- Utrzymanie ruchu · CMMS
- Menedżer operacyjny, CFO / Finanse, Dyrektor zakładu / Operacyjny, Księgowość / Analityka
- Produkcja, Logistyka i magazyny, Budownictwo i serwis, Handel i sieci placówek
Części zamienne w utrzymaniu ruchu: magazyn, zapasy i zużycie
W skrócie
Magazyn części zamiennych ma sens, gdy wiadomo, które części trzymać na stanie, ile ich jest i do jakiej maszyny poszły. Najczęstszy problem to brak powiązania wydania z naprawą: część znika z półki, a nikt nie wie, na co została zużyta. Dobrze działa prosty podział na części krytyczne i pozostałe oraz zapis wydania przy zleceniu.
Dlaczego części sprawiają kłopot
Naprawa zależy nie tylko od diagnozy, ale też od tego, czy potrzebna część jest pod ręką. Gdy jej brakuje, maszyna stoi, a zamówienie awaryjne kosztuje więcej niż planowe. Z drugiej strony zbyt duży zapas wiąże pieniądze i zajmuje miejsce, a część leżąca latami bywa nieprzydatna po modernizacji maszyny.
- nie wiadomo, czy dana część jest na stanie, zanim technik pójdzie do magazynu,
- część wychodzi z magazynu bez zapisu, na jaką maszynę,
- te same części kupowane są w kilku miejscach,
- brak informacji o zużyciu utrudnia ustalenie minimalnych stanów,
- część zamienna pobrana „na zapas” leży w szafie technika.
Które części trzymać na stanie
| Grupa | Charakter | Podejście |
|---|---|---|
| Krytyczne | brak powoduje przestój ważnej maszyny, długi czas dostawy | stały zapas, minimalny stan |
| Zużywalne | filtry, paski, uszczelki, smary | zapas wg zużycia i przeglądów |
| Rzadkie, drogie | duże, kosztowne elementy | zamówienie na zlecenie, uzgodnienie z dostawcą |
| Standardowe drobne | śruby, bezpieczniki, złączki | proste uzupełnianie |
Wydanie powiązane z naprawą
Najważniejsza zasada: część wydana z magazynu ma od razu trafić do zlecenia i maszyny. Dzięki temu po roku wiadomo, ile łożysk zużyła konkretna linia, a nie tylko ile wyszło z magazynu ogółem. Przy zleceniu technik wpisuje części, a magazyn potwierdza wydanie. Zob. zlecenie pracy i protokół naprawy.
Jak ustalić minimalne stany
- Zbierz dane o zużyciu z ostatnich miesięcy: które części, ile, na jakie maszyny.
- Uwzględnij czas dostawy. Część dostępną w dzień wymaga mniejszego zapasu niż taką, na którą czeka się miesiąc.
- Oceń skutek braku. Im droższy przestój, tym wyższy zapas.
- Uwzględnij plan przeglądów. Część zużywalna do przeglądu kwartalnego jest przewidywalna. Zob. plan przeglądów okresowych.
- Sprawdzaj stany co kwartał i koryguj po zmianach w parku maszyn.
Brak części: co dalej
Gdy części nie ma, ważne jest, żeby informacja nie ginęła w telefonach. Potrzeba powinna trafić do zakupów z opisem: do jakiej maszyny, w jakim celu, jak pilna. Po otrzymaniu części zlecenie wraca do techników. Dzięki temu widać, ile czasu naprawa czekała na część, a dział zakupów wie, że część jest potrzebna z powodu konkretnej awarii.
Perspektywa finansów
CFO i księgowość chcą wiedzieć, ile kosztują części w podziale na maszyny i jak zmienia się wartość zapasu. Sposób ujęcia zapasu i kosztów w księgach zależy od przyjętych zasad i przepisów, więc ustal go z księgowym. Dane z magazynu i z napraw ułatwiają takie zestawienia.
Typowe błędy
- część wydawana ustnie, bez zapisu,
- brak numerów katalogowych, więc te same części są pod różnymi nazwami,
- zapas „na wszelki wypadek” bez analizy zużycia,
- brak sygnału dla zakupów, że stan spadł do minimum,
- stany liczone raz w roku przy inwentaryzacji.
