- Utrzymanie ruchu · CMMS
- Dyrektor IT / CTO, CFO / Finanse, Dyrektor zakładu / Operacyjny
- Produkcja, Sektor publiczny, Usługi i biura, Logistyka i magazyny
CMMS, EAM i ERP: czym się różnią i jak współpracują
W skrócie
CMMS prowadzi utrzymanie ruchu, EAM ewidencjonuje majątek, a ERP obsługuje finanse, zakupy i całą księgowość firmy. Zakresy częściowo się nakładają, dlatego warto ustalić, który system jest źródłem jakich danych. Najprostszy podział: EAM mówi, co firma ma i gdzie to jest, CMMS mówi, co się z tym dzieje technicznie, a ERP rozlicza koszty i zakupy.
Trzy skróty, trzy pytania
Firmy często pytają, czy potrzebują CMMS, skoro mają ERP, albo czy ewidencja majątku to to samo co utrzymanie ruchu. Najłatwiej odpowiedzieć przez pytania, na które odpowiada każdy system.
| System | Główne pytanie | Typowe dane |
|---|---|---|
| EAM (zarządzanie majątkiem) | Co mamy, gdzie to jest i kto za to odpowiada? | numery inwentarzowe, lokalizacje, osoby, gwarancje |
| CMMS (utrzymanie ruchu) | Co się dzieje z urządzeniem i co trzeba zrobić? | zgłoszenia, zlecenia, przeglądy, naprawy |
| ERP (zasoby przedsiębiorstwa) | Ile to kosztuje, co kupujemy i jak to księgujemy? | faktury, zamówienia, koszty, księgi |
EAM: kartoteka majątku
System EAM odpowiada za to, żeby firma wiedziała, jakie składniki majątku posiada, gdzie się znajdują i kto je użytkuje. To punkt wyjścia do inwentaryzacji. Obszar ten opisujemy na stronach o Remanently Assets. Gdy maszyna jest zarazem majątkiem i obiektem utrzymania ruchu, nie ma powodu zakładać jej w dwóch miejscach.
CMMS: historia techniczna
CMMS dodaje do kartoteki to, czego księgowa kartoteka nie zna: usterki, przeglądy, wykonane naprawy, zużyte części i terminy. Dla zespołu technicznego to codzienne narzędzie pracy. Więcej o samym systemie: CMMS: co to jest i jak działa.
ERP: koszty i zakupy
ERP prowadzi finanse, magazyn zakupowy, zamówienia i rozliczenia. Zazwyczaj nie ma dobrego widoku na pracę techników i historię urządzeń, choć niektóre ERP mają moduł utrzymania ruchu. Takie moduły bywają jednak zbyt ciężkie dla zespołu, który chce po prostu szybko przyjąć zgłoszenie z hali.
Gdzie systemy się nakładają
- Kartoteka maszyny. Występuje w EAM, CMMS i często w ERP jako środek trwały. Ustal jedno źródło numeru i nazwy.
- Części zamienne. Magazyn techniczny bywa w ERP, w osobnym programie magazynowym albo w arkuszu. Dla CMMS ważne jest powiązanie części z naprawą.
- Koszty napraw. Faktury za usługi zewnętrzne są w ERP, a czas i części wewnętrzne w CMMS. Ktoś musi je zestawić.
- Pracownicy. Lista techników powinna pochodzić z jednego miejsca, nie z kilku.
Jak ustalić podział ról
- Wypisz dane, które dziś wpisujecie więcej niż raz.
- Dla każdej wskaż system nadrzędny. Zwykle: majątek i numery w EAM, zakupy i księgowanie w ERP, praca techniczna w CMMS.
- Ustal, które dane przepływają między systemami i w którą stronę.
- Zdecyduj, kto odpowiada za jakość kartoteki. Najlepiej jedna osoba.
- Zacznij od jednego zakładu i sprawdź, czy podział działa w praktyce.
Perspektywa IT i finansów
Dla działu IT ważne jest, czy narzędzia da się połączyć bez budowania osobnych baz pracowników i maszyn. Dla CFO liczy się spójność kosztów i to, żeby wiedzieć, ile zakład wydaje na naprawy i części w podziale na urządzenia. W Remanently procesy majątku, utrzymania ruchu, magazynu i narzędzi korzystają ze wspólnych danych, a w wariancie ENTERPRISE możliwe są integracje z systemami ERP i HR. Szczegóły ustala się na etapie rozmowy o potrzebach firmy.
