Potwierdź, co naprawdę jest duplikatem
Podobna nazwa nie wystarcza do połączenia. Oddział, odrębny podmiot i grupa kapitałowa mogą wymagać powiązania, ale nie są automatycznie tym samym rekordem.
Warto wykorzystać uzgodnione identyfikatory i sprawdzić rolę danych w procesie. Pomyłka przy scalaniu może być trudniejsza do wyjaśnienia niż pozostawienie dwóch kartotek do dalszej weryfikacji.
Zachowaj historię i odpowiedzialność
Przy porządkowaniu trzeba uwzględnić kontakty, zakupy, załączniki i otwarte zadania. Sam wybór właściwej nazwy nie ustala, kto odpowiada za rozpoczęte sprawy.
Warto też sprawdzić powiązania z zewnętrznym źródłem sprzedaży. Jeżeli import nadal używa starego identyfikatora bez mapowania, duplikat może wrócić przy następnym wczytaniu.
Usuń przyczynę ponownego zakładania
Pomocne są czytelne wyszukiwanie i zasada tworzenia nowej firmy. Użytkownik powinien wiedzieć, kiedy wybiera istniejący rekord, a kiedy zgłasza potrzebę nowego.
Dla dyrektora IT spójność identyfikacji wpływa na wiarygodność raportów. CRM porządkuje relacje, jeśli wspólna historia nie jest rozdzielana pomiędzy kolejne wersje tej samej kartoteki przy każdym kontakcie z klientem.
