- Utrzymanie ruchu · CMMS
- Menedżer operacyjny, Dyrektor zakładu / Operacyjny, Księgowość / Analityka, Jakość / Audyt
- Produkcja, Logistyka i magazyny, Budownictwo i serwis, Usługi i biura
Karta urządzenia: wzór do wydruku i jak ją prowadzić
W skrócie
Karta urządzenia to dokument zbierający podstawowe dane maszyny oraz zapis jej przeglądów, napraw i zmian. Dzięki niej technik wie, z czym ma do czynienia, a firma może prześledzić historię sprzętu. Nie ma jednego urzędowego wzoru, więc kartę dopasowuje się do potrzeb zakładu. Wzór znajdziesz poniżej, a przy większej liczbie maszyn kartę wygodniej prowadzić w systemie.
Czym jest karta urządzenia
Karta urządzenia (czasem nazywana kartą maszyny lub paszportem urządzenia) to „życiorys” maszyny. Zawiera dane identyfikacyjne, informacje o gwarancji i serwisie, a także zapisy o przeglądach, naprawach i modernizacjach. Jest przydatna zarówno technikom, jak i księgowości oraz audytorom, bo pokazuje, co się z urządzeniem działo od zakupu.
Dokument jest wewnętrzny. Nie ma jednego urzędowego wzoru, choć dla niektórych urządzeń (np. podlegających dozorowi) obowiązują odrębne dokumenty. Wymagania sprawdź w przepisach lub u specjalisty.
Co powinno być w karcie
- nazwa, typ, model, producent, numer seryjny,
- numer ewidencyjny (ten sam co w ewidencji majątku),
- data zakupu i uruchomienia, dostawca,
- lokalizacja i osoba odpowiedzialna,
- gwarancja i umowa serwisowa (od kiedy, do kiedy, kontakt),
- dokumentacja: instrukcja, schematy, deklaracje (gdzie leżą),
- zapis przeglądów i napraw,
- modernizacje i zmiany w urządzeniu.
Wzór karty do wydruku
KARTA URZĄDZENIA nr ewidencyjny ………………
| Nazwa i typ | …………………………………… | Producent / model | …………………………………… |
|---|---|---|---|
| Numer seryjny | …………………………………… | Rok produkcji | …………………………………… |
| Data zakupu / uruchomienia | …………………………………… | Dostawca | …………………………………… |
| Lokalizacja | …………………………………… | Osoba odpowiedzialna | …………………………………… |
| Gwarancja do | …………………………………… | Umowa serwisowa (firma, do kiedy) | …………………………………… |
| Dokumentacja (gdzie) | …………………………………………………………………………… | ||
Zapis przeglądów i napraw
| Data | Rodzaj (przegląd / naprawa / modernizacja) | Opis wykonanych prac | Użyte części | Wykonawca | Podpis |
|---|---|---|---|---|---|
Jak prowadzić kartę
- Załóż kartę przy zakupie. Dane identyfikacyjne łatwo wpisać wtedy, gdy mamy fakturę i dokumenty.
- Użyj tego samego numeru co w ewidencji majątku. Unikniesz dwóch nazw jednej maszyny. O różnicy ewidencji i utrzymania ruchu piszemy w tekście CMMS, EAM i ERP.
- Wpisuj każdy przegląd i każdą naprawę. Najlepiej w dniu wykonania.
- Zapisuj użyte części. Za rok będziesz wiedzieć, ile łożysk poszło na tę maszynę.
- Zapisuj modernizacje. Zmiana napędu czy sterownika zmienia też plan przeglądów.
- Trzymaj dokumentację razem. Wpisz w karcie, gdzie leży instrukcja i schematy.
Najczęstsze błędy
- karta jest założona, ale nikt nie dopisuje napraw,
- brak numeru seryjnego, więc przy reklamacji trudno ustalić model,
- każdy dział prowadzi własną kartę, a dane się rozjeżdżają,
- po sprzedaży lub likwidacji maszyny karta nie jest zamykana. Dokumentację likwidacji opisują Remanently Assets i artykuł o protokole likwidacji środka trwałego.
Jak nadać numery urządzeniom
Kartę trudno prowadzić, jeśli maszyny nie mają jednoznacznych numerów. Dobry numer jest krótki, unikalny i niezmienny. Może zawierać skrót lokalizacji lub typu, np. numer linii i kolejny numer maszyny. Numer powinien być widoczny na urządzeniu, najlepiej w postaci etykiety z kodem kreskowym lub QR, żeby można go było zeskanować zamiast przepisywać.
Unikaj numerów zbudowanych z cech, które mogą się zmienić (np. nazwa działu), bo po reorganizacji będą mylące. Jeśli firma ma już numery inwentarzowe, użyj ich, żeby nie mnożyć oznaczeń.
Karta dla różnych typów urządzeń
Dla maszyny produkcyjnej karta będzie zawierać dane techniczne, harmonogram konserwacji i dokumentację producenta. Dla pojazdu lub wózka dodatkowo przebieg, badania techniczne i ubezpieczenie. Dla instalacji budynku (klimatyzacja, winda) zakres umowy serwisowej i terminy przeglądów. Dla sprzętu IT wersje oprogramowania i licencje. Wzór z tej strony jest uniwersalny, a sekcje szczególne można dopisać zależnie od typu.
Kto korzysta z karty
Technik sięga po nią przy awarii, żeby poznać model i historię. Księgowość przy likwidacji lub sprzedaży, żeby sprawdzić, co zostało wykonane i kiedy. Audytor, żeby zweryfikować, czy przeglądy były wykonywane. Kierownik przy planowaniu modernizacji. Dobrze prowadzona karta oszczędza czas każdemu z nich, a źle prowadzona staje się dokumentem, którego nikt nie otwiera.
Karta a gwarancja
Informacje o gwarancji są jednymi z najcenniejszych w karcie: do kiedy obowiązuje, jaki jest zakres, kto jest serwisantem, jak zgłaszać usterki. Zapisanie ich w jednym miejscu pozwala szybko ocenić, czy awaria mieści się w gwarancji, zanim firma zapłaci za naprawę. Jeśli zbliża się koniec gwarancji, warto zaplanować przegląd, który wykryje usterki do zgłoszenia producentowi.
Podobnie z umowami serwisowymi: data zakończenia i zakres w karcie pozwalają zawczasu zdecydować o przedłużeniu lub zmianie wykonawcy.
Karta przy zakupie nowej maszyny
Najlepszy moment na założenie karty to odbiór maszyny od dostawcy. Masz wtedy dokumenty: instrukcję, deklarację zgodności, gwarancję, protokół odbioru. Wpisz dane, zeskanuj dokumenty i zapisz, gdzie leży oryginał. Dodaj harmonogram konserwacji zgodny z instrukcją, żeby od pierwszego dnia wiadomo było, co i kiedy trzeba zrobić. Zob. harmonogram konserwacji maszyn.
Jeśli maszyna trafia do firmy używana, zbierz od poprzedniego właściciela jak najwięcej informacji o historii: wcześniejsze naprawy, wymiany, modernizacje. Nawet niepełna wiedza jest cenna.
Karta w systemie
Papierowa karta działa przy kilku maszynach. Przy kilkudziesięciu jest trudna do wyszukania i aktualizacji. W Remanently CMMS każde urządzenie ma własną historię: zgłoszenia, zlecenia, przeglądy, naprawy i wykorzystane części. Kartotekę można prowadzić razem z ewidencją majątku, bo ta sama maszyna jest majątkiem firmy i obiektem utrzymania ruchu. Szerszy opis w tekście program CMMS do utrzymania ruchu. Zapis napraw opisujemy w artykule historia napraw maszyny.
Najczęstsze pytania
Czy karta urządzenia jest obowiązkowa?
Dla wewnętrznej karty maszyny nie ma jednego urzędowego wzoru ani ogólnego obowiązku. Dla niektórych urządzeń wymagane są odrębne dokumenty, np. z dozoru technicznego. Sprawdź to w przepisach lub u specjalisty.
Czym karta urządzenia różni się od karty środka trwałego?
Karta środka trwałego dotyczy ewidencji księgowej. Karta urządzenia opisuje stronę techniczną: dane, przeglądy, naprawy. Często łączy je numer ewidencyjny.
Kto powinien prowadzić kartę?
Najczęściej dział utrzymania ruchu. Dane ewidencyjne uzupełnia osoba odpowiedzialna za majątek.
Jak długo przechowywać kartę?
Okres zależy od przepisów i polityki firmy. Przy wycofaniu maszyny zapytaj księgowego lub prawnika o termin przechowywania.
Czy kartę można prowadzić elektronicznie?
Tak. W systemie CMMS historia urządzenia powstaje na bieżąco ze zgłoszeń, zleceń i protokołów.
Zobacz karty urządzeń zamiast segregatora
Na krótkim demo pokażemy historię kilku Twoich maszyn w jednym miejscu, z przeglądami i naprawami.