Ustal potrzebę i zakres wyposażenia
Warto potwierdzić parametry potrzebne do pracy oraz akcesoria, które mają towarzyszyć urządzeniu. Podobna nazwa sprzętu nie gwarantuje przydatności do danego zastosowania.
Lista wydawanych elementów powinna być zrozumiała także przy zwrocie. Jeżeli część wyposażenia jest opcjonalna, trzeba wskazać, co rzeczywiście obejmuje konkretna rezerwacja.
Okres obejmuje również przekazanie
Data pracy u klienta nie zawsze jest datą odbioru. Znaczenie mogą mieć transport, przygotowanie i czas potrzebny po zwrocie do ponownego wydania.
Przed potwierdzeniem warto sprawdzić wcześniejsze rezerwacje i przewidywany stan urządzenia. Sprzęt czekający na ocenę techniczną nie jest dostępny tylko dlatego, że nie ma jeszcze kolejnego użytkownika.
Połącz rezerwację z właściwym odbiorcą
Potrzebne są dane klienta, osoba do uzgodnień oraz zasady informowania o zmianie terminu. Jeżeli odbiera ktoś inny, powinno być jasne, w czyim imieniu następuje przekazanie.
Dla osoby prowadzącej wypożyczenia takie ustalenia ograniczają wyjaśnienia przy odbiorze. Tools Management zachowuje okres, zasób i historię obiegu. Nie zastępuje uzgodnienia warunków, lecz pomaga przeprowadzić wydanie zgodnie z tym, co wcześniej potwierdzono klientowi.