- Utrzymanie ruchu · CMMS
- Dyrektor zakładu / Operacyjny, Menedżer operacyjny, Jakość / Audyt, Księgowość / Analityka
- Sektor publiczny, Usługi i biura, Handel i sieci placówek
Książka konserwacji obiektu: wzór do wydruku i zasady prowadzenia
W skrócie
Książka konserwacji obiektu to wewnętrzny dziennik, w którym zapisuje się przeglądy, konserwacje, usterki i naprawy budynku lub instalacji. Nie jest tym samym co książka obiektu budowlanego wymagana przepisami. Wzór poniżej możesz wydrukować, a przy kilku obiektach wygodniej prowadzić zapisy w systemie, który pilnuje terminów.
Czym jest książka konserwacji
Książka konserwacji (nazywana też dziennikiem konserwacji lub dziennikiem technicznym) to chronologiczny zapis wszystkiego, co robiono w obiekcie: przeglądów instalacji, napraw, wymian, kontroli zewnętrznych firm i zgłoszonych usterek. Dla administratora to pamięć budynku, a dla następcy lub audytora szybkie źródło wiedzy.
Ważna uwaga: książka konserwacji, jaką tu opisujemy, jest dokumentem wewnętrznym firmy. Nie zastępuje książki obiektu budowlanego, która prowadzona jest zgodnie z przepisami prawa budowlanego. Wymagania wobec konkretnego obiektu sprawdź w przepisach albo u uprawnionego specjalisty.
Co wpisywać
- przeglądy okresowe instalacji: elektrycznej, gazowej, grzewczej, wentylacji, klimatyzacji, ppoż.,
- przeglądy i konserwacje wind, bram, drzwi automatycznych,
- kontrole firm zewnętrznych i zalecenia pokontrolne,
- usterki zgłoszone przez użytkowników i sposób ich usunięcia,
- naprawy i wymiany z podaniem wykonawcy,
- remonty, modernizacje i zmiany w instalacjach,
- zdarzenia nietypowe: zalania, awarie zasilania, uszkodzenia.
Wzór książki do wydruku
KSIĄŻKA KONSERWACJI OBIEKTU
| Obiekt (nazwa, adres) | …………………………………………… |
|---|---|
| Administrator / osoba odpowiedzialna | …………………………………………… |
| Rok | …………………………………………… |
| Lp. | Data | Część obiektu / instalacja | Rodzaj wpisu (przegląd, usterka, naprawa, remont) | Opis | Wykonawca | Następny termin | Podpis |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 | |||||||
| 4 |
Jak prowadzić książkę
- Jedna książka na obiekt. Przy kilku budynkach każdy ma osobną, żeby nie mieszać zapisów.
- Wpisuj na bieżąco. Najlepiej w dniu zdarzenia, z datą i podpisem.
- Nie poprawiaj wpisów ukradkiem. Błąd przekreśl, dopisz poprawny wpis i parafkę.
- Dołączaj protokoły. W książce wpisz numer lub miejsce przechowywania protokołu z przeglądu. Wzór opisujemy w artykule protokół naprawy i przeglądu.
- Zapisuj następny termin. Przy każdym przeglądzie okresowym od razu wpisz, kiedy kolejny. Zob. przeglądy techniczne i terminy.
- Raz na kwartał przejrzyj zapisy. Szukaj powtarzających się usterek i zaległych terminów.
Najczęstsze błędy
- książka jest prowadzona nieregularnie, „po fakcie”,
- wpisy bez podpisu i bez wykonawcy,
- brak powiązania z protokołami i fakturami,
- jedna książka dla wszystkich obiektów,
- książka zostaje u administratora, który odchodzi z firmy.
Podział książki na części
Przy większych obiektach jedna ciągła lista wpisów robi się nieczytelna. Wygodniej podzielić książkę na działy: instalacje elektryczne, grzewcze i wentylacyjne, instalacje ppoż., windy i urządzenia dźwigowe, konstrukcja i elewacja, wyposażenie techniczne. Każdy dział ma własnego odpowiedzialnego i własne terminy. W wersji papierowej to osobne zakładki, w systemie osobne grupy urządzeń.
Wpisy obowiązkowe a dobrowolne
Część wpisów wynika z przepisów lub umów: okresowe kontrole, przeglądy wymagane dla niektórych instalacji. Inne robimy dobrowolnie, bo uważamy je za przydatne: drobne naprawy, zgłoszenia użytkowników, notatki o stanie. Rozróżnienie warto zaznaczyć w kolumnie rodzaju wpisu, żeby w razie kontroli łatwo było wyłonić pozycje wymagane. Jakie przeglądy dotyczą Twojego obiektu, sprawdź w przepisach lub u uprawnionego specjalisty.
