• Narzędzia i sprzęt · TDM
    • Menedżer operacyjny, Kierownik zespołu / Brygadzista, Dyrektor zakładu / Operacyjny, Księgowość / Analityka
    • Produkcja, Budownictwo i serwis, Logistyka i magazyny, Usługi i biura

    Wydawanie narzędzi pracownikom krok po kroku

    Czas czytania: 4 min · Redakcja Remanently

    W skrócie

    Wydawanie narzędzi pracownikom sprowadza się do pięciu kroków: identyfikacja narzędzia, wskazanie osoby, zapis stanu, potwierdzenie odbioru i termin zwrotu. Najczęściej zawodzi nie sam proces, tylko jego pomijanie w pośpiechu. W Remanently Tools wydanie robi się skanem kodu i podpisem na ekranie telefonu, a zwrot kończy się oceną stanu.

    Czemu wydawanie przestaje działać

    Na początku wydawanie narzędzi jest proste: pracownik prosi, magazynier daje, wpis do zeszytu. Po kilku miesiącach ten schemat się sypie. Wydawca ma inne zadania, kolejka rośnie, więc narzędzie wychodzi bez wpisu. Pracownik przekazuje je koledze, bo „przecież ma teraz do niego dostęp”. Po tygodniu nikt nie wie, kto faktycznie ma wiertarkę.

    Problem nie leży w dyscyplinie pracowników, tylko w tym, że zapis wymaga zbyt wielu ruchów. Jeśli wydanie zajmuje dwie minuty zamiast dwudziestu sekund, będzie pomijane. Dlatego sensowny proces jest krótki i ma jasno określone kroki.

    Pięć kroków wydania

    1. Zidentyfikuj narzędzie. Odczytaj numer z etykiety albo zeskanuj kod. Samo „wiertarka Bosch” nie wystarcza, gdy takich jest cztery.
    2. Wskaż osobę odbierającą. Konkretny pracownik, a nie „ekipa montażowa”. Wyjątkiem jest wydanie na brygadzistę jako osobę odpowiedzialną.
    3. Sprawdź stan i wyposażenie. Włącz, obejrzyj, policz akcesoria, wpisz uwagi.
    4. Potwierdź odbiór. Podpis na papierze lub na ekranie telefonu.
    5. Ustal termin zwrotu. Nawet orientacyjny: „do piątku” jest lepsze niż żaden.

    Zasady, które ułatwiają życie wydawcy

    • jedno narzędzie to jedna osoba odpowiedzialna w danym czasie,
    • przekazanie koledze wymaga nowego wydania, a nie ustnej umowy,
    • bez zwrotu poprzedniego narzędzia nowego nie wydaje się, jeśli to ten sam rodzaj,
    • sprzęt z nieważnym przeglądem nie wychodzi z narzędziowni,
    • zwrot uszkodzonego narzędzia jest zgłaszany od razu, a nie ukrywany.

    Wydanie na osobę czy na zlecenie

    W części firm narzędzia wydaje się na zlecenie lub na stanowisko, a nie na osobę. Wtedy za narzędzie odpowiada formalnie kierownik zmiany albo brygadzista. To dopuszczalne, jeśli przekazania wewnątrz zespołu są dokumentowane. W przeciwnym razie przy zwrocie pojawia się odpowiedź „nie wiem, kto je miał”. Szczegóły odpowiedzialności omawiamy w tekście odpowiedzialność za powierzone mienie.

    Wydanie w Remanently Tools

    W Remanently Tools wydający wybiera pracownika, skanuje kod QR lub kod kreskowy narzędzia aparatem telefonu i zapisuje wydanie. Odbierający podpisuje się na ekranie urządzenia mobilnego (pakiet QUICK START). Dokument zostaje przy konkretnym wydaniu i sprzęcie, więc później nie trzeba szukać protokołu w segregatorze. Wpisanie pracownika jako odbiorcy nie zużywa licencji użytkownika zarządzającego.

    W pakiecie TIME IS MONEY pracownik może sam pobrać i zwrócić sprzęt w punkcie typu Toolbox lub w samoobsługowej narzędziowni. Rezerwację na przyszły termin opisujemy w tekście rezerwacja sprzętu w firmie.

    Zwrot i ocena stanu

    Wydanie to połowa procesu. Przy zwrocie zapisuje się, czy narzędzie wróciło kompletne, sprawne i gotowe do kolejnego użycia. Jeśli nie, nie wraca na półkę. Narzędzie do naprawy przekazuje się do serwisu, a tam, gdzie jest moduł Remanently CMMS, historia usterki zostaje przy tym samym egzemplarzu. Wzór dokumentu zwrotu opisuje tekst protokół zwrotu sprzętu.

    Najczęstsze błędy wydawcy

    • wydanie „na chwilę” bez wpisu,
    • zapis zbiorczy: „elektronarzędzia: 5 szt.”,
    • brak stanu przy wydaniu, więc brak podstawy do porównania przy zwrocie,
    • odbiór wyposażenia dodatkowego bez opisu,
    • zwrot przyjęty po godzinach i dopisany następnego dnia z pamięci.

    Jak zacząć

    Wybierz jedną kategorię narzędzi, na przykład elektronarzędzia, i jedną osobę wydającą na zmianę. Spisz pięć kroków na kartce przy okienku i przez miesiąc zapisuj wszystkie wydania. Po tym czasie sprawdź, czy zapis zgadza się ze stanem fizycznym. Całość porządkuje przewodnik program do ewidencji narzędzi i sprzętu, a organizację samego punktu wydawania opisuje tekst narzędziownia: jak ją zorganizować. Pakiety są w cenniku.

    Wydawanie w szczególnych sytuacjach

    Pracownik nowy w zakładzie

    Dla nowych osób warto przygotować zestaw startowy i wydać go jednym protokołem. Pracownik widzi całą listę naraz, podpisuje raz, a firma ma pełen opis tego, co otrzymał. Przy wydaniach pojedynczych w pierwszych tygodniach łatwo o pominięcie.

    Wydanie awaryjne

    Zdarza się, że narzędzie jest potrzebne natychmiast i wydawcy nie ma przy okienku. Dobra praktyka to zapis wydania po fakcie, w ustalonym czasie, przez osobę, która przekazała narzędzie. Wyjątek jest wtedy częścią zasad, a nie dziurą w nich.

    Narzędzia wydawane na zlecenie

    Gdy narzędzie jest potrzebne tylko na czas zlecenia, termin zwrotu wiąże się z jego zakończeniem. Wpisz numer zlecenia w uwagach, bo dzięki temu przy zwrocie wiadomo, że praca jest zakończona.

    Wskaźniki, które pokazują, że wydawanie działa

    • wszystkie wydane narzędzia mają przypisaną osobę,
    • liczba narzędzi po terminie zwrotu spada z miesiąca na miesiąc,
    • uszkodzenia są zgłaszane przy zwrocie, a nie przy kolejnym wydaniu,
    • wydawca nie odbiera telefonów z pytaniem „kto ma…”,
    • inwentaryzacja pokazuje niewielkie różnice względem ewidencji.

    Jeśli któryś z tych punktów nie działa, zwykle przyczyną jest nie brak wiedzy pracowników, ale zbyt skomplikowana procedura. Wtedy warto ją skrócić, zamiast dokładać kolejne wymagania. Prosty proces, który ludzie wykonują, jest wart więcej niż rozbudowany, który omijają.

    Rozmowa z zespołem przed zmianą zasad

    Nowe zasady wydawania najłatwiej wprowadzić, gdy zespół rozumie powód. Wystarczy krótka rozmowa o tym, ile czasu tracono na szukanie narzędzi i ile kosztowały zakupy zastępcze.

    Najczęstsze pytania

    Czy narzędzie można wydać na brygadę?

    Można, ale najlepiej wskazać brygadzistę jako osobę odpowiedzialną. Dalsze przekazania w brygadzie powinny mieć własny zapis.

    Co zrobić, gdy pracownik przekazuje narzędzie koledze?

    Wykonać nowe wydanie na kolegę. Bez tego w ewidencji narzędzie nadal figuruje u poprzedniej osoby.

    Czy wydanie można potwierdzić bez papieru?

    Tak. W pakiecie QUICK START odbierający podpisuje się na ekranie telefonu, a potwierdzenie zostaje przy wydaniu i narzędziu.

    Jak ustalić termin zwrotu?

    Zapisz go przy wydaniu, nawet orientacyjny. W TIME IS MONEY pracownik może złożyć wniosek o przedłużenie okresu korzystania.

    Zobacz wydanie narzędzia w kilkanaście sekund
    Zrobimy krótkie demo na danych klienta: skan narzędzia, podpis na telefonie i zwrot ze stanem.

    Umów krótką prezentację Remanently Zobacz cennik

    Moduł: Remanently Tools (TDM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij