Zgłoszenie opisuje potrzebę sprawdzenia
Zgłaszający wskazuje urządzenie, objaw i okoliczności. Nie musi znać przyczyny ani pełnego zakresu naprawy. Kilka obserwacji może dotyczyć tego samego problemu, dlatego warto sprawdzić wcześniejsze otwarte sprawy.
Informacja ze zgłoszenia powinna pozostać dostępna także wtedy, gdy po weryfikacji okaże się, że potrzebne jest inne działanie, niż początkowo przypuszczano.
Zlecenie ustala, co ma zostać wykonane
Na tym etapie pojawiają się zakres pracy, wykonawca, priorytet i uzgodniony termin. Do jednego zgłoszenia może być potrzebna więcej niż jedna czynność: rozpoznanie problemu, przygotowanie części i właściwa naprawa.
Rozdzielenie etapów ułatwia również wskazanie odpowiedzialności. Osoba zgłaszająca nie musi być tą samą osobą, która decyduje o zakresie lub wykonuje pracę.
Zakończenie powinno pokazać wynik
Zapis „wykonano” nie mówi, co zrobiono i co pozostało do sprawdzenia. Warto zachować opis działania, użytych części i wyniku oraz wskazać ewentualny kolejny krok.
Dla menedżera utrzymania ruchu taki podział ułatwia odróżnienie napływających sygnałów od obciążenia zespołu rzeczywistymi pracami. CMMS porządkuje zgłoszenia i zlecenia w historii urządzenia. Samo zamknięcie rekordu nie zastępuje technicznych zasad odbioru i dopuszczenia maszyny do pracy.