- Narzędzia i sprzęt · TDM
- Dyrektor IT / CTO, Księgowość / Analityka, Menedżer operacyjny, Właściciel / Prezes
- Usługi i biura, Handel i sieci placówek, Sektor publiczny, Produkcja
Ewidencja sprzętu IT wydawanego pracownikom: laptopy, telefony i akcesoria
W skrócie
Ewidencja sprzętu IT wydawanego pracownikom odpowiada na pytania: jakie urządzenie, kto je ma, od kiedy i w jakim stanie. Potrzebne są karta urządzenia, protokół wydania i zasada, że każda wymiana kończy się zwrotem. Remanently Tools zapisuje wydania i zwroty, a podpis składa się na ekranie telefonu. Księgową ewidencję majątku prowadzi się osobno.
Dlaczego sprzęt IT ginie najczęściej
Laptop, telefon i słuchawki są drogie, małe i używane poza biurem. Wymieniane są często: co dwa, trzy lata, przy awarii, przy zmianie stanowiska. Jeśli każda wymiana kończy się wydaniem nowego bez odbioru starego, w firmie powstają zapasy nieewidencjonowanych urządzeń. Po kilku latach nikt nie wie, ile ich faktycznie jest i gdzie.
Dział IT ma zwykle swoją listę, księgowość swoją, a dział HR przy odejściu pracownika sprawdza jedynie, czy oddał kartę. Zlewają się trzy listy, z których żadna nie jest kompletna.
Karta urządzenia
- typ, producent, model,
- numer seryjny i numer ewidencyjny nadany w firmie,
- konfiguracja istotna dla przypisania (np. system, wersja, wyposażenie),
- data zakupu i okres gwarancji, jeśli prowadzi się je w ewidencji,
- aktualny użytkownik, data wydania i stan,
- historia przypisań, wymian i napraw,
- akcesoria przypisane do urządzenia.
Pakiet QUICK START w Remanently Tools obejmuje gwarancje i terminy gwarancyjne oraz rozbudowaną historię sprzętu, co przydaje się przy urządzeniach IT, gdzie okres gwarancji wpływa na decyzję o naprawie lub wymianie.
Cykl życia urządzenia w firmie
| Etap | Co zapisać |
|---|---|
| Zakup i przyjęcie | karta urządzenia, numery, oznaczenie etykietą |
| Wydanie | osoba, akcesoria, stan, podpis |
| Użytkowanie | zmiany osoby, naprawy, wymiana akcesoriów |
| Wymiana | zwrot starego, wydanie nowego, powód |
| Zwrot i wycofanie | stan, decyzja: do obiegu lub wycofanie |
Wycofanie urządzenia z użytku, na przykład po zniszczeniu, ma swoją ścieżkę dokumentów, opisaną w tekstach protokół zniszczenia sprzętu i protokół likwidacji środka trwałego. Decyzje podatkowe i księgowe w tym zakresie podejmuje firma z księgowym.
Zasada: każda wymiana to zwrot
Najskuteczniejszy sposób na utrzymanie porządku to prosta reguła. Nowe urządzenie wydaje się dopiero po przyjęciu starego albo po zapisie, dlaczego starego nie ma. W praktyce oznacza to jedną operację w ewidencji: zwrot z oceną stanu i nowe wydanie. Dzięki temu urządzenie nie znika między kolejnymi przypisaniami.
Wydanie z akcesoriami i podpisem
W Remanently Tools urządzenie jest przypisywane pracownikowi, a odręczny podpis odbierającego można złożyć na ekranie smartfona. Do wydania dołącza się akcesoria. Przy zwrocie zapisuje się, czy zestaw jest kompletny i sprawny. Wpisanie pracownika jako odbiorcy sprzętu nie zużywa licencji użytkownika zarządzającego. Szczegóły dokumentu opisujemy w tekście protokół przekazania sprzętu.
Dla urządzeń z awarią istnieje droga do obsługi technicznej w Remanently CMMS. Integracje z systemami HR i ERP dostępne są w pakiecie ENTERPRISE, co ułatwia powiązanie odejść pracowników ze zwrotem sprzętu.
Co zmienia się dla ról
IT
Ma jedną listę urządzeń z użytkownikami i historią. Przy odejściu pracownika sprawdza zwrot z listy.