Przekazanie obiektu
Dobrze prowadzona książka bardzo ułatwia przekazanie obiektu nowemu administratorowi lub zarządcy. Zamiast wielu rozmów i teczek nowa osoba dostaje chronologię zdarzeń, wykaz wykonawców i terminy najbliższych przeglądów. Warto włączyć do książki także wykaz kontaktów i lokalizację kluczy do pomieszczeń technicznych oraz rozdzielni, bo takie informacje bywają potrzebne w awarii.
Przykładowe wpisy
- „12.03: przegląd instalacji wentylacji wykonany przez firmę zewnętrzną, protokół w segregatorze technicznym, następny termin za rok.”
- „27.04: zgłoszono wyciek w łazience na drugim piętrze, wymieniono uszczelkę, wykonawca konserwator budynku.”
- „15.06: wymiana lamp awaryjnych w korytarzu głównym, 8 sztuk, wykonawca elektryk firmy zewnętrznej.”
- „02.09: zalanie piwnicy po ulewie, osuszanie, kontrola instalacji elektrycznej przed ponownym uruchomieniem.”
Takie wpisy są krótkie, ale zawierają datę, miejsce, co zrobiono i kto to wykonał. Po kilku latach z takich zapisów powstaje bogata historia obiektu.
Powiązanie książki z umowami
W książce warto zapisywać numery umów i zleceń, na podstawie których wykonywano prace. Ułatwia to rozliczenie faktur i weryfikację zakresu. Jeśli budynek ma kilku wykonawców, zestawienie wpisów według wykonawców pokazuje, kto realnie wykonuje prace i jak często pojawiają się zgłoszenia reklamacyjne.
Książka a rozliczenia z wykonawcami
Zapis w książce jest też dowodem wykonania prac na potrzeby rozliczeń. Jeśli wykonawca wystawia fakturę za przegląd, administrator może sprawdzić, czy w książce jest wpis i protokół. Brak wpisu to sygnał do wyjaśnienia przed zapłatą. Podobnie przy zgłoszeniach reklamacyjnych: historia naprawy w książce pokazuje, kiedy usterka wystąpiła po raz pierwszy i jakie działania podjęto.
W jednostkach publicznych takie zestawienie ułatwia także przygotowanie sprawozdań i odpowiedzi na kontrole, bo wszystkie zdarzenia są zebrane w jednym dokumencie.
Książka a system
Papierowa książka dobrze działa przy jednym budynku. Przy wielu obiektach i wielu wykonawcach trudno ją przeszukiwać i trudno przypominać o terminach. W Remanently CMMS zapisy o przeglądach, naprawach i usterkach przypisuje się do konkretnych urządzeń i lokalizacji, a przeglądy cykliczne mają terminy i przypomnienia. Historia budynku jest więc dostępna bez przeglądania segregatorów. Przykład wdrożenia w jednostkach publicznych opisujemy w tekście CMMS w sektorze publicznym, a całość obszaru w hubie o programie CMMS.
Najczęstsze pytania
Czy książka konserwacji to to samo co książka obiektu budowlanego?
Nie. Książka obiektu budowlanego jest dokumentem wymaganym przepisami i ma określoną formę. Książka konserwacji opisana tutaj jest wewnętrznym dziennikiem technicznym firmy.
Czy książka konserwacji jest obowiązkowa?
Wewnętrzna książka konserwacji nie ma jednego urzędowego wzoru. Wiele firm i jednostek prowadzi ją dla porządku i na potrzeby kontroli. Wymagania dla obiektu sprawdź w przepisach.
Kto powinien ją prowadzić?
Administrator budynku lub kierownik techniczny. Wpisy mogą dodawać także wykonawcy, o ile zostaną potwierdzone przez osobę odpowiedzialną.
Jak długo przechowywać książkę?
To zależy od przepisów i polityki firmy. Zapytaj prawnika lub księgowego o terminy przechowywania dokumentacji technicznej.
Czy można prowadzić książkę w formie elektronicznej?
Tak, jeśli zapisy są odporne na przypadkowe zmiany i dostępne dla uprawnionych. W systemie CMMS historia urządzeń i obiektów powstaje na bieżąco.
Zobacz historię budynku bez segregatorów
Na krótkim demo pokażemy przeglądy, usterki i naprawy jednego z Twoich obiektów w jednym miejscu.