Termin powinien prowadzić do określonego zakresu
Przegląd potrzebuje wskazania urządzenia, zakresu czynności i osoby odpowiedzialnej za wykonanie. Częstotliwość należy ustalić według wymagań dotyczących konkretnego sprzętu i jego użytkowania, a nie kopiować z ogólnej tabeli znalezionej w internecie.
Warto także sprawdzić warunki realizacji: dostęp do maszyny, potrzebne materiały oraz uzgodnienie z zespołem, który jej używa. Samo przypomnienie nie zapewnia tych zasobów.
Zapis wykonania powinien zawierać wynik
Data i nazwisko wykonawcy nie zawsze wystarczają. Przydatne są wykonane czynności, obserwacje oraz ustalenia wymagające dalszej decyzji. Załącznik z dokumentacją powinien dotyczyć właściwego urządzenia i danego przeglądu.
Jeżeli część zakresu nie została wykonana, lepiej wskazać to wprost niż oznaczyć całość jako zakończoną. Osoba podejmująca dalszą decyzję musi wiedzieć, co rzeczywiście potwierdzono.
Przesunięcie też wymaga właściciela
Brak możliwości wykonania pracy w terminie powinien prowadzić do uzgodnionego postępowania, nowego planu i odpowiedzialności. Samo przesunięcie daty nie rozstrzyga wymagań technicznych ani dopuszczalności dalszego użytkowania.
Dla menedżera operacyjnego wartością jest widok przeglądów wykonanych, otwartych i wymagających reakcji. CMMS łączy harmonogram z historią działań. Dzięki temu kontrola nie kończy się na tym, że termin został wyświetlony właściwej osobie.