• Narzędzia i sprzęt · TDM
• Dyrektor zakładu / Operacyjny, Menedżer operacyjny, Dyrektor IT / CTO, CFO / Finanse
• Handel i sieci placówek

Ewidencja narzędzi i sprzętu w handlu i sieciach placówek

Czas czytania: 4 min · Redakcja Remanently

W skrócie

W sieci placówek sprzęt tylko pozornie jest „na miejscu”: skanery, wózki, wagi i narzędzia serwisowe wędrują między sklepami. Ewidencja powinna wskazywać lokalizację, osobę odpowiedzialną i termin zwrotu. Wystarczy oznaczyć sprzęt kodem i zapisywać wydania telefonem. Remanently Tools obsługuje wiele lokalizacji i rezerwacje.

Dlaczego sieć placówek ma osobny problem ze sprzętem

W jednym sklepie kierownik wie, gdzie stoi drabina. W sieci kilkunastu lub kilkudziesięciu placówek ten sam kierownik dowiaduje się, że drabinę ma sąsiedni punkt od trzech miesięcy. Podobnie z ręcznymi skanerami, wózkami paletowymi, zgrzewarkami, wagami i sprzętem do remontów lokali. Sprzęt służy kilku placówkom, ale odpowiada za niego formalnie nikt.

Zwykle wygląda to tak:

• sprzęt przechodzi między sklepami „na telefon” bez zapisu,
• centrala kupuje kolejny egzemplarz, bo nie widzi dostępnych,
• przy otwarciu nowego sklepu brakuje wyposażenia, które leży w innym oddziale,
• serwisant firmowy nie ma pewności, który zestaw narzędzi jest jego.

Co ewidencjonować, a czego nie

W handlu warto oddzielić trzy grupy. Pierwsza to sprzęt stały w placówce, jak kasa czy regał: należy do ewidencji majątku i inwentaryzacji, a nie do wydań. Druga to sprzęt mobilny wspólny dla placówek: skanery, drabiny, narzędzia do montażu ekspozycji. Trzecia to sprzęt osobisty pracownika: telefon służbowy, odzież, klucze. Wydania i zwroty dotyczą grup drugiej i trzeciej. Dla klucza do pomieszczeń przygotowaliśmy osobny tekst: ewidencja kluczy.

Proces: rezerwacja między placówkami

W Remanently Tools sprzęt ma jedną kartotekę i lokalizację. Kierownik sklepu sprawdza dostępność, rezerwuje sprzęt na określony termin, a wydający skanuje kod i zapisuje wydanie. W pakiecie TIME IS MONEY dostępne są wiele punktów wydawania i lokalizacji, rezerwowanie sprzętu na termin, wniosek o przedłużenie okresu korzystania oraz zgłaszanie wcześniejszego zwrotu.

Dzięki temu między placówkami krąży informacja, a nie telefon. Centrala widzi, że w regionie są trzy wolne wózki, zanim zatwierdzi zakup czwartego. Organizacje z wieloma oddziałami i integracjami z systemami HR lub ERP mogą omówić pakiet ENTERPRISE.

Serwis i naprawa po zwrocie

Sprzęt zwrócony ze stanem „do naprawy” nie powinien wracać do obiegu. Zapis stanu przy zwrocie pozwala go zatrzymać i przekazać do obsługi technicznej, na przykład w Remanently CMMS. Kierownik kolejnej placówki nie dostanie wtedy zepsutej drabiny z poprzedniego sklepu.

Co zmienia się dla ról

Kierownik placówki

Wie, jaki sprzęt jest u niego i do kiedy. Rezerwuje zamiast dzwonić po sąsiadach.

Dyrektor regionu i centrala

Ma obraz wyposażenia w całej sieci i może przesunąć sprzęt między punktami zamiast kupować kolejny.

Księgowość

Otrzymuje informację, gdzie fizycznie znajduje się sprzęt, co ułatwia inwentaryzację majątku. Sprzęt o wartości majątkowej może mieć wspólną kartotekę z Remanently Assets.

IT

Przypisuje urządzenia mobilne do osób i widzi, kto je zwrócił po zakończeniu pracy.

Jak zacząć w jednym regionie lub kilku sklepach

Zacznij od kilkunastu najczęściej pożyczanych sztuk w jednym regionie. Oznacz je etykietami, wprowadź do ewidencji, wyznacz osobę odpowiedzialną za wydania w regionie i prowadź wszystkie przekazania przez system. Po miesiącu sprawdź, ile telefonów w sprawie sprzętu faktycznie zniknęło. Ogólny schemat opisujemy w przewodniku program do ewidencji narzędzi i sprzętu.

Demo na danych Twojej sieci

Pokażemy krótki scenariusz: rezerwacja skanera przez jeden sklep, wydanie, zwrot ze stanem. Pakiety znajdziesz w cenniku, a termin ustalisz przez kontakt.

Przykład: otwarcie nowej placówki

Sieć otwiera sklep w nowym mieście. Ekipa montażowa potrzebuje na tydzień zestawu narzędzi, drabin i wózków. Bez ewidencji centrala dzwoni po regionach, a odpowiedź „coś tam mamy” jest jedyną informacją. Z ewidencją kierownik ds. otwarć sprawdza listę dostępnego sprzętu w regionie, rezerwuje potrzebne pozycje na konkretne dni i przekazuje je z zapisem. Po otwarciu sprzęt wraca do obiegu, a jego stan jest zapisany.

Ten sam mechanizm działa przy remontach istniejących placówek, wymianie ekspozycji i akcjach sezonowych, gdy tymczasowo potrzeba więcej sprzętu niż zwykle.

Odpowiedzialność w sieci: kto jest właścicielem sprzętu mobilnego

W sieciach sprzęt wspólny często nie ma właściciela. Jedna placówka go kupiła, inna używa, a centrala nie wie, że w ogóle istnieje. Pomaga proste ustalenie: każdy egzemplarz ma przypisaną lokalizację macierzystą i osobę odpowiedzialną, a wypożyczenie do innego sklepu jest zapisywane jako wydanie z terminem zwrotu.

• lokalizacja macierzysta pokazuje, dokąd sprzęt ma wrócić,
• termin zwrotu zapobiega „wiecznemu pożyczeniu”,
• osoba odpowiedzialna w placówce przyjmującej potwierdza odbiór,
• centrala widzi sprzęt w obiegu i może ocenić, czego brakuje w regionie.

Przy takim podejściu rozmowa o zakupie dodatkowych sztuk opiera się na danych o faktycznym wykorzystaniu, a nie na odczuciu kierowników.

Pytania, które zadaje centrala

Przy wdrożeniu w sieci najczęściej wracają trzy pytania. Pierwsze: kto zatwierdza przesunięcie sprzętu między placówkami. Rozsądnie jest oddać to kierownikom regionów, a nie centrali, żeby nie robić wąskiego gardła. Drugie: co z kosztem transportu sprzętu między sklepami. To decyzja organizacyjna, którą warto spisać, bo bez niej każdy sklep będzie liczył inaczej. Trzecie: jak traktować sprzęt, który placówka kupiła z własnego budżetu. Prosta zasada to wpisanie go do wspólnej ewidencji z oznaczeniem lokalizacji macierzystej, a z reguł wypożyczania zostają te same terminy co dla pozostałych pozycji.

Dobrze jest też zaplanować cykliczny przegląd: raz na kwartał region porównuje listę z rzeczywistością i wyjaśnia różnice.

Najczęstsze pytania

Czy sprzęt może być w wielu lokalizacjach?

Tak, pakiet TIME IS MONEY obsługuje wiele punktów wydawania i lokalizacji. Przy większej liczbie oddziałów i integracjach z systemami zewnętrznymi rozmowa dotyczy pakietu ENTERPRISE.

Czy kierownik sklepu może sam zarezerwować sprzęt?

W pakiecie TIME IS MONEY pracownik rezerwuje sprzęt na określony termin przez aplikację samoobsługową.

Czym różni się ewidencja sprzętu od inwentaryzacji majątku?

Inwentaryzacja potwierdza, że majątek istnieje w danym miejscu. Ewidencja wydań pokazuje, kto korzysta ze sprzętu mobilnego i do kiedy. Oba procesy mogą korzystać z jednej kartoteki.

Co z narzędziami, które wracają niesprawne?

Przy zwrocie zapisuje się stan. Sprzęt do naprawy można przekazać do obsługi technicznej, a nie do kolejnej placówki.

Zobacz, jak sprzęt przechodzi między placówkami bez telefonów
Pokażemy rezerwację, wydanie i zwrot na przykładzie Waszej sieci w krótkim demo.

Umów krótką prezentację Remanently Zobacz cennik

Moduł: Remanently Tools (TDM) · Cenniki · Kontakt · Rozpocznij