- Narzędzia i sprzęt · TDM
- Menedżer operacyjny, Dyrektor IT / CTO, Księgowość / Analityka, Właściciel / Prezes
- Usługi i biura
Ewidencja sprzętu w firmach usługowych i biurach: laptopy, telefony i narzędzia serwisantów
W skrócie
W firmie usługowej sprzęt jest u ludzi: laptopy, telefony, projektory, narzędzia serwisantów, klucze do biur. Ewidencja ma wskazać, kto co ma, od kiedy i w jakim stanie. Przy odejściu pracownika zwrot sprawdza się z listy, a nie z pamięci. Remanently Tools zapisuje wydania i zwroty, a podpis składa się na telefonie.
Sprzęt u ludzi i brak jednego miejsca z listą
W biurze lub firmie usługowej sprzęt jest „wszędzie i nigdzie”. Laptopy mają pracownicy, telefony przypisał dział IT, projektor ma konkretne spotkanie, a ekipa serwisowa jeździ z walizką narzędzi, którą ktoś kiedyś podpisał. Lista sprzętu istnieje w trzech arkuszach: u księgowej, u informatyka i u kierownika biura. Żaden z nich nie jest aktualny.
Najczęściej kończy się to tak:
- pracownik odchodzi, a część sprzętu zostaje u niego do pierwszego pytania,
- dwa działy rezerwują ten sam projektor lub samochód pomocniczy na ten sam dzień,
- zwrot sprzętu odbywa się bez zapisu stanu, a po miesiącu pojawia się spór o rysę lub brak ładowarki,
- narzędzia serwisantów gubią się między zleceniami.
Co obejmuje ewidencja w usługach
| Obszar | Przykłady | Zasada |
|---|---|---|
| Sprzęt IT pracownika | laptop, telefon, tablet | przypisanie do osoby, protokół wydania |
| Sprzęt wspólny | projektor, kamera, sprzęt konferencyjny | rezerwacja na termin, zwrot ze stanem |
| Narzędzia serwisowe | walizki, mierniki | wydanie na zlecenie lub osobę |
| Dostęp | klucze, karty | wydanie na osobę, zwrot przy odejściu |
Samochody służbowe wymagają odrębnych zasad (ubezpieczenie, ewidencja przebiegu). Mogą jednak pojawić się w ewidencji jako zasób wydawany osobie, zgodnie z tym, co faktycznie opisuje Remanently Tools: pojazdy i inne zasoby mogą być rezerwowane i wypożyczane.
Jak wygląda proces z modułem
Pracownik lub kierownik zgłasza zapotrzebowanie albo rezerwuje sprzęt na termin. Wydający skanuje etykietę, zapisuje wydanie, a odbierający podpisuje na ekranie telefonu. Przy zwrocie zapisuje się, czy sprzęt jest kompletny i sprawny. W pakiecie TIME IS MONEY dostępne są aplikacja dla pracownika, sprawdzanie dostępności, rezerwowanie na termin, wniosek o przedłużenie korzystania i zgłoszenie wcześniejszego zwrotu. Wpisanie pracownika jako odbiorcy sprzętu nie zużywa licencji użytkownika zarządzającego.
Pracownikom zdalnym i przy odejściu osób poświęciliśmy osobne teksty: sprzęt służbowy dla pracowników zdalnych oraz ewidencja sprzętu IT.
Co zmienia się dla ról
Kierownik biura i office manager
Jedna lista zamiast trzech. Rezerwacje sprzętu wspólnego widać w jednym miejscu.
IT
Wie, jakie urządzenia są wydane i komu, i przy odejściu pracownika sprawdza zwrot według listy.
Księgowość
Dostaje wiarygodne dane do inwentaryzacji i rozliczeń. Wartość majątkowa sprzętu pozostaje w ewidencji majątku, a wydania uzupełniają ją o odpowiedzialność.
Właściciel
Wie, czy nowe zakupy sprzętu wynikają z faktycznych potrzeb, czy z braku informacji o tym, co już jest w firmie.
Jak zacząć w jednym zespole
Zacznij od jednej grupy: laptopów i telefonów wydawanych pracownikom albo sprzętu wspólnego, takiego jak projektory. Wprowadź listę z istniejącego arkusza, uzupełnij numery seryjne i zapisz aktualne przypisania. Od tej chwili każda zmiana idzie przez system. Wzór protokołu znajdziesz w tekście protokół przekazania sprzętu, a pełny przewodnik w programie do ewidencji narzędzi i sprzętu.