HR i przełożony
Przy rozmowie o zakończeniu współpracy mają listę do odbioru, a nie wspomnienia.
Księgowość
Dostaje wiarygodną listę urządzeń do inwentaryzacji. Wartość księgową utrzymuje się w ewidencji majątku.
Pracownik
Ma potwierdzenie, co otrzymał i w jakim stanie.
Jak zacząć
Zacznij od jednej grupy: laptopów i telefonów. Zbierz listę z działu IT i księgowości, porównaj z tym, co faktycznie mają pracownicy, i wyjaśnij różnice. Dopiero potem wprowadź dane do ewidencji. Od tej chwili każda wymiana idzie przez zwrot i wydanie. Zasady dla pracy zdalnej opisujemy w tekście sprzęt służbowy dla pracowników zdalnych, a całość porządkuje przewodnik program do ewidencji narzędzi i sprzętu. Pakiety znajdziesz w cenniku.
Zestaw startowy dla nowych pracowników
Dla nowych osób warto przygotować standardowy zestaw: laptop, mysz, ładowarka, torba, telefon, słuchawki. Zestaw wydaje się jednym protokołem z pełną listą. Pracownik podpisuje jeden dokument, a firma ma kompletny zapis. Przy odejściu ten sam zestaw służy za listę zwrotu. Taki standard skraca czas przygotowania nowej osoby i ogranicza pomyłki w akcesoriach.
Zestaw ma jeszcze jedną zaletę: pozwala szybko przygotować sprzęt, zanim osoba przyjdzie do pracy. Dział IT konfiguruje urządzenia z wyprzedzeniem, a w dniu rozpoczęcia pracy wydanie zajmuje kilka minut.
Sprzęt prywatny i sprzęt firmowy
Część firm dopuszcza użycie sprzętu prywatnego do pracy. To odrębna polityka, którą warto jasno rozdzielić od sprzętu firmowego. Ewidencja wydań dotyczy urządzeń będących własnością firmy. Zasady korzystania z prywatnych urządzeń w pracy to zagadnienie bezpieczeństwa informacji, które opisuje się w osobnych regulacjach.
- sprzęt firmowy ma numer ewidencyjny i jest wydawany z protokołem,
- sprzęt prywatny nie wchodzi do ewidencji wydań,
- zasady bezpieczeństwa dla obu kategorii ustala dział IT,
- pracownik wie, który sprzęt jest firmowy i co z nim zrobić przy odejściu.
Dane na urządzeniach przy zwrocie
Zwrot sprzętu IT ma dodatkowy wymiar: dane. Urządzenie wraca z plikami, kontami i ustawieniami pracownika. Procedura zwrotu powinna obejmować zapis tego, kto i kiedy zabezpieczył lub usunął dane, zanim urządzenie trafi do kolejnej osoby. Sposób postępowania z danymi wynika z polityki bezpieczeństwa firmy i przepisów o ochronie danych, więc warto ustalić go z działem IT i osobą odpowiedzialną za ochronę danych. Ewidencja wydań dokumentuje zwrot i decyzję o dalszym losie urządzenia, ale nie zastępuje tej procedury.
Najczęstsze pytania
Czym ewidencja wydań sprzętu IT różni się od ewidencji środków trwałych?
Ewidencja środków trwałych opisuje wartość majątku, a ewidencja wydań pokazuje, kto korzysta z urządzenia. W Remanently oba procesy mogą korzystać z tej samej kartoteki.
Czy system pilnuje gwarancji?
Pakiet QUICK START obejmuje gwarancje i terminy gwarancyjne.
Co robić przy wymianie laptopa?
Przyjąć stary z zapisem stanu i dopiero wydać nowy, albo zapisać, dlaczego starego nie ma.
Czy pracownik musi mieć konto w systemie?
Nie. Wpisanie pracownika jako odbiorcy sprzętu nie zużywa licencji użytkownika zarządzającego.
Zobacz listę urządzeń IT z użytkownikami w jednym miejscu
Pokażemy krótkie demo na danych klienta: wydanie laptopa z akcesoriami, wymiana i zwrot ze stanem.
Moduł: Remanently Tools (TDM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij