Dlaczego powstają powtórzone wpisy?
Przyczyną bywa niezależne prowadzenie rejestrów przez działy, ponowny import lub dodanie nowej karty po zmianie oznaczenia. Zdarza się też, że jeden wpis opisuje zestaw, a drugi jego element.
Nie każda podobna para jest jednak duplikatem. Firma może posiadać wiele identycznych urządzeń. Odróżnienie tych sytuacji wymaga porównania numerów, dokumentów i historii użytkowania.
Jak duplikaty wpływają na codzienną pracę?
Zawyżają obraz dostępnego wyposażenia i komplikują przypisania. Jeden rekord może wskazywać serwis, a drugi użytkownika. Podczas spisu pracownicy tracą czas na szukanie przedmiotu, którego dodatkowy wpis powstał wyłącznie w danych.
Problemy dotyczą także dokumentów: naprawa lub przekazanie mogą zostać powiązane z inną kartą niż ta używana przez pozostałe działy.
Co daje uporządkowanie kartoteki?
Po potwierdzeniu tożsamości można zachować kartę główną i powiązać z nią historię. Dawne numery nadal pomagają odnajdywać dokumenty. Najtrwalszy efekt przynosi również usunięcie przyczyny powtórzeń, tak aby nowe przyjęcia nie odtwarzały tego samego problemu.