Demo na danych Twojej firmy
Pokażemy wydanie laptopa z podpisem na telefonie, rezerwację projektora i zwrot ze stanem. Pakiety opisuje cennik, a rozmowę umówisz przez kontakt.
Przykład: nowy pracownik i odejście po roku
W dniu rozpoczęcia pracy nowa osoba dostaje laptop, telefon, słuchawki i kartę wejściową. Jeśli wydanie jest zapisane, a podpis złożony, już po pierwszym dniu wiadomo, co ma. Po roku osoba odchodzi. Zamiast przeszukiwać trzy arkusze, HR otwiera listę sprzętu przypisanego do pracownika i przekazuje ją razem z wypowiedzeniem lub rozmową kończącą współpracę. Zwrot odbywa się z listy, a każdą pozycję można odhaczyć.
W firmach bez ewidencji ta sama sytuacja kończy się „sprawdzeniem w pamięci” i, jak pokazuje praktyka, brakującą ładowarką lub słuchawkami, których nikt nie odzyska.
Sprzęt wspólny: projektory, kamery, sprzęt konferencyjny
Sprzęt wspólny jest źródłem największej liczby drobnych konfliktów. Dwa zespoły chcą tego samego projektora w to samo popołudnie, a pracownik zostawia kamerę w samochodzie. Rezerwacja na termin, wydanie z zapisem i zwrot ze stanem zamykają te problemy.
- sprzęt wspólny ma jedną osobę, która wydaje go i przyjmuje,
- rezerwacje robi się z wyprzedzeniem, a nie na poczekaniu,
- zwrot zapisuje się od razu po spotkaniu,
- zepsuty sprzęt oznacza się i odkłada, żeby nikt go nie wydał ponownie.
W firmach z kilkoma biurami te same zasady stosuje się do wielu lokalizacji. Pakiet TIME IS MONEY obsługuje wiele punktów wydawania i lokalizacji, więc sprzęt wspólny można rezerwować między biurami.
Sprzęt serwisantów i ekip terenowych w firmie usługowej
Firmy usługowe, które świadczą usługi u klientów, jak instalatorzy, serwis sprzętu czy sprzątanie, mają sprzęt w ciągłym ruchu. Walizka z narzędziami wyjeżdża rano, wraca wieczorem, a część zestawu zostaje u klienta. Wydanie zestawu serwisantowi na zlecenie i sprawdzenie kompletu po powrocie to najprostszy sposób, żeby braki wychodziły tego samego dnia, a nie po miesiącu.
- zestaw standardowy jako jedna pozycja z listą elementów,
- zapis zwrotu na koniec dnia, nie następnego dnia rano,
- osobne oznaczenie sprzętu klienta, jeśli firma pracuje na jego urządzeniach,
- zgłaszanie braków od razu, żeby zdążyć uzupełnić zestaw przed kolejnym zleceniem.
Takie zasady łatwo zacząć od jednego zespołu serwisowego i rozszerzać, gdy zapis staje się nawykiem.
Najczęstsze pytania
Jak ewidencjonować laptopy i telefony wydawane pracownikom?
Każde urządzenie ma numer ewidencyjny i seryjny, a wydanie powstaje z protokołem i podpisem. Przy zwrocie zapisuje się stan i akcesoria.
Czy każdy pracownik potrzebuje płatnego konta?
Nie. Pracownik wpisany jako odbiorca sprzętu nie zużywa licencji użytkownika zarządzającego. Osobno określone są limity pakietów i funkcje samoobsługowe.
Czy da się rezerwować sprzęt wspólny, jak projektor?
Tak. Sprzęt można zarezerwować na określony termin, a pracownik w pakiecie TIME IS MONEY robi to sam przez aplikację.
Co robić przy odejściu pracownika?
Sprawdzić listę sprzętu przypisanego do osoby i przyjąć zwrot z zapisem stanu. Lista jest w ewidencji, więc nie trzeba szukać protokołów.
Zobacz, jak uporządkować sprzęt u ludzi w jednej liście
Zrobimy krótkie demo na danych klienta: wydanie laptopa z podpisem, rezerwacja sprzętu wspólnego i zwrot.
Moduł: Remanently Tools (TDM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij