- Utrzymanie ruchu · CMMS
- Dyrektor zakładu / Operacyjny, Menedżer operacyjny, Księgowość / Analityka, Jakość / Audyt
- Sektor publiczny
CMMS w sektorze publicznym: budynki, instalacje i terminowe przeglądy
W skrócie
Jednostki publiczne zarządzają wieloma budynkami i instalacjami, które wymagają regularnych przeglądów i dokumentacji. CMMS zbiera zgłoszenia usterek, terminy przeglądów, protokoły i historię napraw, co ułatwia porządek w dokumentach i odpowiedzi na pytania kontrolujących. Wdrożenie można zacząć od jednego budynku albo grupy instalacji.
Sytuacja przed wdrożeniem
Szkoła, urząd gminy, szpital powiatowy czy zarząd budynków komunalnych mają podobny kłopot: dużo obiektów, kilka osób od utrzymania i terminy, które trzeba pilnować. Przeglądy kominiarskie, instalacji elektrycznych, gazowych, przeciwpożarowych, wind. Protokoły leżą w segregatorach, a usterki zgłaszane są przez portierów, nauczycieli lub urzędników telefonicznie albo mailem.
- przy kontroli trzeba szybko znaleźć protokoły, a ich szukanie zajmuje dni,
- terminy przeglądów prowadzi jedna osoba, która jest też od wielu innych zadań,
- zgłoszenia usterek z różnych budynków trafiają do różnych osób,
- nie wiadomo, ile kosztuje utrzymanie konkretnego budynku,
- po zmianie pracownika znika wiedza o instalacjach i wcześniejszych naprawach.
Jak wygląda proces z CMMS
- Zgłoszenie z budynku. Pracownik jednostki wskazuje lokalizację i urządzenie, opisuje usterkę, dodaje zdjęcie.
- Ocena i zlecenie. Administrator lub kierownik techniczny nadaje priorytet i przydziela wykonawcę.
- Wykonanie. Własny konserwator lub firma zewnętrzna, z protokołem w systemie.
- Przeglądy okresowe. Harmonogram z terminami i przypomnieniami dla każdej instalacji.
- Historia budynku. Zapis przeglądów, napraw i wykonanych prac dostępny w jednym miejscu.
Przeglądy i dokumentacja
Jednostki publiczne często muszą wykazać, że przeglądy odbyły się w terminie. Książka obiektu budowlanego, protokoły okresowych kontroli i dokumenty serwisowe pozostają ważnymi elementami porządku. System nie zastępuje wymaganych dokumentów, ale pomaga je zebrać i znaleźć. Wymagania wobec konkretnych obiektów sprawdzaj w przepisach lub u uprawnionego specjalisty. Zob. książka konserwacji obiektu (wzór) i przeglądy techniczne i terminy.
Co zmienia się dla ról
Administrator budynku
Ma jedną listę zgłoszeń i terminów dla wszystkich obiektów, zamiast kilku zeszytów.
Dyrektor jednostki
Widzi, co jest zaległe, a co zrobione, i może odpowiedzieć na pytania kontrolujących bez przeszukiwania segregatorów.
Księgowość
Dostaje zestawienie napraw i prac w podziale na obiekty, co pomaga przy planowaniu budżetu. Sposób ujęcia kosztów określa księgowy zgodnie z zasadami jednostki.
Kontrola wewnętrzna i audyt
Może prześledzić, kto, kiedy i na jakiej podstawie wykonał przegląd lub naprawę.
Wiele obiektów, wiele zespołów
Jednostki z kilkoma budynkami wymagają podziału uprawnień: każdy administrator widzi swój obiekt, a dyrektor całość. W Remanently CMMS dostępne są rozszerzone uprawnienia i obsługa wielu zespołów utrzymania ruchu w wyższych pakietach, a w wariancie ENTERPRISE możliwa jest konfiguracja dla wielu oddziałów i indywidualne wymagania bezpieczeństwa i dostępu.
Jak zacząć w jednej lokalizacji
Wybierz jeden budynek, najlepiej taki, w którym zgłoszeń jest najwięcej. Wprowadź instalacje i urządzenia do kartoteki, ustaw przeglądy z kalendarza, a pierwsze zgłoszenia przyjmuj już w systemie. Gdy proces się sprawdzi, dołączaj kolejne obiekty. Kartotekę urządzeń można połączyć z ewidencją majątku w Remanently Assets.
