• Narzędzia i sprzęt · TDM
• Właściciel / Prezes, Menedżer operacyjny, Księgowość / Analityka, Dyrektor IT / CTO
• Usługi i biura, Produkcja, Handel i sieci placówek, Sektor publiczny

Umowa użyczenia sprzętu służbowego: wzór roboczy i instrukcja uzupełnienia

Czas czytania: 4 min · Redakcja Remanently

W skrócie

Umowa użyczenia sprzętu służbowego opisuje, jaki sprzęt firma oddaje pracownikowi do używania, na jakich zasadach i do kiedy. Poniższy wzór jest roboczym szkieletem organizacyjnym, nie gotową opinią prawną. Treść zasad i odpowiedzialności warto uzgodnić z prawnikiem. Wydanie zapisuje się w ewidencji, a podpis można złożyć na telefonie.

Po co umowa przy sprzęcie służbowym

Protokół przekazania potwierdza fakt wydania. Umowa użyczenia, jeśli firma ją stosuje, opisuje zasady korzystania: do czego sprzęt służy, kto go serwisuje, jak go chronić, co po zakończeniu współpracy. Część firm poprzestaje na protokole i regulaminie, inne przy droższym sprzęcie dodają osobną umowę. Wybór zależy od polityki firmy i rodzaju sprzętu.

Ważna uwaga: wzór poniżej jest roboczym szkieletem do wypełnienia, a nie dokumentem o ustalonej mocy prawnej. Postanowienia dotyczące odpowiedzialności, kar i odszkodowań mają znaczenie prawne, dlatego przed użyciem w firmie należy je ustalić z prawnikiem lub radcą. Zasady opisane w naszym tekście o odpowiedzialności za powierzone mienie wyjaśniają, jak dokumentować sam fakt powierzenia.

Co powinna zawierać umowa

• strony: firma i pracownik, z danymi identyfikacyjnymi,
• przedmiot użyczenia: nazwa, numer ewidencyjny i seryjny, wyposażenie,
• stan w chwili wydania i odniesienie do protokołu przekazania,
• cel korzystania: wyłącznie służbowo lub z określonymi wyjątkami,
• czas trwania: do odwołania, do końca stosunku pracy, na określony okres,
• zasady serwisu, awarii i zgłaszania uszkodzeń,
• zasady zwrotu,
• podpisy stron.

Wzór roboczy do wydruku

Wydrukuj wzór

Jak uzupełnić wzór krok po kroku

1. Wpisz dane stron zgodnie z dokumentami firmy i pracownika.
2. Opisz sprzęt tak samo jak w ewidencji. Numer ewidencyjny na umowie i na etykiecie powinien być ten sam.
3. Odwołaj się do protokołu przekazania. Stan sprzętu opisuje protokół, umowa tylko się do niego odnosi.
4. Określ cel używania. Jasne zasady, czy sprzęt może być używany prywatnie.
5. Wybierz czas trwania i zapisz, co dzieje się po jego upływie.
6. Uzgodnij punkt 7 z prawnikiem. To miejsce na postanowienia o odpowiedzialności, których firma nie powinna wymyślać sama.

Najczęstsze błędy

• umowa bez numerów seryjnych, więc nie wiadomo, o który egzemplarz chodzi,
• brak odniesienia do stanu w chwili wydania,
• kopiowanie cudzych zapisów o odpowiedzialności bez konsultacji,
• umowa podpisana raz i nie aktualizowana po wymianie sprzętu,
• brak zasad zwrotu przy zakończeniu współpracy.

Umowa a ewidencja wydań

Umowa jest dokumentem, a ewidencja jest rejestrem. Najlepiej, gdy dokumenty pozostają związane z konkretnym sprzętem. W Remanently Tools dokument, formularz związany z wydaniem i historia odpowiedzialności zostają przy zasobie, a podpis odbierającego można złożyć na ekranie telefonu. Zasady dla pracowników zdalnych opisujemy w tekście sprzęt służbowy dla pracowników zdalnych, a wzór wydania w protokole przekazania sprzętu. Całość porządkuje program do ewidencji narzędzi i sprzętu.

Kiedy sama umowa nie wystarczy

Umowa opisuje zasady, ale nie zastępuje ewidencji. Jeśli firma podpisuje umowy użyczenia i nie prowadzi rejestru, po roku ma stos dokumentów bez możliwości szybkiego sprawdzenia, kto ma jaki sprzęt dzisiaj. Dobrze, gdy każda umowa ma odpowiednik w ewidencji: numer umowy jest w kartotece sprzętu, a numer sprzętu jest na umowie. Wtedy z obu stron da się dojść do drugiej.

Przy dużej liczbie urządzeń sensowne jest też stosowanie jednej umowy ramowej dla wszystkich urządzeń danego pracownika, z załącznikiem w postaci listy sprzętu. Załącznik aktualizuje się przy każdej zmianie, a umowa pozostaje stała.

Sprzęt wydawany pracownikom a sprzęt dla współpracowników zewnętrznych

Dla osób współpracujących na innej podstawie niż etat, takich jak zleceniobiorcy czy kontraktorzy, zasady powierzenia sprzętu zwykle są bardziej rozbudowane. Tu szczególnie wskazana jest konsultacja z prawnikiem, bo kwestie odpowiedzialności i zwrotu mogą wynikać z innych przepisów niż w stosunku pracy.

• sprawdź, jaka umowa łączy firmę z daną osobą,
• uzgodnij z prawnikiem postanowienia dotyczące odpowiedzialności,
• przygotuj osobny wzór dla współpracowników zewnętrznych,
• ustal termin zwrotu zbieżny z końcem współpracy.

W obu przypadkach najlepiej, gdy dokument jest uzupełniany przy wydaniu sprzętu, a nie po fakcie. Wtedy uzupełnienie stanu i numerów jest dokładne.

Aktualizacja po wymianie sprzętu

Najczęstsza luka pojawia się po roku. Pracownik dostaje nowy laptop, umowa i lista nadal opisują stary, a nikt tego nie poprawił. Prosta zasada: każda wymiana to aneks lub aktualizacja załącznika z datą. W ewidencji widać wtedy historię przypisań, a dokument odpowiada rzeczywistości.

Dla porządku warto ustalić, kto w firmie odpowiada za aktualizację dokumentów. Zwykle jest to dział IT albo kadry, w zależności od rodzaju sprzętu.

Najczęstsze pytania

Czy to gotowa umowa do podpisania?

Nie. To roboczy szkielet organizacyjny. Postanowienia o odpowiedzialności i skutkach prawnych należy ustalić z prawnikiem.

Czy umowa użyczenia jest obowiązkowa?

Nie ma jednego przepisu wymagającego jej przy każdym sprzęcie służbowym. Firmy stosują protokoły, regulaminy lub umowy, zależnie od polityki i wartości sprzętu. Wybór warto skonsultować.

Czym umowa różni się od protokołu przekazania?

Protokół potwierdza fakt i stan wydania, a umowa opisuje zasady korzystania i zwrotu. Najlepiej, gdy umowa odwołuje się do numeru protokołu.

Czy podpis można złożyć na telefonie?

W Remanently Tools w pakiecie QUICK START odbierający składa odręczny podpis na ekranie urządzenia mobilnego, a dokument zostaje związany z wydaniem.

Zobacz, jak dokument wydania zostaje przy sprzęcie
Pokażemy krótkie demo na danych klienta: wydanie z podpisem na telefonie i historia egzemplarza.

Umów krótką prezentację Remanently Zobacz cennik

Moduł: Remanently Tools (TDM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij