- Utrzymanie ruchu · CMMS
- Dyrektor zakładu / Operacyjny, Menedżer operacyjny, Jakość / Audyt, Księgowość / Analityka
- Produkcja, Logistyka i magazyny, Budownictwo i serwis, Sektor publiczny, Usługi i biura
Przeglądy techniczne i terminy: jak ich pilnować w firmie
W skrócie
Przeglądy techniczne mają swoje terminy, które wynikają z przepisów, instrukcji producentów, umów serwisowych i wymagań ubezpieczycieli. Najczęstszy problem to nie sam przegląd, ale przeoczenie terminu. Rozwiązaniem jest jeden rejestr z terminami, osobą odpowiedzialną i przypomnieniami oraz zapis protokołów w jednym miejscu.
Skąd biorą się terminy przeglądów
Przeglądy techniczne w firmie wynikają z kilku źródeł. Część narzuca prawo: dotyczy to niektórych urządzeń, instalacji i budynków. Część wynika z instrukcji producenta, bez której gwarancja może przestać obowiązywać. Kolejne zapisano w umowach serwisowych, w wymaganiach ubezpieczyciela albo w polityce firmy. Konkretne wymagania dla danego urządzenia sprawdź w przepisach lub u uprawnionego specjalisty. Tu skupiamy się na organizacji.
Typowe przeglądy w firmach
| Obszar | Przykłady |
|---|---|
| Budynki i instalacje | instalacja elektryczna, gazowa, wentylacja, klimatyzacja, ppoż. |
| Urządzenia transportu | wózki widłowe, dźwigi, windy |
| Maszyny produkcyjne | przeglądy producenta, pomiary, kalibracje |
| Wyposażenie bezpieczeństwa | gaśnice, hydranty, oświetlenie awaryjne |
| Pojazdy i flota | przeglądy techniczne, serwisy |
Rejestr terminów
Podstawą jest jedna lista wszystkich przeglądów z terminami. Dla każdej pozycji zapisujesz:
- urządzenie lub obiekt,
- rodzaj przeglądu i źródło wymogu (przepis, producent, umowa),
- częstotliwość,
- ostatnią datę i następny termin,
- wykonawcę i osobę odpowiedzialną po stronie firmy,
- miejsce przechowywania protokołu.
Wzór takiej tabeli znajdziesz w artykule plan przeglądów okresowych, a dziennik dla budynku w tekście książka konserwacji obiektu.
Jak nie przeoczyć terminu
- Jedno źródło prawdy. Nie trzy arkusze prowadzone przez różne osoby.
- Odpowiedzialny z imienia i nazwiska. „Utrzymanie ruchu” to nie osoba.
- Przypomnienia z wyprzedzeniem. Dla przeglądów zewnętrznych wcześniej niż dla własnych, bo trzeba umówić wykonawcę.
- Termin umowy z wykonawcą. Zapisz, kiedy kończy się umowa serwisowa, żeby nie zostać bez serwisu.
- Zaległości na wierzchu. Raz w tygodniu przejrzyj przeglądy, które minęły termin.
- Zastępstwo. Ustal, kto pilnuje terminów na urlopie osoby odpowiedzialnej.
Dokumentacja po przeglądzie
Przegląd wykonany, ale niezapisany, w oczach kontroli wygląda jak niewykonany. Po każdym przeglądzie potrzebny jest protokół lub inny dokument od wykonawcy, powiązany z urządzeniem. Warto zapisać też wnioski: co stwierdzono, co zalecono, czy zalecenia wykonano. Wzór wewnętrznego protokołu: protokół naprawy i przeglądu.
Perspektywa kierownictwa i jakości
Dyrektor chce wiedzieć, czy firma nie ma zaległości, które mogą skutkować wstrzymaniem pracy urządzenia lub problemem przy kontroli. Dział jakości lub audytu pyta, czy da się wykazać, kto i kiedy wykonał przegląd. Księgowość potrzebuje zestawienia kosztów usług zewnętrznych. Jedna lista terminów z protokołami odpowiada na wszystkie te pytania.
Typowe błędy
- terminy w głowach lub w kalendarzu jednej osoby,
- brak informacji, skąd wynika wymagany odstęp,
- protokoły rozproszone w różnych teczkach i skrzynkach,
- zaległy przegląd wykryty dopiero przy kontroli lub awarii,
- brak przeglądu po modernizacji, która zmienia wymagania.
Przeglądy własne i zewnętrzne
Część przeglądów zespół wykonuje samodzielnie, a część zlecana jest firmom specjalistycznym lub uprawnionym osobom. Zewnętrzne wymagają zwykle wcześniejszego umówienia i często zatrzymania urządzenia, dlatego planuje się je z większym wyprzedzeniem. W rejestrze warto oznaczyć, który przegląd jest którego rodzaju, i dla zewnętrznych zapisać termin umowy z wykonawcą oraz dane kontaktowe.
Po przeglądzie zewnętrznym często pojawiają się zalecenia: wymienić element, poprawić zabezpieczenie, uzupełnić dokumentację. Zalecenia warto traktować jak zlecenia z terminem i osobą odpowiedzialną. Niewykonane zalecenie z poprzedniego przeglądu jest tym, co najczęściej wraca podczas kontroli.
Przeglądy po zdarzeniach i modernizacjach
Poza regularnymi terminami przegląd bywa potrzebny po zdarzeniu: po powodzi, pożarze, uderzeniu, długim przestoju, a także po modernizacji lub zmianie przeznaczenia pomieszczeń. Warto zapisywać takie sytuacje w historii obiektu i oceniać, czy wymagają dodatkowego sprawdzenia. Decyzję o zakresie podejmuje osoba z odpowiednimi kompetencjami.
Przykład: jeden dzień z rejestrem terminów
Poniedziałek rano. Kierownik utrzymania ruchu otwiera rejestr i widzi trzy pozycje: przegląd wentylacji za dwa tygodnie, umowa serwisowa wózków wygasa za miesiąc, zaległy przegląd gaśnic w jednym z budynków. Dla pierwszej pozycji dzwoni do wykonawcy i umawia termin. Dla drugiej wysyła zapytanie o przedłużenie. Dla trzeciej zleca pilne wykonanie i zapisuje przyczynę zaległości. Cała czynność zajmuje kwadrans, a firma uniknęła niespodzianki podczas kontroli.
Bez rejestru te trzy sprawy ujrzałyby światło dzienne dopiero wtedy, gdy ktoś zadzwoni z pytaniem lub gdy minie termin umowy.
Przeglądy przy zmianie właściciela lub najmu
Przy zakupie budynku, przejęciu zakładu czy zmianie najemcy ważne jest ustalenie, jakie przeglądy zostały wykonane i kiedy wypada następny termin. Brak takiej informacji może oznaczać niespodziewane zaległości. Dlatego przy przejęciach warto zażądać kompletu protokołów i rejestru terminów, a po przejęciu uzupełnić własny rejestr. Podobnie przy najmie: ustal w umowie, kto odpowiada za jakie przeglądy.
Rejestr a odpowiedzialność za zaległości
Zaległy przegląd może mieć konsekwencje: wstrzymanie pracy urządzenia, problemy przy kontroli, kwestie ubezpieczeniowe. Dlatego zaległości powinny być widoczne dla osób, które decydują o priorytetach, a nie tylko dla jednego pracownika. Raport zaległości tygodniowo dla dyrektora jest prostym sposobem na utrzymanie dyscypliny.
Jak podzielić odpowiedzialność za przeglądy
W większych firmach przeglądów jest tyle, że jedna osoba nie jest w stanie ich wszystkich pilnować. Warto podzielić je według obszarów: budynki i instalacje, maszyny produkcyjne, transport wewnętrzny, bezpieczeństwo pożarowe. Każdy obszar ma opiekuna, który odpowiada za terminy, umowy z wykonawcami i protokoły. Kierownik utrzymania ruchu zbiera raporty i interweniuje, gdy któryś obszar zalega.
Taki podział sprawia też, że wiedza o wymaganiach jest rozproszona zgodnie z kompetencjami: osoba odpowiedzialna za instalacje elektryczne zna wymogi dla tej grupy, a opiekun floty wózków wymogi dla swojej.
Przeglądy w Remanently CMMS
W pakiecie QUICK START Remanently CMMS obejmuje planowane przeglądy, harmonogramy cykliczne, checklisty, protokoły wykonania, terminy i przypomnienia. Pozwala to prowadzić jeden rejestr terminów dla wielu urządzeń i obiektów, a protokół zapisać przy konkretnym urządzeniu. Obszar w całości opisuje program CMMS do utrzymania ruchu.
Najczęstsze pytania
Skąd mam wiedzieć, jakie przeglądy techniczne obowiązują w mojej firmie?
Z przepisów dla danego typu urządzeń i obiektów, z instrukcji producentów, umów serwisowych i wymagań ubezpieczyciela. W razie wątpliwości zapytaj uprawnionego specjalisty lub prawnika.
Kto w firmie powinien pilnować terminów?
Wyznaczona osoba z imienia i nazwiska, najczęściej kierownik utrzymania ruchu lub administrator. Ważne jest też zastępstwo na czas nieobecności.
Czy protokół z przeglądu trzeba przechowywać?
Tak, a okres przechowywania zależy od przepisów i polityki firmy. Zapytaj prawnika lub księgowego o konkretne terminy.
Jak prowadzić rejestr przy dużej liczbie urządzeń?
W systemie z harmonogramami cyklicznymi i przypomnieniami. W arkuszu przy dużej skali łatwo przeoczyć termin.
Czy CMMS zastąpi dokumenty od wykonawców?
Nie. System pomaga je zebrać, powiązać z urządzeniem i pilnować terminów, ale nie zastępuje dokumentów wymaganych przepisami.
Zobacz rejestr przeglądów z przypomnieniami
Na krótkim demo pokażemy rejestr terminów dla kilku Twoich urządzeń i obiektów oraz przypomnienia o przeglądach.