- Narzędzia i sprzęt · TDM
- Właściciel / Prezes, Menedżer operacyjny, Księgowość / Analityka, Dyrektor IT / CTO
- Usługi i biura, Budownictwo i serwis, Handel i sieci placówek
Wypożyczalnia sprzętu: jaki program i jakie zasady wypożyczania wybrać
W skrócie
Program dla wypożyczalni sprzętu powinien łączyć konkretny egzemplarz z klientem, terminem wypożyczenia, wydaniem i zwrotem ze stanem. Do tego potrzebne są krótkie zasady: kto może wypożyczyć, na jak długo i co przy uszkodzeniu. Remanently Tools obsługuje wypożyczenia klientom z rezerwacją, identyfikacją kodem i podpisem na ekranie telefonu.
Czym wypożyczalnia różni się od wydawania sprzętu pracownikom
Wydanie pracownikowi opiera się na stosunku pracy i wewnętrznych zasadach. Wypożyczenie klientowi to relacja handlowa: klient jest zewnętrzny, odbiera sprzęt na określony czas i zwykle za opłatą. Mechanika przypomina się w obu przypadkach: rezerwacja, identyfikacja, wydanie, zwrot, ocena stanu. Różni się odbiorca, dokumenty i konsekwencje w razie uszkodzenia lub braku zwrotu.
Dlatego dla wypożyczalni liczą się trzy rzeczy: wiedza, który egzemplarz jest u którego klienta, pewność terminu zwrotu i zapis stanu przy wydaniu i przy zwrocie. Bez nich spór o uszkodzenie zamienia się w słowo przeciw słowu.
Funkcje, których wymaga wypożyczalnia
- kartoteka sprzętu z numerem, opisem i wyposażeniem dodatkowym,
- rezerwacja na termin ze sprawdzeniem dostępności,
- kartoteka odbiorcy z historią wcześniejszych wypożyczeń,
- wydanie z dokumentem i podpisem klienta,
- zwrot z oceną stanu i decyzją, czy sprzęt wraca do obiegu,
- przejście do serwisu przy uszkodzeniu lub przeglądzie,
- możliwość zablokowania wydania sprzętu bez ważnego przeglądu.
Zasady, które warto zapisać
Program nie zastąpi regulaminu. Zasady wypożyczania są elementem umowy z klientem, więc ich treść najlepiej przygotować wspólnie z prawnikiem. Od strony organizacji warto jednak uzgodnić kilka punktów.
- Kto może wypożyczyć. Jakie dane klienta są wymagane i czy potrzebna jest zgoda kierownika.
- Okres i termin zwrotu. Godzina zwrotu ma znaczenie, gdy sprzęt czeka na kolejną rezerwację.
- Przedłużenie. Tylko po sprawdzeniu, czy nie koliduje z inną rezerwacją.
- Stan przy wydaniu i zwrocie. Opis, zdjęcie, lista wyposażenia.
- Postępowanie przy uszkodzeniu lub braku. Ścieżka rozmowy z klientem i dokumenty.
Jak wygląda proces w Remanently Tools
W Remanently Tools sprzęt można wypożyczać klientom, zachowując informację o odbiorcy, okresie wypożyczenia, wydaniu i zwrocie. Wypożyczany może być sprzęt techniczny, narzędzia, pojazdy lub inne zasoby, razem z dokumentami związanymi z klientem. Konkretny egzemplarz identyfikuje się kodem QR, kreskowym lub RFID, a odbierający składa odręczny podpis na ekranie smartfona.
Przy zwrocie zapisuje się, czy sprzęt jest kompletny i sprawny. Jeśli wymaga działania, można przejść do historii technicznej i napraw w Remanently CMMS. Jeżeli wypożyczenie jest częścią szerszej obsługi klienta, historię sprzętu można połączyć z informacjami o kontrahencie w Remanently CRM.
Wypożyczalnia a ewidencja własnego majątku
Sprzęt wypożyczalni jest zwykle jednocześnie majątkiem firmy. Dlatego dobrze, gdy nie trzeba prowadzić go w dwóch miejscach. W Remanently wydania i wypożyczenia korzystają z tego samego zasobu co ewidencja majątku. Wycofanie sprzętu z obiegu, na przykład po zniszczeniu, wymaga osobnych dokumentów: opisujemy je w tekście o protokole zniszczenia sprzętu.
Co zmienia się dla ról
Obsługa wypożyczalni
Skanuje sprzęt, zbiera podpis i zapisuje stan. Nie przepisuje numerów ani nie pyta klienta, co dokładnie wypożyczył.
Właściciel
Widzi, który sprzęt pracuje, a który stoi, i może zdecydować o zakupie lub wycofaniu.
Księgowość
Dostaje wiarygodne dane o wydaniach i zwrotach jako podstawę do rozliczeń z klientami.
Jak zacząć
Wybierz kilka najczęściej wypożyczanych pozycji i klientów stałych. Wprowadź je do ewidencji, ustal krótkie zasady i przez miesiąc prowadź wypożyczenia w systemie. Po tym czasie sprawdź, ile sporów o stan sprzętu udało się rozstrzygnąć zapisem. Przy zwrocie przydatny jest dokument opisany w tekście protokół zwrotu sprzętu, a rezerwacje opisujemy w tekście rezerwacja sprzętu w firmie. Całość porządkuje przewodnik program do ewidencji narzędzi i sprzętu.
Demo na danych Twojej wypożyczalni
Pokażemy wypożyczenie klientowi z rezerwacją, podpisem na telefonie i zwrotem ze stanem. Pakiety opisuje cennik, a rozmowę umówisz przez kontakt.
Jak wybrać program: pytania do dostawcy
Zanim wybierzesz rozwiązanie, przygotuj listę pytań opartych na realnym dniu pracy wypożyczalni. Najlepiej przejść z dostawcą przez jeden prawdziwy przypadek od rezerwacji do zwrotu.
- czy dwie rezerwacje tego samego egzemplarza na zachodzące terminy są blokowane,
- czy wydanie wymaga wskazania konkretnego egzemplarza, a nie tylko typu sprzętu,
- czy klient może podpisać odbiór na ekranie telefonu,
- czy przy zwrocie zapisuje się stan i brakujące wyposażenie,
- czy sprzęt po zwrocie z uszkodzeniem da się wstrzymać przed kolejnym wydaniem,
- czy da się zablokować wydanie sprzętu bez ważnego przeglądu,
- czy historia wypożyczeń klienta jest dostępna od ręki,
- czy system rośnie razem z liczbą sprzętu i lokalizacji.
Typowe problemy wypożyczalni i sposoby na nie
Klient oddaje sprzęt po godzinach
Zwrot przyjęty bez sprawdzenia stanu to zwrot, o którym nic nie wiadomo. Dobrą praktyką jest przyjęcie zwrotu z zapisem „odebrano po godzinach, stan do weryfikacji” i sprawdzenie sprzętu przy następnym otwarciu. Dzięki temu sprzęt nie wchodzi w obieg bez oceny.
Sprzęt wymaga przeglądu między wypożyczeniami
W wypożyczalniach sprzęt techniczny ma terminy przeglądów, które liczą się niezależnie od kalendarza rezerwacji. Pakiet QUICK START obejmuje przeglądy techniczne i legalizacje oraz terminy i przypomnienia, więc przegląd da się wpisać w harmonogram między wypożyczeniami.
Stały klient zapomina o terminie zwrotu
Przypomnienie przed terminem to najtańszy sposób na ograniczenie opóźnień. Gdy opóźnienia się powtarzają, warto porozmawiać z klientem o warunkach współpracy, co jest decyzją handlową, a nie funkcją programu.
Najczęstsze pytania
Czy w Remanently można wypożyczać sprzęt klientom?
Tak. Sprzęt można zarówno wydawać pracownikom, jak i wypożyczać klientom, z zapisem odbiorcy, okresu, wydania i zwrotu.
Czy można połączyć wypożyczenia z obsługą klienta?
Tak. Historię wypożyczanego sprzętu można połączyć z procesem sprzedaży i informacjami o kontrahencie w Remanently CRM.
Czy do wypożyczalni potrzebny jest kolektor danych?
Nie. Kody QR i kreskowe można skanować aparatem smartfona. RFID można wdrożyć później tam, gdzie sprzętu jest dużo.
Czy regulamin wypożyczenia przygotuje program?
Nie. Regulamin jest częścią umowy z klientem i warto go przygotować z prawnikiem. Program dokumentuje wydanie, zwrot i stan.
Zobacz, jak wypożyczać sprzęt klientom bez sporów o stan
Zrobimy krótkie demo na danych klienta: rezerwacja, wydanie z podpisem na telefonie i zwrot ze stanem.
Moduł: Remanently Tools (TDM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij