Sprzęt osobisty i wspólny
Laptop może mieć wskazanego użytkownika, a drukarka pozostawać wyposażeniem sali. W obu przypadkach przydatny jest opiekun informacji, ale nie musi oznaczać tej samej relacji.
Czytelne rozróżnienie pozwala uniknąć przypisywania wspólnego sprzętu przypadkowej osobie. Pomaga też przygotować rzeczywistą listę zwrotu przy zmianie pracownika.
Co daje historia przeprowadzek?
Po zmianie układu biura łatwiej ustalić, które przedmioty zostały przeniesione i gdzie powinny znajdować się obecnie. Numery pomieszczeń same nie odtworzą losu wyposażenia, jeśli przypisania pozostały stare.
Przydatna jest także informacja o sprzęcie niewykorzystywanym i gotowym do ponownego wydania.
Mniej pytań rozsyłanych po firmie
Wspólna kartoteka pomaga odnaleźć urządzenie i jego dokumenty bez zależności od jednej osoby. Jej aktualność przekłada się na sprawniejsze przekazania, obsługę awarii i ocenę zapotrzebowań. To korzyści odczuwalne między kolejnymi inwentaryzacjami.
Dla administracji i IT wspólna informacja jest szczególnie przydatna przy przygotowaniu stanowiska dla nowej osoby. Widać wtedy osobno sprzęt wydany pracownikom, wyposażenie sal i urządzenia rzeczywiście gotowe do ponownego użycia.