Wzory pomocnicze: zgłoszenie awarii oraz protokół naprawy i przeglądu.
Odpowiedzialność i ciągłość wiedzy
W jednostkach publicznych często zdarza się, że za budynek odpowiada jedna osoba, a po jej odejściu wiedza o instalacjach, umowach i terminach znika razem z nią. Nowy administrator zaczyna od odtwarzania, co było robione i kiedy. Zapis w systemie sprawia, że ciągłość nie zależy od jednej osoby, a przekazanie obowiązków jest prostsze.
Ważny jest też podział odpowiedzialności: kto zgłasza, kto zatwierdza zlecenia, kto odbiera prace. Jasny podział ułatwia rozliczanie wykonawców i odpowiadanie na pytania kontrolujących. W jednostkach, w których wydatki podlegają szczególnym regułom, zapis decyzji i prac pomaga uzasadnić poniesione koszty.
Budżet i planowanie remontów
Historia napraw i przeglądów stanowi dobrą podstawę do planowania budżetu na kolejny rok. Widać, które instalacje wymagają coraz więcej napraw, które budynki generują największe koszty i gdzie opłaca się planowy remont zamiast ciągłych napraw doraźnych. Dla dyrektora jednostki to konkretny argument w rozmowie z organem prowadzącym.
Wielu użytkowników, jeden porządek
Jednostki publiczne mają zwykle wielu pracowników zgłaszających usterki: nauczycieli, urzędników, personel medyczny, portierów. Nie wszyscy muszą mieć dostęp do pełnego systemu. W Remanently CMMS pracownik, który wyłącznie zgłasza problem lub awarię, nie zużywa płatnej licencji użytkownika, więc możliwość zgłaszania można dać szeroko, a licencje przeznaczyć dla osób obsługujących proces.
Dobrą praktyką jest ustalenie jednego adresu zgłoszeń dla całej jednostki i jasnej zasady odpowiedzi: każde zgłoszenie dostaje informację, że zostało przyjęte, a po zakończeniu pracy informację o wykonaniu. To podnosi zaufanie do administracji i zmniejsza liczbę telefonów.
Umowy z firmami zewnętrznymi
Przeglądy instalacji w jednostkach publicznych zwykle wykonują firmy zewnętrzne na podstawie umów. W kartotece urządzenia warto zapisać wykonawcę, zakres i termin umowy, a po każdym przeglądzie dołączyć protokół. Dzięki temu administrator widzi, kiedy umowa się kończy, i może zawczasu przygotować kolejne postępowanie.
Bezpieczeństwo danych i dostęp
Jednostki publiczne zwykle mają własne wymagania dotyczące dostępu do systemów i przechowywania danych. Przed wdrożeniem warto uzgodnić z działem IT lub inspektorem ochrony danych, kto ma dostęp do jakich informacji i jak wygląda zarządzanie kontami. W wariancie ENTERPRISE Remanently CMMS przewidziano indywidualne wymagania bezpieczeństwa i dostępu, co ustala się na etapie rozmowy o potrzebach jednostki.
Demo na własnych danych
Remanently CMMS można pokazać na jednym z Waszych budynków. Całość obszaru opisuje hub o programie CMMS. Kwestie zamówień publicznych i trybu zakupu omów z prawnikiem lub działem zamówień.
Najczęstsze pytania
Czy CMMS zastąpi książkę obiektu budowlanego?
Nie. Książka obiektu jest dokumentem wymaganym przepisami. CMMS pomaga zebrać protokoły i terminy, ale o formie dokumentów decydują przepisy i uprawnieni specjaliści.
Czy system pomaga przy kontroli?
Tak, o ile przeglądy i naprawy są zapisywane. Protokoły i historia są wtedy w jednym miejscu, a nie w kilku segregatorach.
Czy kilka budynków da się obsłużyć jednym systemem?
Tak. Obiekty i urządzenia można podzielić na lokalizacje, a uprawnienia dopasować do ról.
Kto może zgłaszać usterki w jednostce?
Każdy pracownik, któremu przyznasz taką możliwość. Osoba wyłącznie zgłaszająca nie zużywa płatnej licencji CMMS.
Czy zakup systemu wymaga postępowania przetargowego?
To zależy od wartości i trybu przyjętego w jednostce. Zapytaj dział zamówień publicznych lub prawnika.
Zobacz porządek w przeglądach jednego budynku
Krótkie demo na jednym z Waszych obiektów: instalacje, terminy przeglądów i zgłoszenia usterek.