Przykłady z codziennej pracy
Różnice między systemami najlepiej widać na konkretnych sytuacjach.
Kupiono nową maszynę
Księgowość zakłada środek trwały w ERP, dział majątku nadaje numer inwentarzowy i przypisuje lokalizację, a utrzymanie ruchu potrzebuje tej samej maszyny w systemie, żeby zaplanować przeglądy. Jeśli każdy dział zakłada ją osobno, po roku są trzy różne nazwy jednego urządzenia.
Maszyna się psuje
Operator zgłasza usterkę w CMMS. Technik sprawdza historię, wykonuje naprawę, pobiera część z magazynu. ERP dowiaduje się o kosztach dopiero przy fakturze za usługę zewnętrzną, a część wewnętrzna zostaje w danych CMMS i magazynu.
Maszynę wycofujemy z użytku
Decyzja o likwidacji wynika z historii napraw (CMMS), z wartości i dokumentów (EAM i księgowość) oraz z decyzji o zakupie zamiennika (ERP). Dokumenty, które się wtedy pojawiają, opisujemy w artykułach o protokole likwidacji środka trwałego i protokole zniszczenia sprzętu.
Który system wybrać jako pierwszy
Nie ma jednej odpowiedzi, ale są pytania pomocnicze. Jeśli nie wiecie, ile macie maszyn i gdzie stoją, zacznijcie od ewidencji majątku. Jeśli wiecie, ale maszyny często stoją i nikt nie pamięta, co było robione, zacznijcie od CMMS. Jeśli większość problemów dotyczy zakupów i rozliczeń, szukajcie ich w ERP, a nie w nowym systemie.
W praktyce wiele firm zaczyna od jednego obszaru i dodaje kolejne, gdy zauważy następny problem. Dobrze, gdy kolejny system korzysta z danych już wprowadzonych, a nie wymaga zakładania maszyn i pracowników od nowa. Dlatego przy wyborze warto zapytać, jak system współpracuje z innymi obszarami i jak wygląda przenoszenie kartoteki.
Brak części a zakup
Dobry przykład podziału: awaria wymaga części, magazyn sprawdza dostępność, a gdy części brakuje, potrzeba trafia do procesu zakupowego w ERP. Dzięki temu informacja, dlaczego część była potrzebna i z jaką naprawą się wiązała, nie ginie po drodze. Obszar utrzymania ruchu w całości opisuje hub o programie CMMS, a rozmowę o kryteriach wyboru znajdziesz w tekście jak wybrać program CMMS.
Jeśli zastanawiasz się, od którego systemu zacząć, odpowiedź zależy od najbardziej palącego problemu. Gdy firma nie wie, co posiada, zaczyna od majątku. Gdy wie, ale maszyny stoją, zaczyna od Remanently CMMS.
Najczęstsze pytania
Czy CMMS zastępuje ERP?
Nie. ERP prowadzi finanse, zakupy i księgowość. CMMS obsługuje pracę zespołu utrzymania ruchu. Systemy uzupełniają się i mogą wymieniać dane.
Czy EAM i CMMS to jeden system?
To dwa obszary, które często korzystają z tej samej kartoteki urządzeń. EAM odpowiada za ewidencję majątku, CMMS za techniczną obsługę urządzenia.
Czy muszę mieć ERP, żeby używać CMMS?
Nie. CMMS działa samodzielnie. Integracja z ERP przydaje się, gdy chcesz przekazywać potrzeby zakupowe lub koszty.
Które dane powinny być w CMMS, a które w ERP?
Zgłoszenia, zlecenia, przeglądy i historia napraw w CMMS. Faktury, zamówienia i księgowanie w ERP. Kartoteka urządzeń w jednym źródle, wspólnym dla obu.
Czy moduł utrzymania ruchu w ERP wystarczy?
Czasem tak, jeśli zespół jest mały, a proces prosty. Gdy techników jest kilku, a zgłoszeń dużo, wygodniejszy bywa osobny, lżejszy system pracy z telefonu.
Nie wiesz, od którego systemu zacząć?
Na krótkim demo przejdziemy przez Twoje dane o maszynach i wspólnie ustalimy, gdzie zaczyna się CMMS, a gdzie ewidencja majątku.