Części zamienne a gwarancja i serwis
Przy maszynach objętych gwarancją lub umową serwisową nie wszystkie części wolno wymieniać samodzielnie, a niektóre są dostarczane przez serwis. Warto zapisać w kartotece urządzenia, kto odpowiada za jakie elementy, żeby technik nie wymienił części, której wymiana mogła uchylić gwarancję. Zapis wydań części pozwala też wykazać wobec serwisu, co zostało zamontowane i kiedy.
Zamienniki i standaryzacja
Firmy utrzymujące wiele podobnych maszyn mogą ograniczyć liczbę pozycji w magazynie, standaryzując części: te same łożyska, paski, filtry w różnych maszynach. Zanim jednak zamienisz część na inny typ, sprawdź parametry i konsekwencje dla pracy maszyny. Zapis, że w danym urządzeniu zastosowano zamiennik, jest ważny przy kolejnych naprawach.
Dobrą praktyką jest też utrzymywanie jednego słownika części, w którym każda pozycja ma numer, nazwę, opis i listę maszyn, w których jest używana. Zmniejsza to ryzyko zamawiania tej samej części pod różnymi nazwami i ułatwia analizę zużycia.
Przykład: filtr, który znika z półki
W magazynie technicznym leży dwadzieścia filtrów do sprężarek. Technik pobiera dwa na przegląd i nie zapisuje, do której maszyny. Po miesiącu na półce jest szesnaście, a nikt nie wie, gdzie poszły cztery. Gdy stan spadnie do zera, brak filtra zatrzyma przegląd. Gdyby wydanie było powiązane ze zleceniem, każdy filtr miałby przypisaną maszynę i datę, a stan minimalny uruchomiłby zamówienie wcześniej.
Taki przykład powtarza się w wielu zakładach, dlatego proste zasady wydań mają ogromne znaczenie. Nie trzeba skomplikowanych narzędzi, wystarczy dyscyplina i odpowiednio ułatwiony zapis.
Inwentaryzacja części zamiennych
Magazyn techniczny często pomija się przy inwentaryzacji, a to tam rozjeżdżają się stany najszybciej. Części wydawane w pośpiechu, brane „na chwilę” i niewracające powodują rozbieżności. Warto raz na kwartał policzyć części krytyczne, a raz w roku cały magazyn. Różnice wyjaśniaj zamiast po prostu korygować stany, bo ich przyczyny wskazują, gdzie proces jest dziurawy.
Przy dużej liczbie pozycji pomaga oznaczenie lokalizacji półek i kodów kreskowych na częściach. Liczenie z użyciem skanera jest szybsze i mniej podatne na błędy niż ręczne przepisywanie.
Części w Remanently CMMS i WMS
W Remanently WMS odpowiada za dostępność: stan, lokalizację, partię i ruch części. Remanently CMMS dodaje kontekst: do jakiego urządzenia i działania część została wykorzystana. Nie prowadzisz osobnego magazynku części w CMMS i drugiego stanu w WMS. Jeśli części brakuje, informacja może zostać przekazana do procesu zakupowego obsługiwanego przez ERP, a Remanently zachowuje wiadomość, dlaczego część była potrzebna. Szerszy kontekst: program CMMS do utrzymania ruchu i CMMS w logistyce i magazynach.
Najczęstsze pytania
Jak ustalić, które części zamienne trzymać na stanie?
Zacznij od części krytycznych, których brak zatrzymuje ważną maszynę, i od zużywalnych wynikających z przeglądów. Resztę ustalaj na podstawie historii zużycia.
Czy WMS jest potrzebny do prowadzenia części zamiennych?
Nie jest konieczny, ale ułatwia kontrolę stanu, lokalizacji i ruchu części. W Remanently CMMS i WMS współpracują, więc wydanie można powiązać z naprawą.
Jak powiązać część z naprawą?
Zapisując wydanie przy zleceniu i maszynie. Dzięki temu widać zużycie na każde urządzenie, a nie tylko wyjścia z magazynu.
Co zrobić, gdy brakuje części do naprawy?
Przekazać potrzebę do zakupów z opisem maszyny i pilności oraz zapisać, że zlecenie czeka na część. W Remanently informacja o potrzebie może trafić do procesu zakupowego w ERP.
Jak często liczyć stany części?
Przynajmniej raz w roku przy inwentaryzacji, a części krytyczne częściej. Bieżący zapis wydań ogranicza rozbieżności.
Zobacz część od półki do konkretnej naprawy
Na krótkim demo pokażemy, jak część z magazynu trafia do zlecenia i historii maszyny na Twoich danych.