeniem jest tekst ewidencja sprzętu IT wydawanego pracownikom, a całość porządkuje przewodnik program do ewidencji narzędzi i sprzętu.

Polityka sprzętu zdalnego: pytania, które warto rozstrzygnąć

Zanim firma zacznie wysyłać sprzęt do domów, dobrze spisać krótką politykę. Nie musi mieć wielu stron. Wystarczy odpowiedzieć na kilka pytań i zapisać odpowiedzi tak, żeby pracownik miał do nich dostęp.

1. Co firma zapewnia: laptop, monitor, krzesło, słuchawki, drukarkę?
2. Kto jest właścicielem sprzętu i co z jego użytkowaniem prywatnym?
3. Kto naprawia sprzęt i na czyj koszt?
4. Co robi pracownik w razie awarii, kradzieży lub zgubienia?
5. Jak wygląda wymiana na nowy i co ze starym urządzeniem?
6. Jak wygląda zwrot przy zakończeniu współpracy i w jakim terminie?

Część tych kwestii ma wymiar prawny lub podatkowy, więc ich ostateczne brzmienie warto uzgodnić z prawnikiem i księgowością. Organizacyjnie najważniejsze jest, żeby zasady były spisane i żeby pracownik je znał.

Wymiana i serwis na odległość

Gdy sprzęt się psuje, a pracownik jest daleko, serwis zmienia się w logistykę. Najczęściej wysyła się zamiennik, a uszkodzony odbiera kurier. Cały proces powinien być widoczny w ewidencji: zgłoszenie awarii, wydanie zamiennika, odbiór uszkodzonego, decyzja o naprawie lub wycofaniu. Bez tego firma ma dwa urządzenia u jednej osoby i jedno w serwisie, a w ewidencji wciąż widnieje jedno.

• zamiennik wydawany jest z nowym protokołem, a nie „w uzupełnieniu” starego,
• uszkodzony sprzęt jest zwracany z opisem usterki,
• decyzja o naprawie lub wycofaniu jest zapisana,
• pracownik dostaje potwierdzenie obu operacji.

Dzięki temu przy inwentaryzacji nie ma niespodzianek, a dział IT wie, które urządzenia są w obiegu, które w serwisie, a które zostały wycofane.

Bezpieczeństwo i dane na urządzeniach zdalnych

Sprzęt poza biurem to także ryzyko dla danych. Zasady szyfrowania, haseł i zgłaszania utraty urządzenia ustala dział IT razem z osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo informacji. Ewidencja uzupełnia te reguły o informację, kto ma które urządzenie, więc zgłoszenie kradzieży można szybko powiązać z konkretnym egzemplarzem i jego użytkownikiem.

Najczęstsze pytania

Jak potwierdzić, że pracownik zdalny odebrał sprzęt?

Przez protokół przekazania z listą urządzeń i akcesoriów. Pracownik potwierdza odbiór, a firma zapisuje wydanie w ewidencji.

Co zrobić ze sprzętem przy odejściu pracownika zdalnego?

Skorzystać z listy przypisanego sprzętu, poprosić o zwrot z podaniem zawartości i przyjąć go z zapisem stanu względem wydania.

Czy sprzęt zdalny można ewidencjonować w Remanently?

Tak. Urządzenia przypisuje się pracownikom, a historia wydań i zwrotów zostaje przy egzemplarzu.

Czy każdy pracownik zdalny potrzebuje konta w systemie?

Nie. Wpisanie pracownika jako odbiorcy sprzętu nie zużywa licencji użytkownika zarządzającego.

Zobacz listę sprzętu u pracowników zdalnych w jednym miejscu
Pokażemy krótkie demo na danych klienta: wydanie zestawu, podpis na telefonie i zwrot przy odejściu.

Umów krótką prezentację Remanently Zobacz cennik

Moduł: Remanently Tools (TDM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij